Проблеми запровадження корпоративних інформаційних систем. Варіанти впровадження інформаційних систем у організації Впровадження інформаційної системи в організацію

Інформаційна система є сукупністю технічного, програмного та організаційного забезпечення, а також персоналу, призначена для того, щоб своєчасно забезпечувати належних людей належною інформацією.
Програмне забезпечення за півстоліття свого існування зазнало величезних змін, пройшовши шлях від програм, здатних виконувати лише найпростіші логічні та арифметичні операції, до складних систем управління підприємствами. У програмному забезпеченні завжди можна було виділити два основні напрямки розвитку:
виконання обчислень;
накопичення та обробка інформації.
Інтуїції, особистого досвіду керівника та розмірів капіталу вже мало для того, щоб бути першим. Для прийняття будь-якого грамотного управлінського рішення в умовах невизначеності та ризику необхідно постійно тримати під контролем різні аспекти фінансово-господарської діяльності, чи то торгівля, виробництво чи надання будь-яких послуг.
В умовах жорсткої конкуренції, динамічного ринку навіть найконсервативніші чи небагаті підприємства не можуть дозволити собі відмовитися від такого потужного засобу, як автоматизація. Вигода від використання сучасних комп'ютерних технологій у промисловості настільки велика, що епоха агітації за автоматизацію давно минула.
В даний час поняття інформаційної системи настільки розмито, що під інформаційною системою може бути визначено будь-яке поняття від комп'ютерної програми, що допомагає автоматизувати якийсь процес, до набору правил і процедур, що регламентуються дії співробітників компанії з організації процесів створення і використання інформації в потрібному для компанії у вигляді. Сучасний бізнес дуже чутливий до помилок в управлінні, і для прийняття грамотного управлінського рішення в умовах невизначеності та ризику необхідно постійно контролювати різні аспекти фінансово-господарської діяльності підприємства (незалежно від профілю його діяльності). Теорія управління підприємством є досить великий предмет вивчення і вдосконалення.
Управління виробничим процесом
Оптимальне управління виробничим процесом є дуже трудомістким завданням. Основним механізмом є планування. Автоматизоване рішення такого завдання дає можливість грамотно планувати, враховувати витрати, проводити технічну підготовку виробництва, оперативно керувати процесом випуску продукції відповідно до виробничої програми та технології. Вочевидь, що чим більше виробництво, тим більше процесів бере участь у створенні прибутку, отже, використання інформаційних систем життєво необхідне.
Документообіг
Документообіг є важливим процесом діяльності будь-якого підприємства. Добре налагоджена система облікового документообігу відбиває реально поточну виробничу діяльність, що відбувається на підприємстві, і дає управлінцям можливість впливати на неї. Тому автоматизація документообігу дозволяє підвищити ефективність управління.
Оперативне управління підприємством
Інформаційна система, яка вирішує завдання оперативного управління підприємством, будується на основі бази даних, в якій фіксується вся можлива інформація про підприємство. Така інформаційна система є інструментом управління бізнесом і зазвичай називається корпоративної інформаційної системою. Інформаційна система оперативного управління включає масу програмних рішень з автоматизації бізнес-процесів, що мають місце на конкретному підприємстві.

Призначення інформаційних систем.

«Ідеальна» інформаційна система управління підприємством повинна автоматизувати всі або, принаймні, більшість видів діяльності підприємства. При цьому автоматизація повинна бути виконана не заради автоматизації, а з урахуванням витрат на неї, і дати реальний ефект у результатах фінансово-господарської діяльності підприємства.
Залежно від предметної області інформаційні системи можуть дуже відрізнятися за своїми функціями, архітектурою, реалізації. Однак можна виділити низку властивостей, які є загальними.
Інформаційні системи призначені для збирання, зберігання та обробки інформації, тому в основі будь-якої з них лежить середовище зберігання та доступу до даних.
Інформаційні системи орієнтовані на кінцевого користувача, що не має високої кваліфікації в галузі обчислювальної техніки. Тому клієнтські додатки інформаційної системи повинні мати простий, зручний, легко освоюваний інтерфейс, який надає кінцевому користувачеві всі необхідні для роботи функції і в той же час не дає йому можливість виконувати будь-які зайві дії.
На підприємстві має бути створена база даних, яка забезпечує зберігання інформації та доступність її для всіх складових системи управління.

Наявність такої бази даних дозволяє сформувати інформацію для ухвалення рішень. Сама собою інформаційна система не є інструментом для прийняття управлінських рішень. Рішення приймаються людьми. Але система управління може надати чи «підготувати» інформацію у вигляді, щоб забезпечити прийняття рішення. Системи підтримки прийняття рішень можуть забезпечити, наприклад:
відстеження ефективності роботи різних ділянок та служб для виявлення та усунення слабких ланок, а також для вдосконалення бізнес-процесів та організаційних одиниць (тобто аналіз інформації може призвести до зміни правил виконання тих чи інших управлінських процесів і навіть до зміни організаційної структури підприємства) ;
аналіз діяльності окремих підрозділів;
узагальнення даних із різних підрозділів;
аналіз показників різних напрямів фінансово-господарської діяльності підприємства для виділення перспективних та збиткових напрямів бізнесу;
виявлення тенденцій, що розвиваються як на підприємстві, так і на ринку.
Не слід забувати і про те, що працювати з системою доведеться звичайним людям, які є фахівцями у своїй предметній галузі, але найчастіше мають досить середні навички в роботі з комп'ютерами. Інтерфейс інформаційних систем має бути ним інтуїтивно зрозумілий.

Технологія застосування інформаційних систем.

- Технологія побудови системи за моделями "як треба", без спроб програмування алгоритмів, що діють зараз. Практика створення систем за моделлю "як є" показала, що автоматизація без проведення реінжинірингу бізнес-процесів та модернізації існуючої системи управління не приносить бажаних результатів і не ефективна. Адже використання в роботі програмних додатків – це не просто скорочення паперових документів та рутинних операцій, а й перехід на нові форми ведення документообігу, обліку та звітності.
- Технологія побудови систем з підходом "згори донизу". Якщо рішення про автоматизацію прийнято та схвалено вищим керівництвом, то впровадження програмних модулів здійснюється з головних підприємств та підрозділів, а процес побудови корпоративної системи проходить набагато швидше та ефективніше, ніж при впровадженні системи спочатку до низових підрозділів. Тільки при впровадженні "згори донизу" та активному сприянні керівництва можна спочатку правильно оцінити та провести весь комплекс робіт без незапланованих витрат.
- технологія поетапного впровадження. Оскільки комплексна автоматизація - це процес, до якого залучаються практично всі структурні підрозділи підприємства, технологія поетапного впровадження є найкращою. Першими об'єктами автоматизації стають ті ділянки, на яких насамперед необхідно налагодити процес обліку та формування звітних документів для вищих органів та суміжних підрозділів.
- Залучення до розробки майбутніх користувачів. При виконанні робіт з комплексної автоматизації фірмою-інтегратором змінюються функції відділів інформаційних технологій фірми-замовника, і зростає їхня роль у процесі переходу підприємства на прогресивні методи управління.
Під час реалізації проекту співробітники відділів разом із розробниками працюють з інформацією та моделями, беруть участь у прийнятті рішення щодо вибору технологічних рішень і, найголовніше, організують взаємодію постачальників рішення та співробітників підприємства. Під час експлуатації інформаційної системи на плечі співробітників автоматизованої системи управління лягає обслуговування та супровід системи (якщо не укладено договір на супровід із фірмою-постачальником). Фахівці замовника є ініціаторами та виконавцями підготовки пропозицій щодо вдосконалення та розвитку існуючої системи. Це дозволяє їм краще пристосувати її до своїх вимог, тому ці вимоги повинні бути ґрунтовно продумані, щоб інформаційні технології не використовувалися там, де легко можна впоратися із завданнями керування за допомогою олівця та аркуша паперу.
Система повинна підтримувати таку схему взаємодії між модулями та автоматизованими робочими місцями, яка б відповідала вимогам і технічним можливостям користувача. Найважливішими параметрами інформаційної системи є надійність, масштабованість, безпека, тому під час створення таких систем використовується архітектура клієнт-сервер. Ця архітектура дозволяє розподілити роботу між клієнтською та серверною частинами системи, передбачає розвиток та вдосконалення відповідно до особливостей розв'язуваних завдань. В останні роки спостерігається стійка тенденція збільшення попиту на клієнт-серверні додатки, які мають у сфері обліку та управління більші можливості, ніж файл-серверні системи при обробці великих обсягів даних, можливістю створення розподілених систем, а також достатньою інтеграцією з іншими системами.

Використання інформаційних систем.

Впровадження інформаційної системи управління підприємством, як і будь-яке серйозне перетворення для підприємства, є складним і найчастіше хворобливим процесом. Тим не менш, деякі проблеми, що виникають при впровадженні системи, досить добре вивчені, формалізовані та мають ефективні методології розв'язання. Завчасне вивчення цих проблем та підготовка до них значно полегшують процес впровадження та підвищують ефективність подальшого використання системи. Найпершим етапом створення системи має бути проведення робіт із передпроектного обстеження (так званий консалтинг). Поки не описано та не проаналізовано всі бізнес-процеси підприємства, не побудовано модель підприємства «як є сьогодні», не сформульовано обґрунтованих вимог до нової системи, не побудовано модель майбутньої системи «як має бути», не розроблено технічне завдання не може бути й мови про покупку або початок розробки системи. Мета цієї передпроектної роботи полягає в тому, щоб розробити уявлення про майбутню систему, описати функціонально-інформаційну модель майбутньої системи та захистити її перед замовником. Тільки після цього можна вкладати гроші у купівлю чи розробку системи.

Підготовка підприємства до реалізації ІВ

Підготовка нормативно-довідкової інформації

Розробка методик підготовки та ведення нормативно-довідкової інформації.
Розробка класифікації об'єктів нормативно-довідкової інформації, їх визначення та детальний опис їх властивостей. Підготовка зразків опису даних об'єктів.

Базовий склад об'єктів нормативно-довідкової інформації включає:

виробничу структуру підприємства (робочі центри та їх угруповання, їх ідентифікація та класифікація);
територіальну структуру підприємства (майданчики та місця зберігання запасів та їх угруповання, їх ідентифікація та класифікація);
фінансову структуру підприємства (центри фінансової відповідальності та їх угруповання, їх ідентифікація та класифікація);
номенклатурні позиції, їх класифікація та угруповання;
специфікації номенклатурних позицій (структури продуктів);
технологічні маршрути (зокрема облікові точки у ньому для побудови системи виробничого обліку);
Інші дані.

Формування рекомендацій щодо усунення виявленого дефіциту даних про об'єкти нормативно-довідкової інформації у існуючій інформаційній системі.
Аудит процесу підготовки та ведення довідників нормативно-довідкової інформації на предмет відповідності завданням підприємства та принципам формування ІВ.
Виділення категорій витрат, вивчення та визначення методик розрахунку собівартості продукції (у частині прямих витрат та змінних непрямих витрат).

Підготовка бізнес-процесів.

Аналіз та формування рекомендацій щодо вдосконалення бізнес-процесів планування операційної діяльності, її виконання, а також ведення нормативних даних для підтримки операційної діяльності.
Аналіз та формування рекомендацій щодо досягнення відповідності бізнес-процесів рекомендаціям методики ІС
Розробка моделей бізнес-процесів збуту, виробництва, закупівель, планування та інших, відповідно до предметної галузі проекту, на різних рівнях ієрархії планових рішень, необхідних підприємству Замовника бізнес-процесів, які будуть підтримуватись системою

Вибір програмної системи автоматизації планування та обліку на виробництві.

Аналіз ринку програмного забезпечення.
Розробка системи аналітичної звітності, яку потрібно буде отримувати засобами системи.
Розробка вимог до інформаційної системи.
Підготовка технічного завдання на вибір та впровадження інформаційної системи.
Організація проведення конкурсу на вибір програмного забезпечення для інформаційної системи.

Необхідно враховувати рівень підготовки фахівців, які мають працювати з додатком, а також призначення програми. Якщо користувачі мають великий досвід роботи з програмними програмами, то можна використовувати багатовіконний інтерфейс, меню, що випадають, і т.д.
Якщо ж йдеться про співробітників, для яких складно "двома руками три кнопки натиснути", то інтерфейс системи повинен бути якомога простішим, а послідовність дій - очевидною. Аналогічно, якщо в режимі використання критичне швидке введення даних, то на перше місце виходить зручність інтерфейсу. Має сенс ще до здачі інформаційної системи в експлуатацію надати розробникам можливість спробувати себе як кінцеві користувачі.

Види інформаційних систем в організації

Оскільки є різні інтереси, особливості та рівні організації, існують різні види інформаційних систем. Жодна єдина система не може повністю забезпечувати потреби організації у всій інформації. Організацію можна розділити на рівні: стратегічний, управлінський, знання та експлуатаційний; та на функціональні галузі типу продажу та маркетингу, виробництва, фінансів, бухгалтерського обліку та людських ресурсів. Системи створюються щоб обслужити ці різні організаційні інтереси. Різні організаційні рівні обслуговують чотири основні типи інформаційних систем: системи з експлуатаційним рівнем, системи рівня знання, системи рівня управління та системи зі стратегічним рівнем.

Системи експлуатаційного рівня підтримують управляючих операціями, стежать за елементарними діями організації типу продажу, платежів, переводять у готівку депозити, платіжну відомість. Основна мета системи на цьому рівні полягає в тому, щоб відповісти на звичайні питання та проводити потоки транзакцій через організацію. Щоб відповідати на ці види питань, інформація взагалі має бути легко доступною, оперативною і точною.

Системи рівня знання підтримують працівників знання та обробників даних в організації. Мета систем рівня знання полягає в тому, щоб допомогти інтегрувати нове знання у бізнес та допомагати організації керувати потоком документів. Системи рівня знання, особливо у формі робочих станцій та офісних систем, сьогодні є найбільш швидко зростаючими програмами в бізнесі.

Системи рівня управління розроблені, щоб обслуговувати контроль, управління, прийняття рішень та адміністративні дії середніх менеджерів. Вони визначають, чи добре працюють об'єкти, і періодично сповіщають про це. Наприклад, система управління переміщеннями повідомляє про переміщення загальної кількості товару, рівномірності роботи торгового відділу та відділу, що фінансує витрати для службовців у всіх розділах компанії, зазначаючи, де фактичні витрати перевищують бюджети.

Деякі системи рівня управління підтримують незвичне ухвалення рішень. Вони мають тенденцію зосередитись на менш структурних рішеннях, для яких інформаційні вимоги не завжди зрозумілі. Системи стратегічного рівня – це інструмент допомоги керівникам вищого рівня, які готують стратегічні дослідження та тривалі тренди у фірмі та у діловому оточенні. Їхнє основне призначення – приводити у відповідність зміни в умовах експлуатації з існуючою організаційною можливістю.
Інформаційні системи можуть бути диференційовані функціональним чином. Головні організаційні функції типу продажу та маркетингу, виробництва, фінансів, бухгалтерського обліку та людських ресурсів обслуговуються власними інформаційними системами. У великих організаціях підфункції кожної з основних функцій також мають власні інформаційні системи. Наприклад, функція виробництва могла б мати системи для управління запасами, управління процесом, обслуговування заводу, автоматизованої розробки та матеріального планування вимог.
Типова організація має системи різних рівнів: експлуатаційну, управлінську, знання та стратегічну для кожної функціональної галузі. Наприклад, комерційна функція має комерційну систему на експлуатаційному рівні, щоб робити записи щоденних комерційних даних і обробляти замовлення. Система рівня знання створює відповідні дисплеї демонстрації виробів фірми. Системи рівня управління відстежують щомісячні комерційні дані всіх комерційних територій та повідомляють про території, де продаж перевищує очікуваний рівень або падає нижче за очікуваний рівень. Система прогнозу передбачає комерційні тренди протягом п'ятирічного періоду – обслуговує стратегічний рівень

Впровадження інформаційних систем. Основні проблеми та завдання

Відсутність постановки завдання менеджменту для підприємства.
Більшість керівників керують своїм підприємством тільки виходячи зі свого досвіду, своєї інтуїції, свого бачення та вельми неструктурованих даних про його стан та динаміку. Як правило, якщо керівника попросити описати у якомусь вигляді структуру діяльності свого підприємства або набір положень, виходячи з яких він приймає управлінські рішення, справа досить швидко заходить у глухий кут. Грамотна постановка завдань менеджменту є найважливішим чинником, впливає як і успіх діяльності підприємства у цілому, і успіху проекту автоматизації.

Тому, перше, що необхідно зробити для того, щоб проект впровадження інформаційної системи управління підприємством виявився вдалим - максимально формалізувати всі ті контури управління, які власне Ви плануєте автоматизувати. , Витрати на консультантів просто не зіставні зі збитками від проваленого проекту автоматизації. Необхідність у частковій чи повній реорганізації структури підприємства.
Перш ніж приступати до впровадження інформаційної системи управління на підприємстві, зазвичай необхідно провести часткову реорганізацію його структури та технологій ведення бізнесу. Тому, одним з найважливіших етапів проекту впровадження є повне і достовірне обстеження підприємства у всіх аспектах його діяльності. На основі висновку, отриманого в результаті обстеження, будується вся подальша схема побудови корпоративної інформаційної системи. Безперечно, можна автоматизувати все, про принцип "як є", проте, цього не слід робити з ряду причин. Справа в тому, що в результаті обстеження зазвичай фіксується велика кількість місць виникнення необґрунтованих додаткових витрат, а також протиріч в організаційній структурі, усунення яких дозволило б зменшити виробничі та логістичні витрати, а також суттєво скоротити час виконання різних етапів основних бізнес-процесів. Не можна автоматизувати хаос, тому що внаслідок цього вийде автоматизований хаос. Реорганізація може бути проведена в ряді локальних точок, де вона об'єктивно необхідна, що не спричинить відчутний спад активності поточної комерційної діяльності.
Необхідність у зміні технології роботи з інформацією та принципів ведення бізнесу
Ефективно побудована інформаційна система не може не внести змін до існуючої технології планування та контролю, а також управління процесами. Одними з найважливіших для керівника особливостей корпоративної інформаційної системи,є модулі управлінського обліку та фінансового контролінгу. Тепер кожен функціональний підрозділ може бути визначений як центр обліку з відповідним рівнем відповідальності його керівника. Це, у свою чергу, підвищує відповідальність кожного з таких керівників і надає в руки вищих менеджерів ефективний інструментарій для чіткого контролю виконання окремих планів та бюджетів.
За наявності інформаційної системи управління підприємством, керівник здатний отримувати актуальну та достовірну інформацію про всі зрізи діяльності компанії, без тимчасових затримок та зайвих передавальних ланок. Крім того, інформація подається керівнику у зручному вигляді "з аркуша" за відсутності людських факторів, які можуть упереджено чи суб'єктивнотрактувати інформацію під час передачі. Однак справедливо було б зауважити, що деякі керівники не звикли приймати управлінські рішення щодо інформації у чистому вигляді, якщо до неї не докладено думки людини, яка її доставила.Такий підхід має право на життя і за наявності інформаційної системи управління підприємством, проте часто він негативно відбивається на об'єктивності менеджменту. Впровадження інформаційної системи управління підприємством вносить суттєві зміни у управління бізнес-процесами. Кожен документ, що відображає в інформаційному полі протягом або завершення того чи іншого наскрізного процесу, в інтегрованій системі створюється автоматично, виходячи з первинного документа, що відкрив процес. Співробітники, відповідальні цей процес лише контролюють і, за необхідності, вносять зміни у позиції побудованих системою документів. Наприклад, замовник розмістив замовлення на продукцію, яке має бути виконане до певного числа місяця. Замовлення вводиться в систему, на підставі його системою автоматично створюється рахунок (на основі існуючих алгоритмів ціноутворення), рахунок пересилається замовнику, а замовлення направляється у виробничий модуль, де відбувається розузловування замовленого виду продукції на окремі комплектуючі. На основі списку комплектуючих у модулі закупівель системою створюються замовлення на закупівлю, а виробничий модуль відповідним чином оптимізує виробничу програму, щоб замовлення було виконане точно до терміну. Природно, у реальному житті можливі різні варіанти непереборних зривів поставок комплектуючих, поломки обладнання тощо, тому кожен етап виконання замовлення повинен суворо контролюватись відповідальним за нього колом співробітників, які, у разі потреби, мають створити управлінський вплив на систему, щоб уникнути небажаних наслідків чи зменшити їх. Не варто думати, що працювати за наявності інформаційної системи управління підприємством стане простіше. Навпаки, істотне скорочення паперової тяганини прискорює процес і підвищує якість обробки замовлень, піднімає конкурентоспроможність і рентабельність підприємства в цілому, а все це вимагає більшої зібраності, компетенції та відповідальності виконавців. Можливо, що існуюча виробнича база не справлятиметься з новим потоком замовлень, і до неї також потрібно буде вносити організаційні та технологічні реформи, які згодом позитивно позначаться на процвітанні підприємства.
Опір працівників підприємства
Складнощі машинобудівних підприємств дуже схожі на складності більшості російських підприємств і написано про це дуже багато.
Проте можна спробувати виділити кілька досить цікавих проблем, що рідко згадуються в пресі, характерних саме для машинобудування.
1. Кому з директорів система більше потрібна, той і займається її використанням.Часто рішення про впровадження інформаційної системи є не рішенням компанії чи хоча б консолідованим рішенням топ-менеджерів та акціонерів, а рішенням одного з функціональних керівників, наприклад, фінансового директора чи директора з виробництва. У такому разі інформаційна система впроваджується на користь саме цього керівника, більшість же топ-менеджерів підприємства не бере участі у процесі впровадження і, як наслідок, може неоднозначно оцінювати як сам процес, так і результати впровадження системи загалом.
Більше того, найчастіше при впровадженні системи акценти можуть зміщуватися настільки, що для подальшого комплексного впровадження вже зроблених робіт доводиться серйозно переробляти. Приклади такої автоматизації трапляються. На запитання "Чому?" «Нам треба було спробувати зробити неправильно, щоби все керівництво усвідомило, як не слід проводити автоматизацію управління. Натомість тепер усі керівники розуміють необхідність особистої участі у роботах із комплексної автоматизації підприємства.»
Важко сказати, наскільки такий підхід себе виправдовує, але й заперечувати ініціаторів запровадження інформаційних систем на підприємстві складно, оскільки інакше "підприємство взагалі не звернуло б уваги на питання автоматизації". Фактично в описаному випадку компанія на власних помилках проходить навчання тому, як правильно впроваджувати інформаційні системи, і, як наслідок, при повторних проектах керівництво підприємства вже значно точніше розуміє, якої мети хоче досягти в результаті впровадження системи, які зусилля необхідно організувати для ведення проекту, для чого потрібно запрошувати професійних консультантіві скільки реально коштуватиме проект впровадження комплексної інформаційної системи управління.
2. При впровадженні інформаційної систем управління підприємством у більшості випадків виникає активний опір співробітників на місцях, який є серйозною перешкодою для консультантів і цілком здатний зірвати або суттєво затягнути проект впровадження. Якщо система не подобається співробітникам, значить вона погана.
Дивно, але навіть на великих підприємствах іноді думка співробітника нижчої ланки (щось не подобається, не підходить, не зручно, дрібний шрифт, "взагалі стара система була зрозумілішою" тощо) цілком здатна пригальмувати впровадження системи.
Часто керівники підприємства, особливо, якщо вони не приділяють достатньої уваги процесу впровадження, судять про якість системи відгуків персоналу, інтереси якого найчастіше розходяться з інтересами керівника. В результаті замість оптимального досягнення цілей впровадження системи управління значний час витрачається на переробку інтерфейсів, реалізацію всіляких "рюшечок" і "бантиків", при тому, що реальної цінності такі доробки не становлять, але значно впливають на бюджет і головне - терміни впровадження. Керівники підприємства, які ухвалили рішення автоматизувати свій бізнес, у таких випадках повинні всіляко сприяти відповідальній групі фахівців, яка проводить впровадження інформаційної системи управління підприємством, вести роз'яснювальну роботу з кадрами, та, крім того:
Створити у співробітників усіх рівнів тверде відчуття неминучості застосування;
Наділити керівника проекту впровадження достатніми повноваженнями, оскільки опір іноді (часто підсвідомо, або в результаті невиправданих амбіцій) виникає навіть на рівні топ-менеджерів (Нерідко складнощі можуть виникнути в той самий момент, коли керівник раптом усвідомлює, що з впровадженням системи він потрапляє до свого роду пастку: зростання поінформованості, яке забезпечує система, зводить до мінімуму невизначеність поточної виробничої ситуації і тим самим обмежує можливість прийняття рішень виходячи лише з суб'єктивної думки. Нова технологія управління також сприяє виявленню некомпетентності керівництва.
Завжди підкріплювати всі організаційні рішення щодо впровадження виданням відповідних наказів та письмових розпоряджень.

Під час проведення дослідної експлуатації та при переході до промислової експлуатації системи протягом деякого часу доводиться вести справи, як і в новій системі, так і продовжувати ведення їх традиційними способами (підтримувати паперовий документообіг та системи, що існували раніше). У зв'язку з цим, окремі етапи проекту впровадження системи можуть затягуватися під приводом того, що у співробітників і так вистачає термінової роботи за прямим призначенням, а освоєння системи є другорядним та відволікаючим заняттям. У таких випадках керівнику підприємства, крім ведення роз'яснювальної роботи з співробітниками, які ухиляються від освоєння нових технологій, необхідно:

1. Підвищити рівень мотивації співробітників до освоєння системи у формі заохочень та подяк;
2. Вжити організаційних заходів щодо скорочення терміну паралельного ведення справ.

Необхідність у формуванні кваліфікованої групи впровадження та супроводу системи, вибір сильного керівника групи. Впровадження більшості великих систем автоматизації управління підприємством проводиться за такою технологією: на підприємстві формується невелика (3-6 людина) робоча група, яка проходить максимально повне навчання роботі з системою, потім на цю групу лягає значна частина роботи з впровадження системи та її супроводу. Застосування подібної технології викликано двома факторами: по-перше, тим, що підприємство зазвичай зацікавлене в тому, щоб у нього під рукою були фахівці, які можуть оперативно вирішувати більшість робочих питань при настроюванні та експлуатації системи, а по-друге, навчання своїх співробітників та їх використання, завжди суттєво дешевше аутсорсингу. Таким чином, формування сильної робочої групи є запорукою успішної реалізації проекту впровадження.
Особливо важливим питаннямє вибір керівника такої групи та адміністратора системи. Керівник, крім знань базових комп'ютерних технологій, повинен володіти глибокими знаннями в галузі ведення бізнесу та управління. У вітчизняній практиці при впровадженні систем таку роль зазвичай грає начальник відділу АСУП або йому аналогічного. Основними правилами організації робочої групи є такі принципи:
Спеціалістів робочої групи необхідно призначати з урахуванням таких вимог: знання сучасних комп'ютерних технологій (і бажання освоювати їх надалі), комунікабельність, відповідальність, дисциплінованість;
З особливою відповідальністю слід підходити до вибору та призначення адміністратора системи, оскільки йому буде доступна практично вся корпоративна інформація;
Можливе звільнення фахівців із групи впровадження у процесі впровадження проекту може вкрай негативно вплинути на його результати. Тому членів групи слід вибирати з відданих та надійних співробітників та виробити систему підтримки цієї відданості протягом усього проекту;
Після визначення співробітників, що входять до групи впровадження, керівник проекту повинен чітко розписати коло завдань, форми планів і звітів, а також довжину звітного періоду. У найкращому разі, звітним періодом має бути один день.

Підведемо підсумок

Можна зробити висновок, що загальною стратегічною метою створення корпоративної інформаційної системи є підвищення керованості, що дозволяє збільшити економічну ефективність та якісно покращити виробничі показники підприємства. Досягнення цієї мети у рамках створення корпоративної інформаційної системи має бути реалізовано за рахунок застосування на підприємстві всього комплексу інформаційних технологій, а саме:
- збирання достовірної інформації;
- Оперативної обробки даних про факти виробничо-господарської діяльності;
- аналітичної підтримки прийняття управлінських рішень;
У структурі підприємства є сенс запланувати відділ підтримки впроваджених систем, щоб після досвідченої експлуатації ця рутинна робота не висіла на сильних та талановитих програмістах, яких доцільно направити на реалізацію нових проектів. Ціль комп'ютерних системПідтримка прийняття стратегічних рішень полягає в тому, щоб забезпечити вище керівництво безпосереднім і вільним доступом до інформації щодо ключових факторів, які є критичними при реалізації стратегічних цілей фірми.
Отже, ІС повинні бути прості в експлуатації та розумінні. Вони забезпечують доступ до багатьох внутрішніх і зовнішніх баз даних, активно використовуючи графічне представлення даних.
- своєчасного інформування персоналу про результати виробничого планування та ресурсне забезпечення.
Перед тим, як здійснювати проект впровадження, максимально формалізуйте його цілі;
Встановити високий пріоритет процесу впровадження системи, серед інших організаційних та комерційних процесів. Наділіть високими повноваженнями керівника проекту;
Створити серед усіх співробітників підприємства атмосферу невідворотності впровадження та намагайтеся організаційними заходами підвищити темп освоєння нових технологій;
Впровадження інформаційної системи управління підприємством як ремонт – його неможливо закінчити, можна лише припинити. Отже впровадження по суті ніколи не закінчиться, система має весь час удосконалюватися в процесі своєї промислової експлуатації разом із прогресом інформаційних технологій та методологій управління діяльністю вашого підприємства.

Для подальшого розгляду матеріалу натисніть на кнопочку і виберіть посилання із зазначенням на тему, що Вас цікавить.

Тотальне використання. Один із варіантів впровадження системи - повномасштабне обстеження підприємства, придбання системи, тривалий процес її налаштування під вимоги технічного завдання та, після довгих місяців, початок тестової експлуатації.

Єдина, хоч і небезперечна перевага тотального впровадження, - закінченість рішення, що охоплює все підприємство з усіх напрямків діяльності.

Недоліків набагато більше, як основні можна назвати:

· Ризик помилок при складанні технічного завдання;
· Тривалість процесу: в результаті підприємство отримує вигоду через тривалий період часу;
· Виникнення великої кількості організаційних проблем вже на перших етапах впровадження та тестової експлуатації системи;
· Високий ризик втрати прибутку непрацездатності всього підприємства через непрацездатність нової системи;
· Потреба в навчанні персоналу в масштабах всього підприємства.

Пілотний проект з наступним тотальним використанням. Цей метод сьогодні використовується найчастіше. У цьому випадку проводиться повномасштабне обстеження, вибираються дві-три системи, що найбільш підходять за вимогами технічного завдання. Вибирається невелике завдання, яке вирішується в строк до двох місяців, здійснюються мінімальні капіталовкладення: зазвичай на цьому етапі не купуються ліцензії на програмне забезпечення та дороге обладнання, необхідне для промислової експлуатації. Проводиться тестове впровадження, на основі якого приймається рішення про придатність однієї із систем до подальшого впровадження, потім підприємство переходить до попереднього варіанту.

При використанні пілотних проектів з'являються дві додаткові переваги - рішення про вибір системи стає зваженим, в організації з'являється конкретний "сервіс", впроваджений на етапі пілотного проекту, хоча охоплення персоналу в цьому випадку мінімальне.

Використання сервісами. Перша і основна відмінність цього підходу полягає в тому, що весь процес впровадження ділиться на стислі за часом етапи, і на кожному з них вирішується якесь приватне завдання, наприклад, забезпечення управління нормативною документацією. У цьому випадку стислі терміни та відносно невеликий обсяг трудовитрат дозволяють знизити фінансовий ризик, швидко оцінити досягнуті результати та за необхідності скоригувати їх.

Переваги такого підходу цілком очевидні:

· При додаванні нового сервісу немає необхідності змінювати бізнес-процеси, вже реалізовані в програмному забезпеченні;
· Додавання набору сервісів реалізується у вигляді послідовності невеликих етапів, після завершення кожного з них підприємство отримує закінчене рішення. При такому підході можна будь-якої миті виявитися від подальших робіт або відкласти їх на пізніший період, зберігши при цьому систему з набором функціоналу, що вирішує конкретні завдання;
· використання веб-інтерфейсу дозволяє охопити всю організацію разом із віддаленими філіями, не виконуючи робіт з налаштування клієнтських місць;
· Навчання співробітників, необхідне при впровадженні будь-якої системи, проводиться додаванням додаткового сервісу в інформаційну систему, внаслідок чого організація отримує систему дистанційного навчання, що охоплює всю організацію.

Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.

Подібні документи

Особливості проектування інформаційних систем, заснованих на базах даних. Використання CASE-засобів та опис бізнес-процесів у BP-Win. Етапи проектування сучасних інформаційних систем, види діаграм та візуальне представлення веб-сайту.

курсова робота , доданий 25.04.2012

Порівняльний аналіз готельних інформаційних систем. Аналіз та вибір CASE-засобів для моделювання бізнес-процесів. Візуальна та математична моделі предметної галузі, вибір архітектури та платформи інформаційної системи, побудова бази даних.

дипломна робота , доданий 20.07.2014

Системи автоматичного проектування Порівняльний аналіз коштів на проектування автоматизованих інформаційних систем. Експорт SQL-коду у фізичне середовище та наповнення бази даних вмістом. Етапи розвитку та характеристика Case-засобів.

курсова робота , доданий 14.11.2017

Поняття CASE-засобів як програмних засобів, що підтримують процеси створення та супроводу інформаційних систем (ІС). Особливості IDEF-технології розробки ІВ. Опис нотації IDEF0. Розробка функціональних моделей бізнес-процесу.

презентація , додано 07.04.2013

Огляд принципів побудови та ефективного застосування систем керування базами даних, CASE-засобів автоматизації проектування. Аналіз можливостей методології та інструментальних засобів. Розробка моделі бізнес-процесів готелю серед All Fusion.

курсова робота , доданий 28.12.2012

Наявність економічної інформаційної системи. Таблиця організаційних проекцій. Розробка системи баз даних. Сучасні CASE-кошти. Основні етапи розробки інформаційних систем. Абсолютний показник та індекс зниження вартісних витрат.

курсова робота , доданий 14.03.2011

Базові основи розроблення програмного забезпечення: його класичний життєвий цикл, макетування, стратегії конструювання, моделі якості процесів розробки. Застосування паралельних алгоритмів та CASE-системи, критерії оцінки їх ефективності.

курсова робота , доданий 07.04.2015

Роль інструментальних засобів проектування у створенні інформаційної системи. Переваги CASE-засобів розробки Bpwin та Erwin, системи пошуку, виправлення помилок моделі даних Model Validator. Розробка моделі процесів документообігу підприємства.

контрольна робота , доданий 24.06.2012

Вступ.

Глава 1. Інформаційні технології та інформаційні системи в управлінні.

1.1. Класифікація інформаційних технологій та систем.

1.2. Взаємозв'язок організацій та інформаційних систем.

1.3. Види інформаційних систем у створенні.

1.4. Використання інформаційних систем в управлінні.

1.5. Інформаційні технології та нові організаційні форми компаній.

Глава 2. Інтегрована система управління промислових підприємств Росії.

2.1 Структурні блоки ІСУ та його функції.

2.2 Інтегрована система управління як інструмент керування компаніями.

2.3 Принципи побудови інтегрованої системи управління фірмою.

2.4 Етапи застосування інтегрованої системи управління.

Розділ 3. Результати впровадження нової інформаційної системи.

3.1 Стратегія та місія фірми.

3.2 Технологічне забезпечення фірми.

3.3 Технічне завдання.

3.4 Вигляд вихідних даних.

3.5 Ефективність застосування, загальні оцінки.

3.6 Прогнозований економічний ефект.

Висновок.

Список літератури.

Вступ.

Перехід до ринкових відносин в економіці та науково-технічний прогрес надзвичайно прискорили темпи впровадження у всі сфери соціально-економічного життя російського суспільства останніх досягнень у галузі інформатизації. Термін «інформатизація» вперше з'явився під час створення локальних багатотермінальних інформаційно-обчислювальних систем та мереж масового обслуговування.

Інформатизація в галузі управління економічними процесами передбачає, перш за все, підвищення продуктивності праці працівників за рахунок зниження співвідношення вартість/виробництво, а також підвищення кваліфікації та професійної грамотності зайнятих управлінською діяльністю фахівців. У розвинених країнах проходять одночасно дві взаємно пов'язані революції: в інформаційних технологіях та у бізнесі.

Інформаційні технології існували давно, тому з розвитком комп'ютерів та засобів зв'язку почали з'являтися різні варіації: «інформаційні та комунікаційні технології», «комп'ютерні інформаційні технології» та ін. У цій роботі під інформаційними технологіями розумітимемо сучасне значення, тобто інтеграцію комп'ютерів, електроніки та засобів зв'язку.

Існує безліч визначень даному терміну, наприклад:

Інформаційна технологія – системно організована для вирішення завдань управління сукупність методів та засобів реалізації операцій збору, реєстрації, передачі, накопичення, пошуку, обробки та захисту інформації на базі застосування розвиненого програмного забезпечення, використовуваних засобів обчислювальної техніки та зв'язку, а також способів, за допомогою якого інформація пропонується клієнтам.

Існує зв'язок між інформаційними технологіями та менеджментом. Менеджеру весь час доводиться приймати рішення в умовах великої невизначеності: інфляція, зміни валютного курсу, зміна податкових та правових умов роботи, та й конкуренти не сплять. Комп'ютери можуть швидко і точно прораховувати варіанти і давати таким чином відповіді на всілякі питання подібного типу. У цьому, мабуть, одна з головних переваг комп'ютера над людиною.

Інформаційні технології мають такі властивості, які корисні для економіста-менеджера:

Допомагають долати прірву між економікою та математикою;

Є найефективнішими носіями сучасних методів вирішення економічних завдань;

Сприяють узгодженню економічних процедур із міжнародними вимогами;

Підключають до єдиного інформаційного простору – економічного та освітнього.

Незамінність комп'ютерної технології в тому, що вона дає можливість оптимізувати та раціоналізувати управлінську функцію за рахунок застосування нових засобів збирання, передачі та перетворення інформації.

Реформа методів управління економічними об'єктами спричинила у себе як перебудову організації процесу автоматизації управлінської діяльності, а й поширення нових форм реалізації цієї діяльності. Мета цієї роботи досліджувати – ефективність впровадження нової інформаційної системи, розглянути результати її використання.

Глава 1. Інформаційні технології та інформаційні системи в управлінні.

1.1. Класифікація інформаційних технологій та систем.

Інформаційні технології в даний час можна класифікувати за низкою ознак, зокрема: способу реалізації в інформаційній системі, ступеня охоплення завдань управління, класам реалізованих технологічних операцій, типу інтерфейсу користувача, варіантам використання мережі ЕОМ, обслуговуваної предметної області.

Розглянемо зв'язок між інформаційними системами та інформаційними технологіями.

Управління – найважливіша функція, без якої немислима цілеспрямована діяльність будь-якої соціально-економічної, організаційно-виробничої системи (підприємства, організації, території).

Систему, що реалізує функції керування, називають системою керування. Найважливішими функціями, що реалізуються цією системою, є прогнозування, планування, облік, аналіз, контроль та регулювання.

Управління пов'язані з обміном інформацією між компонентами системи, і навіть системи із довкіллям. У процесі управління отримують відомості про стан системи в кожний момент часу, про досягнення (або не досягнення) заданої мети для того, щоб впливати на систему і забезпечити виконання управлінських рішень.

Таким чином, будь-якій системі управління економічним об'єктом відповідає своя інформаційна система, звана економічною інформаційною системою.

Економічна інформаційна система – це сукупність внутрішніх та зовнішніх потоків прямого та зворотного інформаційного зв'язку економічного об'єкта, методів, засобів, фахівців, що беруть участь у процесі обробки інформації та вироблення управлінських рішень.

Автоматизована інформаційна система є сукупністю інформації, економіко-математичних методів і моделей, технічних, програмних, технологічних засобів та фахівців, призначену для обробки інформації та прийняття управлінських рішень.

Таблиця 1. Класифікація інформаційних технологій.

ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ	За способом реалізації в ІВ	Традиційні
	За способом реалізації в ІВ	Нові інформаційні технології
	За рівнем охоплення завдань управління	Електронна обробка даних
		Автоматизація функцій керування
		Підтримка ухвалення рішень
		Електронний офіс
		Експертна підтримка
	За класом реалізованих технологічних операцій	Робота з текстовим редактором
		Робота з табличним процесором
		Робота з СУБД
		Робота з графічними об'єктами
		Мультимедійні системи
		Гіпертекстові системи
	За типом інтерфейсу користувача	Пакетні
		Діалогові

	За способом побудови мережі	Локальні
		Багаторівневі
		Розподілені
	По предметним областям, що обслуговуються	Бухгалтерський облік
		Банківська діяльність
		Податкова діяльність
		Страхова діяльність

Зміст

Вступ	3
Цілі та завдання впровадження інформаційної системи	4
Класифікація інформаційних систем	6
Вимоги до інформаційної системи	9
Проектування та створення інформаційних систем	10
Впровадження інформаційних систем	13
Традиційний підхід	14
Інноваційний підхід	16
Оцінка ефективності	18
Досвід використання інформаційних систем	19
Список використаної літератури	21

Вступ

Ми постійно чуємо про те, що російські підприємства не можуть конкурувати із західними виробниками, що у нас не настільки розвинені технології, і що якість російської продукції надто поступається закордонним аналогам. Проблема в тому, що російські управлінці стали стикатися принаймні з двома проблемами в управлінні:

з'ясовується, що показники та процедури, які раніше використовувалися для аналізу та планування діяльності підприємства (наприклад, обсяг виробленої продукції) не дозволяють успішно конкурувати;
Поява конкурентів не тільки починає перешкоджати отриманню звичної надприбутку, але іноді зводить її до нуля.

Найважливішим чинником успішної діяльності підприємства є вміння керівництва відчувати ринок і орієнтуватися нею. Дві основні завдання стоять перед будь-якою компанією: подбати про себе та бачити навколишню дійсність. "Подбати про себе" - означає навести лад у технологіях діяльності, процедурах документообігу, організаційно-штатній структурі. Усі починають розуміти, що треба змінювати систему управління, знижувати витрати та ефективно керувати фінансами. Питання, як це зробити? Як підрахувати справжню собівартість виду продукції, як спланувати закупівлі матеріалів за наявних запасів, які процеси вдосконалювати насамперед. Одним із механізмів вирішення завдання наведення порядку є постановка на підприємстві методології управлінського обліку, застосування якого дасть відповіді на питання що, де, коли, як, чому, скільки, в чому причина і т.д. Результатом буде підвищення внутрішньої ефективності підприємства. Однак успішне внутрішнє життя підприємства - це необхідна, але не достатня умова виживання, а тим більше для заняття провідних позицій на ринку. Щоб підвищити зовнішню ефективність, слід адаптуватися до вимог навколишнього світу, потреб ринку, навчитися управляти постачальниками і замовниками. Здатність правильно і своєчасно реагувати на довкілля дає стратегічне мислення.

Останнім часом чітко проявляється прагнення переходу компаній від детального управління внутрішньою діяльністю до управління замовниками та постачальниками. Конкурентоспроможність компанії все більше залежить від здатності створювати та поглиблювати взаємини з іншими компаніями (партнерами, конкурентами, замовниками чи постачальниками). Причинами цього є:

розширення економічного простору, у якому функціонують підприємства;
поява нового стратегічного ресурсу – інформації;
необхідність враховувати фактор часу.

Цілі та Завдання інформаційної системи

Підприємство - це єдиний організм, і поліпшення чогось одного може призвести до найменшого зрушення у бік успіху в кращому випадку, або до зниження загальних показників у гіршому. Керівникам, а особливо керівникам фінансових відділів необхідно приймати комплексні рішення, що стосуються всього підприємства. А завантаженість рішенням оперативних завдань ще більше ускладнює процес керування.

Для спрощення управління, передусім фінансового, необхідно мати ефективну систему управління підприємством, що включає систему управління якістю, та інформаційну систему їх підтримки. Що може дати використання інформаційної системи?

зниження загальних витрат підприємства у ланцюзі поставок (при закупівлях),
підвищення швидкості товарообігу,
скорочення надлишків товарних запасів до мінімуму,
збільшення та ускладнення асортименту продукції,
покращення якості продукції,
виконання замовлень у строк та підвищення загальної якості обслуговування замовників,

Основними цілями автоматизації діяльності підприємства є:

Збір, обробка, зберігання та подання даних про діяльність організації та зовнішнього середовища у вигляді, зручному для фінансового та будь-якого іншого аналізу та використання при прийнятті управлінських рішень.
Автоматизація виконання бізнес операцій (технологічних операцій), що становлять цільову діяльність підприємства.
Автоматизація процесів, які забезпечують виконання основної діяльності.

Для того, щоб реально оцінити ефективність системи, дуже важливо розуміти, які завдання може вирішувати правильно розроблена інформаційна система:

Планування виробничої діяльності. Складання виробничих планів різного рівня, - від стратегічних до оперативних, - і перевірка можливості їх виконання відповідно до стану виробничих потужностей та людських ресурсів. Ступінь деталізації планів різного рівня різна – від набору продукції для вирішення завдань стратегічного планування до конкретних матеріалів чи виробничих операцій для оперативного управління виробництвом;
Управління закупівлями, запасами, продажами. Це автоматизація процесів планування та обліку для завдань постачання (матеріально-технічного забезпечення) виробництва, збуту готової продукції та управління складськими запасами;
Управління фінансами. Як правило, це ведення бухгалтерії, розрахунки з дебіторами та кредиторами, облік основних засобів, управління готівкою та планування фінансової діяльності;
Управління персоналом. У підсистемі управління персоналом реалізовані всі основні потреби роботи з кадрами: найм та звільнення персоналу, облік відомостей про співробітників, планування їхнього кар'єрного зростання, розрахунок заробітної плати та облік робочого часу. Розгляд персоналу як окремого виду ресурсу дозволяє пов'язати воєдино кадровий потенціал підприємства та виробничі плани, що також можливе при використанні інформаційної системи;
Управління витратами. Сюди відноситься облік усіх витрат підприємства та калькуляція собівартості готової продукції чи послуг;
Управління проектами/програмами. Сучасна діяльність підприємства дедалі більше розглядається через призму реалізації виробничих проектів чи програм, котрим може здійснюватися окреме планування і облік;
Проектування продукції та технологічних процесів. Інформація про склад продукції, технологічні маршрути її виготовлення, розробку продукції відповідно до вимог клієнтів, а також оцінку витрат, які понесе підприємство під час випуску такої продукції.

Як можна було помітити, інформаційні системи здатні багато на що. Але для отримання ефективності при великому капіталовкладенні при придбанні системи слід правильно вибрати, яка саме система потрібна. У цьому випадку, дотримуватися принципу «що більше функцій, то краще» не варто. Чим більше система "може", тим дорожче вона коштує і існує ймовірність того, що будуть використовуватися далеко не всі її функціональні можливості, і вона не окупить себе.

класифікація інформаційних систем

Перші системи, розроблені на вирішення завдань управління для підприємства, переважно охоплювали сферу складського чи матеріального обліку ( IC – Inventory Control). Їхня поява пов'язана з тим, що облік матеріалів (сировини, готової продукції, товарів) з одного боку є одвічним джерелом різних проблем для керівника підприємства, а з іншого (на підприємстві щодо великого розміру) однієї з найбільш трудомістких областей, що потребують постійної уваги . Основною «діяльністю» такої системи є облікматеріалів.

Наступний етап удосконалення матеріального обліку було ознаменовано системами планування виробничих чи матеріальних (залежно від напряму діяльності організації) ресурсів. Ці системи, що увійшли до стандарту, а точніше два стандарти ( MRP – Material Requirements Planningі MRP II – Manufacturing Requirements Planning), дуже поширені у країнах і давно й успішно використовуються підприємствами, насамперед виробничих галузей. Основні принципи, які стали основою систем стандарту MRP, включають

опис виробничої діяльності як потоку взаємозалежних замовлень;
облік обмеження ресурсів під час виконання замовлень;
мінімізацію виробничих циклів та запасів;
формування замовлень постачання та виробництва на основі замовлень реалізації та виробничих графіків.

Зрозуміло, є інші функції MRP: планування циклу технологічної обробки, планування завантаження устаткування тощо. На рис. 1 зображені процеси, що реалізуються при використанні такої системи:

Мал. 1

Слід зазначити, що системи стандарту MRP вирішують проблему не стільки обліку, скільки управлінняматеріальними ресурсами підприємства

Найпопулярнішим на даний момент новим видом інформаційних систем є системи стандарту ERP - Enterprise Resource Planning. ERP-системи у своїй функціональності охоплюють як складський облік і управління матеріалами, що у повному обсязі надають вищеописані системи, але додають до цього решту ресурсів підприємства, передусім грошові. Тобто ERP-системи повинні охоплювати всі сфери підприємства, які безпосередньо пов'язані з його діяльністю. Насамперед тут маються на увазі виробничі підприємства. Системи цього стандарту підтримують здійснення основних як фінансових, і управлінських функцій. Наприклад, у системах Baan 1 – це:

фінанси та бухгалтерія,
виробництво,
збут (включаючи складський облік, торгівлю та маркетинг),
транспорт,
сервіс та обслуговування обладнання,
управління проектами,
а також єдина управлінська панель – модуль Інформаційна Система Керівника, де керівник може бачити всі основні підрозділи і виробничі показники.

Мал. 2

Головне завдання систем ERP полягає у відстеженні поточного стану справ на підприємстві та сигналізації керівникам про всі небезпечні зміни у виробничій діяльності. Процеси, якими управляє інформаційна система стандарту ERP, зображено на рис. 2:

вимоги до інформаційної системи

Інформаційна система, як і будь-який інший інструмент, повинна мати свої характеристики та вимоги, відповідно до яких можна було б визначити її функціональність та ефективність. Зрозуміло, кожному за конкретного підприємства вимоги до інформаційної системі будуть різними, оскільки має враховуватися специфіка кожної організації. Незважаючи на це, слід виділити кілька основних вимог до системи, загальних для всіх споживачів:

Локалізаціяінформаційної системи У зв'язку з тим, що найбільшими розробниками інформаційних систем є закордонні компанії, система має бути пристосована до користування російськими компаніями. Причому тут мають на увазі локалізація як функціональна (облік особливостей російського законодавства та систем розрахунків), і лінгвістична (система допомоги і документація російською).
Система має забезпечувати надійну захист інформації, Для чого потрібні парольне розмежування доступу, багаторівнева система захисту даних і т.д.
У разі впровадження системи на велике підприємство зі складною організаційною структурою необхідна реалізація віддаленого доступудля того, щоб інформацією могли скористатися всі структурні підрозділи організації.
З огляду на вплив зовнішніх і внутрішніх чинників (змін напряму бізнесу, зміни у законодавстві тощо), система має бути адаптивний. Стосовно Росії, ця якість системи має розглядатися серйозніше, оскільки в країні зміни законодавства і правил обліку відбуваються у кілька разів частіше, ніж у країнах зі стабільною економікою.
Необхідна можливість консолідації інформаціїлише на рівні підприємств (об'єднання інформації філій, дочірніх компаній тощо), лише на рівні окремих завдань, лише на рівні часових періодів.

Ці вимоги є основними, але не єдиними критеріями вибору корпоративної інформаційної системи підприємствам.

Проектування та створення інформаційної системи

Проектування інформаційної системи є, мабуть, найважливішим елементом автоматизації діяльності підприємства. Правильно спроектувати систему означає забезпечити більшу частину успіху всього проекту автоматизації. Дуже частою помилкою є впровадження інформаційної системи за відсутності будь-якої чітко сформульованої системи управління. Тобто вираз «створити систему правління» сприймається як «впровадити щось комп'ютерне». Потрібно чітко усвідомлювати, що система управління є первинною, а вже створення інформаційної системи на її основі, або, попросту кажучи, її реалізація в комп'ютерному вигляді – вторинна.

Багато компаній вірять у те, що одна тільки автоматизація приведе до покращення фінансово-економічної ситуації, і починають зусилля щодо реалізації інформаційних систем безпосередньо з автоматизації, пропускаючи критичні кроки розуміння та спрощення своїх бізнес-процесів. Але нерідко ці процеси настільки невпорядковані, що загалом справляють враження хаосу для підприємства. Як відомо, автоматизувати хаос далеко не просто, якщо неможливо. Тому як створювати інформаційну систему слід переглянути систему управління організації. Зміну бізнес-процесів називають реінжинірингом (business processes reengineering). Так, для початку потрібно впорядкувати схему бізнес-процесів і систему управління організації в цілому:

визначитися з організаційною штатною структурою,
розробити механізм фінансово-економічного управління компанією (у тому числі визначити центри відповідальності),
провести виділення основних технологічних потоків (процесів),
розробити механізми організаційного управління технологічними потоками,
на підставі створених механізмів управління сформувати технологію фінансового аналізу та управління діяльністю технологічних потоків.

Якщо будуть перераховані вище технології, буде значно легше розробити інформаційну систему. Однак, часто доводиться спрощуватибізнес-процеси на підприємстві, для того, щоб було простіше описати їх мовою комп'ютерів.

Організація – це набір правил та процедур. Інформаційна система це теж набір правил і процедур, тому слід розуміти які інструкції та процедури якими замінити. Не слід також забувати про людський чинник під час створення інформаційної системи. По-перше, саме людям доведеться працювати із системою – одна працювати вона в жодному разі не зможе. По-друге, службовці можуть поліпшити (або спростити) процеси, з якими щодня зустрічаються. Автоматизація повинна відбуватися лише після того, як службовці зрозуміють процес та ухвалять рішення про необхідність автоматизації.

Після формування чіткої системи управління, починається безпосередньо процес проектування інформаційної системи. Важливо, щоб у проектуванні системи брали участь по можливості всі співробітники, які працюватимуть з нею. Це дозволить визначити невеликі особливості та приватні потреби у роботі кожного відділу організації, оскільки лише користувачі майбутньої системи найкраще знають, що їм потрібно.

У проектуванні інформаційної системи також мають брати участь її розробники, тобто ті, хто її створюватиме. До вибору розробника інформаційної системи необхідно підходити дуже обережно. Основними критеріями у виборі розробника є досвід роботи у сфері створення інформаційних систем, кількість успішно впроваджених цією компанією систем російських підприємствах.

Фінансовий менеджер та керівництво підприємства повинні ставитися до автоматизації, як до проекту, тобто визначити всі стадії, характеристики, часові рамки та бюджет. Основними етапами роботи над проектом з автоматизації є:

Проведення обстеження з метою опису бізнес-процесів організації.
Розробка технічного завдання систему автоматизації.
Розробка технічного проекту системи.
Розробка системи (іноді звана настройкою).
Різні стадії та етапи впровадження, дослідної та промислової експлуатації.
Виконання доробок відповідно до потреб організації, що змінилися.

Результатом проектування системи є строго формалізоване опис як об'єкта її автоматизації, і її самої. Цей документ повинен містити опис того, з якою інформацією має працювати система, яким чином подаються в ній дані та за якими правилами вона працює.
впровадження інформаційної системи
Ефективність автоматизації діяльності підприємства, нарівні з правильним проектуванням та створенням системи, залежить від способу її впровадження в організаційну структуру підприємства. Зумовлено це психологічними чинниками - зазвичай спостерігається опір співробітників створення та використання системи. Крім того, використання системи може тривати від 6 місяців до 2-3 років. За такий період можуть відбутися зміни зовнішніх та внутрішніх факторів, що впливають на роботу підприємства. Тому очікування керівництва щодо результатів роботи системи можуть не виправдатися (оскільки вони вже встигнуть змінитися).

Мал. 3

Існує кілька підходів до впровадження інформаційної системи у роботу підприємства. 2 Для розгляду двох із них використовуватиметься приклад організації, що має три рівні ієрархії: рівень виконавців та два рівні управління (рис. 3).

Традиційний підхід

Цей підхід до впровадження інформаційних систем для автоматизації діяльності компанії організовано за принципом «згори донизу». Недоліки даного підходу відомі: одним із найістотніших недоліків є те, що традиційна ("жорстка") система автоматизації, що впроваджується в організації, дозволяє отримувати результати від роботи системи в першу чергу виконавцям нижнього рівня (рис. 4).

Мал. 4. Перший етап горизонтальної автоматизації:

автоматизація рівня виконавців.

Тільки після завершення автоматизації всіх бізнес-операцій на виконавському рівні, менеджери середнього рівня зможуть почати отримувати корисні для них результати роботи системи (рис. 5).

Мал. 5. Другий етап горизонтальної автоматизації: автоматизація рівня виконавців та середньої ланки управління.

Для того, щоби вище керівництво організації змогло отримувати з системи повну інформацію (мал. 6), має пройти багато часу – кілька місяців або навіть років.
Мал. 6. Завершення автоматизації всіх ієрархічних рівнів організації.

Як було зазначено, часто на момент закінчення застосування системи, потреби організації встигають змінитися, що викликає незадоволеність керівництва організації отриманими протягом тривалого часу і великі гроші результатами. Систему доводиться або допрацьовувати під нові завдання організації або змінювати більш відповідну поточним потребам організації систему. Якщо при виборі нової системи знову використовується традиційний підхід, то немає гарантії, що нова система виявиться кращою за стару.
Інноваційний підхід

Другий підхід до автоматизації діяльності підприємства заснований на використанні інноваційних систем, що адаптуються – систем, “спроможних саморегулюватися відповідно до змін зовнішніх умов.” 3

Ця особливість таких систем уможливлює "автономну" послідовну автоматизацію окремих ділянок діяльності організації з поступовим "вирощуванням" єдиної системи, що охоплює всю організацію.

Очевидно, що при автоматизації не всієї організації, а невеликої ділянки значно знижується навантаження на персонал і мінімізуються неминучі організаційні та психологічні проблеми впровадження. Система нарощується відповідно до потреб організації.

При цьому важливою якістю такої системи є те, що система має можливість вирощування "згори донизу", коли насамперед автоматизується не діяльність виконавців, а рівень підготовки та структурованого подання інформації для керівництва організації (рис. 7).

Мал. 7. Перший етап: автоматизація верхніх рівнів керування.

Використання адаптованої системи надає замовнику свободу вибору – автоматизувати діяльність свого підприємства традиційним чином знизу вгору або відмовитися від традиційного підходу до автоматизації та, поєднуючи організаційні заходи та можливості системи автоматизації, почати отримувати перші реальні результати від роботи системи в першу чергу на верхньому рівні управління через 6-8 тижнів від початку робіт (рис. 8).

Мал. 8. Другий етап: створення єдиного інформаційного простору

Встановлена першому етапі система дозволяє здійснювати розширення можливостей користувачів. Це полегшує не тільки впровадження та адаптацію існуючої системи до потреб користувачів, але й забезпечує можливість розвитку функцій системи у перспективі при зміні та розвитку потреб підприємства.

При впровадженні інформаційної системи годі було забувати про навчання працівників підприємства використанню цієї системи. На це може піти багато коштів та часу, особливо якщо йдеться про державне чи колишнє державне підприємство, де більшу частину працівників складають люди старшого покоління, не знайомі з комп'ютерами взагалі. Тому при визначенні бюджету та тимчасових рамок проекту щодо впровадження інформаційної системи потрібно приділити увагу проблемі підготовки персоналу до роботи з системою.

Оцінка ефективності

Питання оцінці ефективності впровадження інформаційної системи є досить важливим питанням, оскільки будь-які великі витрати вимагають обгрунтування, особливо з боку керівників організації.

Теоретично, можна провести повноцінний проект, що включає оцінку (моделювання) ситуації "як є", оцінку можливих при впровадженні системи змін "як буде", порівняння обох моделей і виявлення результатів змін з подальшою фінансовою оцінкою. Такий проект був би ідеальним обґрунтуванням вкладення, але він дуже тривалий і дорогий. Крім того, для проведення такого проекту потрібні дуже висококваліфіковані фахівці з інформаційних систем для оцінки наслідків впровадження, тому без сторонньої допомоги такий проект практично неможливо провести.

Насправді, оцінка результативності застосування виробляється за “середнім галузевим показниками” (industry average). Типові середні результати застосування 4:

15-25% збільшення продуктивності
10-20% зменшення складських запасів
20-50% скорочення термінів виконання замовлень

Значно простіше оцінити ефективність проекту щодо впровадження інформаційної системи, яка спрямована на вирішення локальних завдань, пов'язаних із заміною тих чи інших ділянок обліку чи управління. Коли ж впровадження інформаційної системи виготовляється із прагнення отримати невизначено-глобальний результат, ефективність визначити практично неможливо, хоча б тому, що досить складно розділити результати від впровадження інформаційної системи безпосередньо та результати від супутніх змін (реінженірингу тощо).

Звичайно, можна просто взяти формулу та порахувати норму повернення на інвестиції (Return on investment). Але це не дасть повної картини, тому що не всі позитивні результати можна так просто висловити у грошових одиницях: наприклад, можливі стратегічні вигоди для компанії чи ступінь задоволення клієнтів. Проте це твердження не означає неможливість такої спроби. Насправді, багато вигоди, що не піддаються кількісному опису, можна перевести в реальні цифри. Наприклад, здатність швидше складати баланс може бути матеріальною вигодою. Виявлення матеріальних вигод вимагає проведення аналізу, що включає розбиття бізнес-процесів і завдань на елементи, що піддаються чіткому опису.

Досвід використання інформаційних систем

Багато великих компаній США та Європи вже кілька років тому перейшли на використання інформаційних систем стандарту ERP. Про країни Азії такого сказати поки що не можна. Більшість фінансових менеджерів азіатських компаній навряд чи чули про такі системи, не кажучи вже про їхнє впровадження. Хоча є компанії, які вирішили перейти на ERP-системи.

Розробники інформаційних систем, зокрема SAP, Baan, Oracle, PeopleSoft та J. Edwards, досить агресивно рекламують свої продукти, що створює враження у погано обізнаних у цій галузі людей враження, що ці програми здатні вирішити всі проблеми їхніх компаній. Статистика ж показує, більшість спроб впровадити інформаційну систему закінчилися невдачами, великими втратами, чи банкрутством. Наприклад, керівництво компанії FoxMeyer стверджує, що помилкове впровадження ERP-системи призвело до її банкрутства. Компанія звинувачує у цьому творців системи та консультантів. Така ж доля спіткала і компанії Dell Computer, Dow Chemical та Kellogg's.

Але є також приклади успішного використання ERP-систем. Так, наприклад, телекомунікаційна компанія Aliant заявляє, що проект із впровадження системи ERP був дуже вдалим. Очікувана норма повернення на інвестиції у цей проект склала 33%.

У Росії, незважаючи на великі витрати, пов'язані з впровадженням інформаційної системи, тільки компанія SAP встановила близько 100 ERP-систем, які за твердженням SAP, успішно працюють. Серед своїх клієнтів у Росії компанія SAP виділяє Сургутнафтогаз, Туламашзавод, Свердловенерго, Донецький металургійний завод, Омський НПЗ, Нижньотагільський металургійний завод, Сиктивкарський лісопромисловий комплекс, Чорногорнафта.

Незважаючи на безліч невдалих спроб впровадження інформаційних систем, багато компаній по всьому світу серйозно замислюються про створення системи для покращення своєї діяльності. Швидше за все, це цілком виправдано, оскільки за розумного професійного підходу до впровадження інформаційної системи можна створити інструмент для більш ефективного управління бізнесом.

Використовувана література

Information System Management
М. Хохлова, стаття «Сучасний ринок систем управління підприємством»
Тези доповіді компанії Ally Information Technologies “Інструментальна підтримка адаптивного розвитку бізнесу”
Д. Глямшин, стаття «Вихід із кризи – система управління»
С. Колесников, стаття «Отже, системи автоматизації…»
Дослідження «Програми для бізнесу-98», АКДІ «Економіка та життя»
Ю. Токарєв, стаття «Корпоративні інформаційні системи та консорціум розробників»
М. Ільїна, стаття «Теорія та методи промислового управління»
В. Баронов, І. Титовський, стаття «Методи побудови систем управління»
В.П. Нестеров, І.Б. Нестеров, стаття «Автоматизація діяльності організації»
Мішель Селар'є, Рой Харріс, стаття «Вилучення додаткового прибутку з виробництва»
Броунін Фрайєр, стаття «Як порахувати норму повернення на інвестиції»
Сар Ермако Джонії, стаття "Бути чи не бути ERP?"
С. Колесников, стаття «Бізнес процес реінжиніринг та впровадження автоматизованих систем управління»
М. Ільїна, стаття «Принципи, засоби та технології реалізації концепції управління»
С. Колесников, стаття «Про оцінку ефективності впровадження та застосування ERP систем»
В.П. Нестеров, «Інформаційне забезпечення процесу ухвалення управлінських рішень»
С. Колесников, «Ієрархія систем управлінського обліку»
І.І. Карпачов, «Класифікація комп'ютерних систем управління підприємством»
www.sap.com
www.baan.com
www.erp-people.com
www.economics.ru