MS Access: Τι είναι μια βάση δεδομένων; Διαφορά μεταξύ Access και Excel. Πρόσβαση - τι είναι; Δημιουργία βάσης δεδομένων στη Microsoft Access Access στο διαδίκτυο στη ρωσική εργασία

Το Microsoft Office είναι ένα πρόγραμμα επεξεργασίας που σας επιτρέπει να δημιουργείτε και να επεξεργάζεστε έγγραφα γραφείου. Διαθέτει επίσης μια ενσωματωμένη εφαρμογή που επιτρέπει στους χρήστες να εργάζονται με βάσεις δεδομένων. Οι βάσεις δεδομένων είναι, πρώτα απ 'όλα, ένα βολικό εργαλείο για την αποθήκευση, την οργάνωση και την ανάκτηση των απαραίτητων πληροφοριών. Αυτό το υλικό θα εξετάσει λεπτομερώς το πρόγραμμα επεξεργασίας της Microsoft Access και θα δημοσιεύσει οδηγίες βήμα προς βήμα για την εργασία με την εφαρμογή.

Τι είναι η Microsoft Access

Το Microsoft Office Access είναι ένας ισχυρός επεξεργαστής που είναι ένα σύστημα διαχείρισης βάσης δεδομένων που βασίζεται στο σχεσιακό μοντέλο. Θα πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι χρησιμοποιεί ένα μοντέλο δυναμικής ανταλλαγής μεταξύ πόρων και εφαρμογών δικτύου. Εν χρήσεις του συντάκτηπροηγμένα εργαλεία για την επεξεργασία κάθε είδους πληροφορίας και την παρουσίασή τους σε μια σαφή, συνεπή δομή.

Η πρόσβαση περιλαμβάνει επίσης υποστήριξη για δυναμική Βιβλιοθήκες ActiveX. Αυτή η τεχνολογία, η οποία βοηθά όχι μόνο στην παρουσίαση πληροφοριών με τη μορφή κειμένου, αλλά και με τη μορφή αντικειμένων πολυμέσων. Το σχεσιακό μοντέλο σάς επιτρέπει να δημιουργείτε συνδέσεις μεταξύ βάσεων δεδομένων και να ελέγχετε οποιαδήποτε αλλαγή, κάνοντας έγκαιρες προσαρμογές.

Ορισμένοι χρήστες πιστεύουν ότι ένας από τους επεξεργαστές του Microsoft Office Excel είναι παρόμοιος με το πρόγραμμα Access, αλλά αυτή είναι μια εσφαλμένη αντίληψη. Το Excel είναι ένα εργαλείο για την εργασία με υπολογιστικά φύλλα και το τελευταίο, με τη σειρά του, χρησιμοποιείται για τη δημιουργία βάσεων δεδομένων με τη μορφή πινάκων.

Η αρχή του Excel βασίζεται στην οργάνωση δεδομένων μέσα σε έναν ξεχωριστό πίνακα Η Access σάς επιτρέπει να εκτελείτε πιο σύνθετες εργασίες, δουλεύοντας με μεγάλο όγκο πληροφοριών. Και εν κατακλείδι, είναι απαραίτητο να σημειωθεί ένα σημαντικό χαρακτηριστικό: το Excel έχει σχεδιαστεί για έναν χρήστη, καθώς η αλλαγή πληροφοριών είναι τοπικής φύσης και η Access συνεπάγεται εργασία πολλών χρηστών με βάσεις δεδομένων.

Γιατί χρησιμοποιείται;

Το πρόγραμμα επεξεργασίας χρησιμοποιείται για την πλήρη αυτοματοποίηση της εργασίας με βάσεις δεδομένων σε διάφορους τομείς δραστηριότητας, επιχειρήσεων, διαχείρισης προσωπικού κ.λπ. Αξίζει να σημειωθεί ότι λόγω του γεγονότος ότι το λογισμικό έχει καθολική δομή, βοηθά να απαλλαγείτε από την υπερβολική αφθονία δεδομένων όταν πρέπει να αλλάξετε την επιθυμητή παράμετρο, όχι εισάγοντας μια νέα, αλλά προσαρμόζοντας την παλιά. Επιπλέον, οι αλλαγές θα αντικατοπτρίζονται όχι μόνο στην κύρια βάση δεδομένων, αλλά και σε αυτές που σχετίζονται με αυτήν.

Δομή εφαρμογής

Η ευκολία της εργασίας με το πρόγραμμα επιτυγχάνεται χάρη στην παρουσία στοιχείων που επιτρέπουν αυτοματοποιήστε τη διαδικασίαδημιουργώντας μια βάση. Ακολουθεί μια λίστα με τα κύρια στοιχεία του λογισμικού.

Συστατικά:

• τραπέζι. Το στοιχείο της εφαρμογής έχει σχεδιαστεί για να καταγράφει και να αποθηκεύει δεδομένα.
• αίτηση. Το στοιχείο έχει σχεδιαστεί για να λαμβάνει πληροφορίες από έναν ή περισσότερους πίνακες. Είναι ένα μέσο πρόσβασης σε σχετικές βάσεις δεδομένων και λογισμικό τρίτων.
• μορφή. Το αντικείμενο χρησιμοποιείται για να αναπαραστήσει τις εισαγόμενες πληροφορίες με πιο φιλικό προς το χρήστη τρόπο.
• κανω ΑΝΑΦΟΡΑ. Σας επιτρέπει να λάβετε το τελικό αποτέλεσμα με τη μορφή ενός ολοκληρωμένου εγγράφου.
• μακροεντολή. Είναι ένα στοιχείο που περιέχει μια διαδοχική περιγραφή για την εκτέλεση μιας συγκεκριμένης ενέργειας. Χρησιμοποιώντας το, μπορείτε να καθορίσετε μια εντολή που θα εκτελέσει μια συγκεκριμένη εργασία, για παράδειγμα, ελέγχοντας για αλλαγές στα δεδομένα σε έναν από τους πίνακες.
• μονάδα μέτρησης. Ένα στοιχείο που περιέχει λογισμικό γραμμένο στη γλώσσα προγραμματισμού της Visual Basic. Με τη βοήθειά του, ο επεξεργαστής επεκτείνει σημαντικά τη λειτουργικότητά του. Αυτό επιτυγχάνεται με τη χρήση λειτουργιών και διαδικασιών που έχουν σχεδιαστεί για να ανταποκρίνονται σε ορισμένες αλλαγές.
• σελίδα πρόσβασης. Με τη βοήθειά του, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε απομακρυσμένες βάσεις δεδομένων που είναι αποθηκευμένες σε άλλους προσωπικούς υπολογιστές.

Σχέση με άλλα DBMS

Η Access σάς επιτρέπει όχι μόνο να χρησιμοποιείτε τις δικές σας καταχωρημένες πληροφορίες, αλλά και να δημιουργήσετε μια σχέση με ένα άλλο DBMS. Υπάρχει επίσης η δυνατότητα εισαγωγής από άλλες εφαρμογές, για παράδειγμα, dBase, MySQL, Paradox, FoxPro, Excel. Για διευκόλυνση του χρήστη, είναι δυνατή όχι μόνο η χρήση εισαγωγής, αλλά και δεδομένα σύνδεσηςμε άλλα προγράμματα και πόρους δικτύου.

Επισκόπηση διεπαφής χρήστη

Σπουδαίος!Η διεπαφή θα αναθεωρηθεί χρησιμοποιώντας το Microsoft Access 2013 ως παράδειγμα, ωστόσο, η Microsoft Access 2007 και το 2010 είναι σχεδόν πανομοιότυπα

Η διεπαφή σε αυτήν την έκδοση του λογισμικού έχει σχεδιαστεί για να βελτιώσει την ευκολία της εργασίας με πολλά στοιχεία βασίζεται σε μια κορδέλα που παρέχει γρήγορη πρόσβαση στις κύριες λειτουργίες και εντολές.

Διεπαφή χρήστη:

• « Παρασκήνια" (δημιουργία). Ένα στοιχείο διεπαφής εμφανίζεται μετά την εκκίνηση του προγράμματος και επιτρέπει στον χρήστη να επιλέξει ένα πρότυπο για τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων. Κατά τη διάρκεια της εργασίας, για να μεταβείτε σε αυτήν την καρτέλα, πρέπει να ακολουθήσετε τη διαδρομή "Αρχείο" και "Δημιουργία".
• « Αρχείο" Σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε, να ανοίξετε, να εκτυπώσετε το έτοιμο έγγραφο, καθώς και να ορίσετε παραμέτρους Access και να ορίσετε ένα κατάλληλο θέμα.
  
  
• « Ταινία" Είναι το κύριο στοιχείο κατά την εργασία με τον επεξεργαστή. Περιέχει ενότητες με εργαλεία για τη δημιουργία και την επεξεργασία μιας βάσης δεδομένων. Περιλαμβάνει επίσης μια γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης που περιέχει τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα στοιχεία.
• « Περιοχή πλοήγησης" Σας επιτρέπει να δείτε το αποτέλεσμα των ενεργειών που εκτελέστηκαν και αντικατοπτρίζει τη δομή της βάσης δεδομένων.
• « Παράθυρο διαλόγου" Ένα στοιχείο διεπαφής με το οποίο ο χρήστης μπορεί να διευκρινίσει τις παραμέτρους ενός αντικειμένου.
  
• " Για να εμφανίσετε το στοιχείο, θα χρειαστεί να κάνετε δεξί κλικ στο στοιχείο του αντικειμένου. Περιλαμβάνει εντολές που εξαρτώνται από την εργασία που εκτελείται.
  
• " Χρησιμοποιείται για την εναλλαγή της λειτουργίας παρουσίασης εγγράφων και για την εμφάνιση της κατάστασης της τρέχουσας λειτουργίας.

Η διεπαφή ελέγχθηκε χρησιμοποιώντας τη Microsoft Access 2013 ως παράδειγμα. Μπορεί να διαφέρει σε χαμηλότερες εκδόσεις.

Εργασία με βάσεις δεδομένων στην Access

Δημιουργία βάσης δεδομένων

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων με διάφορους τρόπους: από την αρχή ή χρησιμοποιώντας ένα έτοιμο πρότυπο. Στην πρώτη περίπτωση, ο χρήστης πρέπει να δημιουργήσει ανεξάρτητα στοιχεία και αντικείμενα βάσης δεδομένων στη δεύτερη επιλογή, όλα είναι πολύ πιο απλά. Εκκινούμε το έτοιμο πρότυπο και εισάγουμε τα στοιχεία μας. Στη συνέχεια, θα εξετάσουμε λεπτομερώς και τις δύο επιλογές για εργασία με βάσεις δεδομένων.

Καθαρή βάση

Ας ξεκινήσουμε να δημιουργούμε μια νέα βάση δεδομένων και στη συνέχεια να τη γεμίζουμε με πληροφορίες:

Δημιουργία από ένα πρότυπο

Η εργασία με το πρότυπο μοιάζει με αυτό:

Συμπλήρωση της βάσης δεδομένων

Η συμπλήρωση της βάσης δεδομένων περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός πίνακα και την εισαγωγή των απαραίτητων πληροφοριών σε αυτόν.

Αρχικά, θα πρέπει να σημειωθεί ότι χρησιμοποιώντας το MS Access μπορείτε εισαγωγή. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την καρτέλα "Εξωτερικό" και κάντε κλικ στο εικονίδιο "Εισαγωγή". Στη συνέχεια, θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο όπου πρέπει να καθορίσετε τη διαδρομή προς το αρχείο και να κάνετε κλικ στο "Ok". Στη συνέχεια, το παράθυρο εισαγωγής θα εμφανιστεί ξανά, κάντε κλικ στο " Περαιτέρω» και ορίστε πληροφορίες για κάθε αντικείμενο. Ορίζουμε ένα κλειδί που θα σας βοηθήσει να επεξεργαστείτε γρήγορα τις πληροφορίες και κάντε κλικ στο " Περαιτέρω" Μετά από αυτό, το αντικείμενο θα εμφανιστεί στο κύριο παράθυρο και μπορείτε να ξεκινήσετε τη δημιουργία του.

Διαδικασία δημιουργίας:

Σημειώνεται ότι το πεδίο «Τιμή» έχει αριθμητική παράμετρο. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι οι πληροφορίες σε χρηματικούς όρους έχουν μια διάσταση που εκφράζεται σε ρούβλια (εάν χρησιμοποιείται η επίσημη τοπική έκδοση του πακέτου γραφείου). Αν μιλάμε για την τιμή των περιφερειακών υπολογιστών, τότε, κατά κανόνα, χρησιμοποιούνται συμβατικές μονάδες για να εκφράσουν το συγκριτικό τους κόστος. Για μια τέτοια περίπτωση, χρησιμοποιείται μια αριθμητική παράμετρος, έτσι ώστε να αποφευχθεί η επαναδιαμόρφωση ολόκληρης της βάσης δεδομένων.

Έργο Νο. 1 «Προϊόντα»:

Έργο Νο. 2 «Προμήθεια»:

Σχήματα δεδομένων

Η σχέση μεταξύ των πινάκων καθορίζεται χρησιμοποιώντας τη δομή που χρησιμοποιείται στο έργο. Σε αυτήν την περίπτωση, η δομή εμφανίζεται γραφικά, γεγονός που κάνει την επεξεργασία δεδομένων πολύ πιο εύκολη.

Δημιουργούμε σχέσεις μεταξύ έργων:

Τώρα χρειαζόμαστε δημιουργήστε μια σύνδεσημεταξύ δύο αντικειμένων, το κάνουμε ως εξής:

Δημιουργία αιτημάτων

Κλασική δειγματοληψία

Ένα δείγμα ερωτήματος σάς επιτρέπει να επιλέξετε δεδομένα από τη βάση δεδομένων σύμφωνα με προ-δημιουργημένες συνθήκες. Στο έργο μας, θα δημιουργηθεί μια επιλογή που θα σας επιτρέψει να βρείτε προϊόντα με τα ονόματά τους. Θα εκτελέσουμε τις εργασίες στη βάση δεδομένων «Προϊόντα».

Δημιουργία Οντότητας

Ένα ερώτημα για τη δημιουργία μιας οντότητας στη Microsoft Access επιλέγει από σχετικούς πίνακες και άλλα ερωτήματα που δημιουργήθηκαν προηγουμένως. Σε αντίθεση με την πρώτη επιλογή, το αποτέλεσμα θα αποθηκευτεί σε έναν νέο μόνιμο πίνακα.

Η διαδικασία μοιάζει με αυτό:

Για προσθήκη, διαγραφή, επεξεργασία

Αυτός ο τύπος ερωτήματος συνεπάγεται τη δημιουργία και εκτέλεση κάποιας ενέργειας, ως αποτέλεσμα της οποίας θα αλλάξουν οι παράμετροι στον πίνακα.

Δημιουργούμε ένα αίτημα ως εξής:

Αίτηση να προσθέσω:

Για επεξεργασία:

Δημιουργία και σχεδιασμός εντύπων

Οι φόρμες είναι ένα από τα στοιχεία που έχουν σχεδιαστεί για να οργανώνουν σωστά την αποθήκευση δεδομένων.

Ποια έντυπα χρειάζονται για:

• ο σκοπός των εντύπων είναι να εξόδου δεδομένωνστην οθόνη σε φιλική προς το χρήστη μορφή·
• έλεγχος εκκίνησης. Σε αυτήν την περίπτωση, ο κύριος σκοπός των φορμών είναι η εκτέλεση μακροεντολών.
• προβολή παράθυρα διαλόγου. Χρησιμοποιώντας φόρμες, μπορείτε να εμφανίσετε μια προειδοποίηση σχετικά με πιθανά σφάλματα.

Χρησιμοποιήστε το "" για να δημιουργήσετε ένα αντικείμενο:

Μετά από αυτό, μια νέα καρτέλα θα εμφανιστεί μπροστά στον χρήστη, όπου ο πίνακας θα παρουσιαστεί με τη μορφή φόρμας. Όπως μπορείτε να δείτε, η αντίληψη των πληροφοριών έχει γίνει πολύ πιο βολική.

Ας εξετάσουμε την επιλογή δημιουργίας φορμών χρησιμοποιώντας το Designer:

Δημιουργούμε μια φόρμα από την αρχή χρησιμοποιώντας το "". Χρησιμοποιώντας αυτήν την επιλογή, μπορείτε να προσαρμόσετε τη σχεδίαση, να αλλάξετε το γέμισμα του πεδίου, να προσθέσετε αρχεία πολυμέσων κ.λπ.

Μπορείτε επίσης να διαμορφώσετε τις απαιτούμενες παραμέτρους για την εικόνα: "Χρώμα φόντου", "Τύπος φόντου", "Περίγραμμα" κ.λπ.

Δημιουργούμε αναφορές

Για να εργαστούμε με αναφορές θα χρησιμοποιήσουμε το "":

Αναφορά χρησιμοποιώντας τον κατασκευαστή:

Γεια σε όλους! Σε αυτό το μάθημα θα εξετάσουμε τη δημιουργία πινάκων βήμα προς βήμα σε μια βάση δεδομένων της Access. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να διαβάσετε και να επαναλάβετε. Πηγαίνω!
Στόχος: μάθετε να δημιουργείτε πίνακες βάσεων δεδομένων, να ορίζετε τη δομή τους, να επιλέγετε τύπους πεδίων και να διαχειρίζεστε τις ιδιότητές τους. μάστερ τεχνικές για τη συμπλήρωση πινάκων με συγκεκριμένο περιεχόμενο.

Ο επικεφαλής μιας μικρής επιχείρησης που συναρμολογεί προσωπικούς υπολογιστές από έτοιμα εξαρτήματα διέταξε την ανάπτυξη μιας βάσης δεδομένων βασισμένης σε δύο πίνακες στοιχείων. Ένας πίνακας περιέχει δεδομένα που μπορούν να εμφανιστούν στους πελάτες όταν συμφωνούν σε μια προδιαγραφή προϊόντος - δείχνει τις λιανικές τιμές των εξαρτημάτων. Ο δεύτερος πίνακας προορίζεται για την ανάλυση των αποτελεσμάτων των δραστηριοτήτων της επιχείρησης - περιέχει τιμές χονδρικής για εξαρτήματα και σύντομες πληροφορίες σχετικά με τους προμηθευτές (οι πελάτες της επιχείρησης δεν έχουν πρόσβαση στα δεδομένα σε αυτόν τον πίνακα).

1. Εκκινήστε το πρόγραμμα Microsoft Access(Έναρξη - Προγράμματα - Microsoft Office - Microsoft Access).

2. Στο παράθυρο Microsoft Accessενεργοποιήστε τον διακόπτη Νέα βάση δεδομένων.

Δημιουργία βάσης δεδομένων Access - Βήμα προς βήμα δημιουργία πινάκων σε βάση δεδομένων της Access

3. Στην πλαϊνή γραμμή, επιλέξτε τη θέση όπου θα αποθηκευτεί η βάση δεδομένων, δώστε στο αρχείο ένα όνομα: αξεσουάρ. Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένος ο Τύπος αρχείου Βάσεις δεδομένων Microsoft Accessκαι κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργώ. Ως αποτέλεσμα, ένα νέο παράθυρο βάσης δεδομένων θα πρέπει να εμφανιστεί στην οθόνη. Η λειτουργία δημιουργίας πρώτου πίνακα θα ξεκινήσει αυτόματα:

4. Μεταβείτε από τη λειτουργία πίνακα στη λειτουργία σχεδίασης επιλέγοντάς την στο μενού:
Όταν το πρόγραμμα ζητά όνομα πίνακα, πληκτρολογήστε το όνομα: αξεσουάρκαι κάντε κλικ στο ΟΚ. Θα ανοίξει ένα παράθυρο σχεδιαστή στο οποίο θα δημιουργήσουμε τη δομή του πίνακα:

Δημιουργία πίνακα Access - Βήμα προς βήμα δημιουργία πινάκων σε μια βάση δεδομένων της Access

5. Για τον πρώτο πίνακα, εισαγάγετε τα ακόλουθα πεδία:

Σημειώστε ότι σε αυτήν την περίπτωση το πεδίο Τιμήκαθορίζεται όχι από το νομισματικό είδος, αλλά αριθμητικός. Τα δεδομένα που σχετίζονται με τον νομισματικό τύπο έχουν μια διάσταση που εκφράζεται σε ρούβλια (εάν η εργασία εκτελείται με μια έκδοση της Microsoft Access που έχει εντοπιστεί στη Ρωσία). Αλλά δεν συνηθίζεται να εκφράζεται το κόστος των εξαρτημάτων του υπολογιστή σε αυτή τη μονάδα μέτρησης. Για τη σύγκριση των τιμών από διαφορετικούς προμηθευτές, συνήθως χρησιμοποιούνται «συμβατικές μονάδες». Σε τέτοιες περιπτώσεις είναι βολικό να χρησιμοποιείτε το χωράφι αριθμητικόςπληκτρολογήστε, ώστε να μην επαναδιαμορφώσετε ολόκληρο το DBMS.

Πίνακας "Στοιχεία" - Βήμα προς βήμα δημιουργία πινάκων σε μια βάση δεδομένων της Access

6. Κάντε κλικ στο πεδίο Τιμή. Στο κάτω μέρος της φόρμας, ορίστε την ιδιότητα Αριθμός δεκαδικών ψηφίων, ίσο με 2.

7. Για να συνδεθείτε με τον πίνακα μελλοντικών προμηθευτών, πρέπει να ορίσετε ένα πεδίο κλειδιού. Δεδομένου ότι κανένα πεδίο εδώ δεν ισχυρίζεται σαφώς ότι είναι "μοναδικό", χρησιμοποιούμε έναν συνδυασμό πεδίων ΣυστατικόΚαι Μοντέλο. Επιλέξτε και τα δύο πεδία στο επάνω μέρος της φόρμας (ενώ κρατάτε πατημένο το πλήκτρο SHIFT). Κάντε δεξί κλικ για να ανοίξετε το μενού περιβάλλοντος και επιλέξτε Πεδίο κλειδιού.

Στη συνέχεια, ένα «κλειδί» θα εμφανιστεί δίπλα σε αυτά τα πεδία.

8. Κλείστε το παράθυρο του Designer (το συνηθισμένο κλείσιμο γίνεται μέσω του «σταυρού» στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου του Designer).
Απαντήστε στο αίτημα για αποθήκευση της τροποποιημένης δομής του πίνακα με τη συγκατάθεσή σας.

9. Επαναλάβετε τα βήματα 4-8 για να δημιουργήσετε έναν πίνακα Προμηθευτές, το οποίο περιλαμβάνει τα ακόλουθα πεδία:

Για να το κάνετε αυτό πρέπει να κάνετε τα εξής: μενού Δημιουργία - Πίνακας.

Επιλέξτε λειτουργία Σχεδιαστής.

Λάβετε υπόψη ότι το πεδίο αριθμού τηλεφώνου είναι κείμενο, παρά το γεγονός ότι οι αριθμοί τηλεφώνου συνήθως γράφονται με αριθμούς. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι δεν έχουν αριθμητικό περιεχόμενο. Οι αριθμοί τηλεφώνου δεν συγκρίνονται κατά μέγεθος, δεν αφαιρούνται από τον έναν αριθμό στον άλλο κ.λπ. Αυτό είναι ένα τυπικό πεδίο κειμένου.
Το πεδίο κλειδιού μπορεί να παραλειφθεί– δεν απαιτείται για την τρέχουσα εργασία.
10. Στο αριστερό πλαίσιο του παραθύρου της βάσης δεδομένων, κάντε διπλό κλικ για να ανοίξετε έναν προς έναν τους πίνακες που δημιουργήσατε και να τους συμπληρώσετε με πειραματικό περιεχόμενο (10 εγγραφές ο καθένας).
11. Όταν τελειώσετε, κλείστε τους πίνακες και βγείτε από το πρόγραμμα.
Αυτό το μάθημα έδειξε βήμα προς βήμα τη δημιουργία πινάκων σε μια βάση δεδομένων της Access χρησιμοποιώντας ένα απλό παράδειγμα. Αν σας ενδιαφέρει, σας συνιστώ να παρακολουθήσετε το εκπαιδευτικό βίντεο παρακάτω.

Συνεχίζεται…
ΜΑΘΗΜΑ 1: Βήμα προς βήμα δημιουργία πινάκων σε μια βάση δεδομένων της Access
ΜΑΘΗΜΑ 2: Δημιουργία σχέσεων μεταξύ πινάκων στη βάση δεδομένων της Access
ΜΑΘΗΜΑ 3: Δημιουργία ερωτήματος για την επιλογή δεδομένων σε μια βάση δεδομένων της Access
ΜΑΘΗΜΑ 4: Δημιουργία ερωτημάτων με μια παράμετρο στη βάση δεδομένων της Access
ΜΑΘΗΜΑ 5: Δημιουργία διασταυρούμενων ερωτημάτων σε μια βάση δεδομένων της Access
ΜΑΘΗΜΑ 6: Δημιουργία αιτημάτων αλλαγής σε μια βάση δεδομένων της Access
ΜΑΘΗΜΑ 7: Δημιουργία και συμπλήρωση φορμών στη βάση δεδομένων της Access

Πρόσβασηείναι ένα πρόγραμμα με το οποίο μπορείτε γρήγορα και αρκετά εύκολα να δημιουργήσετε βάσεις δεδομένων, να τις γεμίσετε και να εργαστείτε με αυτές. Μερικές φορές μπορείτε να δείτε μια συντομογραφία όπως DBMS. Μην ανησυχείτε, είναι απλώς μια συντομογραφία του Σύστημα διαχείρισης βάσης δεδομένων.Πρόσβασηπεριλαμβάνονται στη συσκευασία το γραφείο της Microsoft, και αν δεν μπορείτε να βρείτε ένα τέτοιο πρόγραμμα μέσω Έναρξη - Προγράμματα, στη συνέχεια επανεκκινήστε την εγκατάσταση το γραφείο της Microsoftκαι πιέστε ελεύθερα το κουμπί Προσθήκη/Αφαίρεση, και, στη συνέχεια, απλώς επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα Microsoft Access. Μετά την εγκατάσταση, η συντόμευση που χρειαζόμαστε θα εμφανιστεί στη λίστα των προγραμμάτων. (Μόνο ένα μικρό ΑΛΛΑ.Πρόσβασηδιαθέσιμο μόνο σε Pro(εκείνοι. Επαγγελματίας ) εκδόσεις το γραφείο της Microsoft. Επομένως, εάν έχετε διαφορετική εγκατάσταση, δεν θα μπορείτε να βρείτε το απαιτούμενο στοιχείο σε αυτήν. Αναζήτηση Proκαι καλή τύχη.)

Η αποθήκευση και η γρήγορη ανάκτηση των απαραίτητων πληροφοριών είναι μια από τις πιο σημαντικές λειτουργίες των προσωπικών υπολογιστών και των δικτύων υπολογιστών. Για αυτό ακριβώς έχουν δημιουργηθεί DBMS. Πολλές από αυτές είναι παρόμοιες με εξειδικευμένες γλώσσες προγραμματισμού, αφού μελετήσετε τις οποίες μπορείτε να δημιουργήσετε ανεξάρτητα βάσεις δεδομένων, να εισαγάγετε τους απαραίτητους ελέγχους σε αυτές, να τις διαμορφώσετε και να τις βελτιστοποιήσετε για συγκεκριμένες ανάγκες. Αυτό είναι για παράδειγμα Παράδοξο,Ψαλίδιή FoxPro.

Η ανάγκη εκμάθησης μιας γλώσσας προγραμματισμού ή προσέλκυσης ειδικών περιόρισε κάπως την ευρεία εφαρμογή βάσεων δεδομένων. Αυτή η κατάσταση άλλαξε με την έλευση Πρόσβαση. Οι πρώτες εκδόσεις του προγράμματος, όπως π.χ Πρόσβαση 2.0Και Πρόσβαση 95, μπορεί επίσης να βρεθεί σε συστήματα που εκτελούνται κάτω από Windows 3.11Και Windows 95, αλλά σταδιακά αντικαθίστανται από νεότερα Πρόσβαση 97(2000 ή XP). Στη συνέχεια θα μιλήσουμε για Microsoft Access 97.

Δομή βάσης δεδομένων

Μια καλά σχεδιασμένη βάση δεδομένων είναι πρώτα και κύρια μια συλλογή ονομασθέντες πίνακες. Καθένα από τα οποία με τη σειρά του περιέχει έναν αριθμό χωράφια, έχοντας σίγουρη ιδιότητες. Τα πεδία αποτελούν τη δομή της βάσης δεδομένων - τη βάση της. Οι ιδιότητες του πεδίου καθορίζουν ποια δεδομένα μπορούν να εισαχθούν σε αυτό και ποιες λειτουργίες μπορούν στη συνέχεια να εκτελεστούν και ποιες δεν μπορούν να εκτελεστούν με τα περιεχόμενα του πεδίου. Για παράδειγμα, τα δεδομένα στο πεδίο Σειριακός αριθμός, μπορούν να ταξινομηθούν σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά, αλλά η σύνοψή τους είναι εντελώς άσκοπη. Ενώ τα δεδομένα είναι στο πεδίο Μισθός, μπορείτε να το συνοψίσετε με ασφάλεια για να λάβετε την τιμή Σύνολο. Προφανώς, αυτά τα πεδία έχουν διαφορετικές ιδιότητες και ανήκουν σε διαφορετικούς τύπους.

Η πλήρωση της βάσης δεδομένων με πληροφορίες πραγματοποιείται με τη δημιουργία εγγραφές.Ρεκόρ- αυτή είναι μια σειρά στον πίνακα που περιέχει τις τιμές όλων των πεδίων που πρέπει να συμπληρωθούν. Επομένως, η απλούστερη βάση δεδομένων μπορεί να δημιουργηθεί ακόμη και χρησιμοποιώντας Μπλοκ ΣΗΜΕΙΩΣΕΩΝή Microsoft Excel. Ταυτόχρονα, για να συμπεριληφθεί το αρχείο που δημιουργήθηκε στη βάση δεδομένων, οι πληροφορίες σε αυτό πρέπει να παρουσιάζονται με τη μορφή πεδίων. Εκείνοι. πρέπει να είναι μορφοποιημένη έτσι ώστε να διακρίνονται εύκολα τα περιεχόμενα των παρακείμενων πεδίων.

Για βάσεις δεδομένων κειμένουΥπάρχουν δύο βασικές μορφές:

 με σταθερό μήκος πεδίου (Διαχωρισμός πεδίων με καρτέλες)

Βάση σε Microsoft Excel- αυτό είναι ένα φύλλο πίνακα στον οποίο οι στήλες αντιστοιχούν σε ορισμένα χαρακτηριστικά αντικειμένων, π.χ. αντιπροσωπεύουν πεδία και οι σειρές σχηματίζουν εγγραφές.

Αυτό είναι το χαμηλότερο επίπεδο βάσεων δεδομένων, αλλά ταυτόχρονα, τα ισχυρά DBMS σας επιτρέπουν συνήθως να εισάγετε τέτοια αρχεία και να τα μετατρέπετε στις απαιτούμενες μορφές. Επομένως, οι πληροφορίες που συσσωρεύονται ακόμη και στην απλούστερη μορφή τους δεν θα χαθούν και δεν θα απαιτήσουν πλήρη επανεπεξεργασία.

Πρόγραμμα εφαρμογής Microsoft Access 2007σχεδιασμένο να δημιουργεί Βάση δεδομένων. Η Access 2007 χρησιμοποιεί πίνακες που σχετίζονται με τη λογική. DBMS Microsoft Access 2007παρέχει εύκολη και αξιόπιστη διαχείριση των δεδομένων που είναι αποθηκευμένα σε πίνακες.

Η ουσία της δημιουργίας μιας βάσης δεδομένων στη Microsoft Access 2007 είναι ότι πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε μια δομή βάσης δεδομένων (να δημιουργήσετε μια δομή πινάκων και να δημιουργήσετε σχέσεις μεταξύ τους) και στη συνέχεια να συμπληρώσετε τους πίνακες της νέας βάσης δεδομένων.

Επιπλέον, είναι σκόπιμο να δημιουργήσετε μορφέςγια την εισαγωγή δεδομένων σε πίνακες, αιτήσεωνγια αναζήτηση πληροφοριών στη βάση δεδομένων και Αναφορέςγια να εμφανίσετε τις απαραίτητες πληροφορίες από τη βάση δεδομένων σε βολική μορφή στην οθόνη, εκτύπωση ή αρχείο.

Η βάση δεδομένων μπορεί να δημιουργηθεί είτε χειροκίνητα (μια νέα άδεια βάση δεδομένων) είτε με βάση πρότυπα. Τα πρότυπα δεν αντιστοιχούν πάντα στην απαιτούμενη βάση δεδομένων, αλλά με τη βοήθειά τους μπορείτε να δημιουργήσετε γρήγορα μια βάση δεδομένων κοντά σε αυτό που απαιτείται και, στη συνέχεια, μπορείτε να την αλλάξετε και να τη συμπληρώσετε με τα δεδομένα σας.

Όταν εκκινείτε μια εφαρμογή Access 2007, θα δείτε τη νέα αρχική σελίδα Ξεκινώντας με τη Microsoft Access 2007, που φαίνεται στην Εικόνα 1. 1.

Ρύζι. 1. Νέα αρχική σελίδα

Όταν δημιουργείτε μια βάση δεδομένων από πρότυπα, μπορείτε να επιλέξετε το πρότυπο που θέλετε από τη σελίδα Ξεκινώντας με τη Microsoft Access 2007 από τις Κατηγορίες προτύπων ή από τα πρότυπα του Microsoft Office Online. Όταν επιλέγετε, για παράδειγμα, το πρότυπο Σχολής στην κατηγορία Τοπικά πρότυπα, μια περιγραφή της βάσης δεδομένων θα εμφανιστεί στη δεξιά πλευρά του παραθύρου της εφαρμογής. Παρακάτω, στο πεδίο κειμένου, υποδεικνύεται το όνομα του αρχείου: Faculty.accdb και ένα εικονίδιο φακέλου με το οποίο μπορείτε να αποθηκεύσετε το αρχείο στον επιθυμητό κατάλογο (από προεπιλογή, καθορίζεται ο φάκελος Τα έγγραφά μου).

Το όνομα αρχείου και ο κατάλογος αποθήκευσης αρχείων μπορούν να αλλάξουν. Στη συνέχεια, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Δημιουργία. Ως αποτέλεσμα, θα εμφανιστεί το παράθυρο βάσης δεδομένων Σχολής: βάση δεδομένων (Access 2007) - Microsoft Access. Η Περιοχή Επεξεργασίας θα εμφανίσει τη Λίστα Σχολών που πρέπει να συμπληρωθεί. Εάν το παράθυρο περιήγησης είναι κλειστό, πρέπει να το ανοίξετε πατώντας το F11 ή κάνοντας κλικ στο κουμπί Άνοιγμα/Κλείσιμο περιγράμματος του παραθύρου πλοήγησης.

Στον σύγχρονο κόσμο, οι άνθρωποι έχουν να αντιμετωπίσουν τεράστιες ποσότητες ομοιογενών πληροφοριών. Αυτές οι πληροφορίες πρέπει να οργανωθούν με κάποιο τρόπο, να υποβληθούν σε επεξεργασία χρησιμοποιώντας παρόμοιες μεθόδους και, ως αποτέλεσμα, να λάβουν συνοπτικά δεδομένα ή να αναζητήσουν συγκεκριμένες πληροφορίες στη μάζα. Οι βάσεις δεδομένων εξυπηρετούν αυτόν τον σκοπό. Χρησιμοποιώντας το Microsoft Office Access, το οποίο περιλαμβάνεται στη σουίτα εφαρμογών γραφείου του Microsoft Office, μπορείτε να δημιουργήσετε μόνοι σας μια βάση δεδομένων.

Παρά το γεγονός ότι "Δεν μπορείτε να αγκαλιάσετε την απεραντοσύνη", αυτό το άρθρο κάνει μια προσπάθεια συλλογής υλικού που θα ενδιαφέρει τόσο τους αρχάριους χρήστες του προγράμματος Access όσο και όσους είναι ήδη εξοικειωμένοι με προηγούμενες εκδόσεις αυτού του προγράμματος.

Για να μιλάμε την ίδια γλώσσα, θα ορίσουμε τις έννοιες που θα χρησιμοποιηθούν. Η θεωρία των σχέσεων περιέχει πολλές διαφορετικές έννοιες και όρους, αλλά θα χρησιμοποιήσουμε ένα απλοποιημένο σύνολο ορισμών. Αυτός είναι ένας πρακτικός οδηγός δράσης και όχι θεωρητικής έρευνας.

Μια βάση δεδομένων συνήθως νοείται ως μια αντικειμενική μορφή παρουσίασης και οργάνωσης ενός συνόλου δεδομένων (άρθων, υπολογισμών κ.λπ.), συστηματοποιημένων με τέτοιο τρόπο ώστε αυτά τα δεδομένα να μπορούν να βρεθούν και να υποβληθούν σε επεξεργασία με χρήση ηλεκτρονικού υπολογιστή.

Στη βάση δεδομένων, όλες οι πληροφορίες συλλέγονται με τη μορφή πινάκων. Ένας πίνακας για εμάς είναι ανάλογος με έναν πίνακα σε χαρτί και αποτελείται από γραμμές και στήλες. Κάθε στήλη έχει ένα όνομα που δεν επαναλαμβάνεται σε αυτόν τον πίνακα. Οι γραμμές είναι σε τυχαία σειρά και δεν έχουν αριθμούς. Η αναζήτηση συμβολοσειρών πραγματοποιείται όχι με αριθμούς, αλλά με αναγνωριστικά (κλειδιά). Για τα κλειδιά θα μιλήσουμε αναλυτικότερα στην αντίστοιχη ενότητα.

Τα ερωτήματα χρησιμοποιούνται για την αναζήτηση και επεξεργασία πληροφοριών και το τελικό αποτέλεσμα εμφανίζεται με τη μορφή αναφορών.

Η Access 2007 περιλαμβάνει έναν αριθμό κοινών προτύπων βάσης δεδομένων. Στη νέα ορολογία, τέτοια πρότυπα ονομάζονται προκαθορισμένες βάσεις δεδομένων. Αυτά τα πρότυπα εμφανίζονται σε ένα νέο παράθυρο που εμφανίζεται κατά την εκκίνηση της Access 2007 που ονομάζεται "Ξεκινώντας". Δεν θα χρησιμοποιήσουμε τα καθορισμένα πρότυπα, αλλά θα δημιουργήσουμε τη δική μας βάση δεδομένων. Η φιλική προς το χρήστη διεπαφή της Access 2007 σάς επιτρέπει να το κάνετε αυτό χωρίς καμία ειδική εκπαίδευση προγραμματισμού.

Εκκίνηση της Access 2007 για τη δημιουργία νέας βάσης δεδομένων

Εκκινήστε τη Microsoft Access 2007 από το μενού Έναρξη ή τη συντόμευση. Εμφανίζεται το παράθυρο Ξεκινώντας με το Microsoft Office Access. Οι προγραμματιστές του προγράμματος μας προσφέρουν έτοιμα πρότυπα από το Διαδίκτυο, αλλά εμείς θα κάνουμε τη δουλειά για τη δημιουργία της βάσης δεδομένων μόνοι μας.

Ας πούμε ότι αποφασίσαμε να ανοίξουμε ένα εμπόριο προϊόντων πληροφοριών στον ιστότοπό μας και για να καταγράψουμε αυτό το εμπόριο δημιουργούμε μια βάση δεδομένων «Ηλεκτρονικό κατάστημα». Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο εικονίδιο "Νέα βάση δεδομένων".

Στο πεδίο ονόματος αρχείου που ανοίγει, πληκτρολογήστε το όνομα αρχείου "Ηλεκτρονικό κατάστημα". Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να επιλέξετε έναν φάκελο για να τοποθετήσετε το αρχείο της βάσης δεδομένων. Σε αυτό το παράδειγμα, το αρχείο θα βρίσκεται στο E:\my doc.

Δημιουργία πινάκων

Κάντε κλικ στο κουμπί Νέο και η Access θα δημιουργήσει μια νέα βάση δεδομένων και θα την ανοίξει σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Σε αντίθεση με προηγούμενες εκδόσεις εφαρμογών γραφείου, η Microsoft άλλαξε τη διεπαφή στην έκδοση 2007. Τα μενού και οι γραμμές εργαλείων έχουν αντικατασταθεί από Κορδέλες. Η κορδέλα είναι η περιοχή στο επάνω μέρος του παραθύρου όπου μπορείτε να επιλέξετε εντολές. Για την ταχύτερη κατανόηση της σημασίας των εντολών, κάθε μία από αυτές απεικονίζεται με ένα αντίστοιχο εικονίδιο.

Το πρόγραμμα δημιούργησε αυτόματα την πρώτη στήλη του μελλοντικού πίνακα, ονομάζοντάς την "Κώδικας". Θα χρησιμοποιήσουμε αυτόν τον κώδικα αργότερα κατά τη δημιουργία σχέσεων μεταξύ πινάκων. Εάν κάνετε κλικ στο πεδίο με το εικονίδιο "Όχι", το πεδίο "Τύπος δεδομένων" θα γίνει ενεργό και θα εμφανιστεί η λέξη "Μετρητής". Αυτό σημαίνει ότι το πρόγραμμα θα αριθμήσει αυτόματα τις σειρές του πίνακα μας.

Η νέα έκδοση της Access σας επιτρέπει πλέον να δημιουργήσετε έναν πίνακα χωρίς να σκέφτεστε τη μορφή των δεδομένων που εισάγετε στην αντίστοιχη στήλη. Το πρόγραμμα θα παρακολουθεί αυτόματα τις πληροφορίες που εισάγετε και θα προτείνει τον κατάλληλο τύπο δεδομένων και τη μορφή που χρησιμοποιείται πιο συχνά για την παρουσίαση πληροφοριών. Αυτό είναι σαφώς ορατό κατά τη δημιουργία ενός πίνακα.

Εφόσον δημιουργούμε ηλεκτρονικό κατάστημα, θα χρειαστούμε έναν πίνακα για να καταγράψουμε τα προϊόντα μας. Για να το κάνετε αυτό, στην πρώτη γραμμή της δεύτερης στήλης «Προσθήκη πεδίου» εισάγετε το όνομα του πρώτου προϊόντος πληροφοριών. Ας πούμε ότι θα είναι «Στρατηγική διαδικτυακών πωλήσεων». Μετά την εισαγωγή κειμένου στο κελί της δεύτερης στήλης, μια τρίτη στήλη εμφανίστηκε στη δεξιά πλευρά με το όνομα "Προσθήκη πεδίου". Η δεύτερη στήλη ονομάζεται "Πεδίο 1" από προεπιλογή. Για να διευκολύνουμε την εργασία με τον πίνακα, ας μετονομάσουμε αυτήν τη στήλη κάνοντας κλικ στο όνομα και αφού ενεργοποιήσουμε τον δρομέα κειμένου, πληκτρολογούμε το κείμενο «Όνομα προϊόντος». Δεδομένου ότι το κείμενο "Στρατηγική διαδικτυακών πωλήσεων" εισήχθη στο κελί του πίνακα, το πρόγραμμα καθόρισε αυτόματα τον τύπο δεδομένων ως "Κείμενο".

Ομοίως, στην τρίτη στήλη θα εισαγάγουμε την τιμή του προϊόντος με ακρίβεια τεσσάρων ψηφίων 12,3456, και στην τέταρτη στήλη το μέγεθος αρχείου σε kilobyte - 1300 χωρίς να αναγράφονται οι μονάδες μέτρησης. Ας μετονομάσουμε τα αντίστοιχα πεδία, ονομάζοντάς τα «Τιμή» και «Μέγεθος αρχείου». Για να διευκολύνετε την ανάγνωση δεδομένων μεγέθους αρχείου, ορίστε τη μορφή εμφάνισης δεδομένων σε "Διαχωρισμένα δεδομένα".

Μπορείτε να αλλάξετε τον αριθμό των δεκαδικών ψηφίων χρησιμοποιώντας τα κουμπιά "Αύξηση δεκαδικού ψηφίου" και "Μείωση δεκαδικού ψηφίου".

Με τον ίδιο τρόπο, δημιουργήστε τον πίνακα «Πελάτες» χρησιμοποιώντας την εντολή «Πίνακας» της κορδέλας «Δημιουργία» (Εικ. 01_8).

Υποθέτουμε ότι οι πελάτες μας θα πληρώσουν για αγορές χρησιμοποιώντας το σύστημα ηλεκτρονικών πληρωμών WebMoney. Θα χρειαστεί να καθορίσουμε Για να καταγράψουμε αυτές τις πληροφορίες, θα χρειαστούμε τα πεδία "Πορτοφόλι Ευρετήριο" με τύπο δεδομένων κειμένου, "Αριθμός Πορτοφολιού" με αριθμητικό τύπο δεδομένων και "Ημερομηνία Εγγραφής" με τύπο δεδομένων "Ημερομηνία/Ώρα". σε μορφή σύντομης ημερομηνίας.

Για να διευκολυνθεί η εισαγωγή ημερομηνιών, υπάρχει ένα κουμπί ηλεκτρονικού ημερολογίου στα δεξιά του κελιού με τον τύπο δεδομένων «Ημερομηνία/Ώρα». Κάνοντας κλικ στην επιλεγμένη ημερομηνία, εισάγεται η ημερομηνία στο κελί. Αφού συμπληρώσετε την πρώτη γραμμή, αποθηκεύστε τον πίνακα «Πελάτες».

Δημιουργία φορμών

Για να διευκολυνθεί η εισαγωγή πληροφοριών σε πίνακες, χρησιμοποιούνται φόρμες. Στην Access 2007, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πρότυπα φόρμας τα αντίστοιχα κουμπιά βρίσκονται στην κορδέλα "Δημιουργία". Το πρώτο πρότυπο χρησιμοποιείται για τη δημιουργία μιας φόρμας στην οποία μπορείτε να εισάγετε πληροφορίες μόνο μία γραμμή του αντίστοιχου πίνακα κάθε φορά.

Η φόρμα για τον πίνακα "Προϊόντα" που δημιουργήθηκε χρησιμοποιώντας αυτό το πρότυπο μοιάζει με αυτό.

Εάν υπάρχει μεγάλος αριθμός πεδίων στον πίνακα, αυτή η φόρμα είναι πολύ βολική για την εισαγωγή δεδομένων, δεν σας επιτρέπει να παραλείψετε κατά λάθος την εισαγωγή οποιουδήποτε πεδίου. Το μειονέκτημα είναι ότι πρέπει να ελέγξετε τον πίνακα προέλευσης για να αποφύγετε την εσφαλμένη εισαγωγή δεδομένων που υπάρχουν ήδη στον πίνακα. Κατά τη μετάβαση στην επόμενη καταχώριση, το πρόγραμμα θα ελέγξει τη μοναδικότητα των προσθηκών που έγιναν και δεν θα επιτρέψει την επανάληψη, αλλά ο χρόνος για την είσοδο έχει ήδη περάσει.

Το σχήμα που δημιουργείται χρησιμοποιώντας το παρακάτω κενό είναι προτιμότερο.

Όπως φαίνεται από το σχόλιο στην εντολή για τη δημιουργία μιας τέτοιας φόρμας, σας επιτρέπει να δείτε στην οθόνη τα δεδομένα που έχουν ήδη εισαχθεί στον πίνακα και τα πεδία εισαγωγής. Η φόρμα για τον πίνακα "Προϊόντα" που δημιουργήθηκε χρησιμοποιώντας αυτό το πρότυπο μοιάζει με αυτό. Λάβετε υπόψη το σφάλμα σχολίου: Ο πίνακας βρίσκεται στο κάτω μέρος και τα πεδία φόρμας βρίσκονται στο επάνω μέρος του παραθύρου της φόρμας.

Μια ενδιάμεση επιλογή όσον αφορά την ευκολία χρήσης μεταξύ των φορμών που περιγράφονται παραπάνω μπορεί να θεωρηθεί μια φόρμα που δημιουργήθηκε από το τρίτο κενό (Εικ. 02_3).

Σας επιτρέπει να βλέπετε πολλές εγγραφές σε μια φόρμα στην οθόνη ταυτόχρονα, αλλά αυτό δεν είναι αποδεκτό για πίνακες με πολύ μεγάλο αριθμό πεδίων, επειδή Αυτό μειώνει την ευκολία εισαγωγής πληροφοριών σε μικρά πεδία.

Χρησιμοποιώντας την εντολή «Διαίρεση φόρμας» της κορδέλας «Δημιουργία», δημιουργούμε μια φόρμα για τους πίνακες «Προϊόντα» και «Πελάτες».

Αφού δημιουργήσετε τη φόρμα προϊόντων, προσθέστε τις ακόλουθες πληροφορίες σχετικά με τα προσφερόμενα προϊόντα:

Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενη καταχώρηση" στη γραμμή κατάστασης στο κάτω μέρος της οθόνης ή χρησιμοποιήστε το πλήκτρο "Tab", πατώντας το μέχρι να εμφανιστεί μια κενή καταχώρηση στη φόρμα στην οθόνη. Αφού εισαγάγετε δεδομένα στη φόρμα, κλείστε την κάνοντας δεξί κλικ στη συντόμευση της φόρμας και επιλέγοντας «Κλείσιμο» από το μενού περιβάλλοντος που ανοίγει.

Ομοίως, προσθέστε πληροφορίες για πελάτες κάνοντας την ακόλουθη καταχώριση:

Αφού εισαγάγετε δεδομένα στη φόρμα, κλείστε την.

Δημιουργία αναφορών

Για να είναι δυνατή η εκτύπωση των δεδομένων που είναι διαθέσιμα στη βάση δεδομένων, χρησιμοποιούνται αναφορές. Στο πρώτο στάδιο της κυριαρχίας του προγράμματος Access, συνιστάται να χρησιμοποιήσετε την εντολή "Report Wizard" που βρίσκεται στην κορδέλα "Create".

Κατά τη λειτουργία, ο "Οδηγός αναφοράς" θα προσφέρει την επιλογή διαθέσιμων πεδίων από τη λίστα (βλ. Εικ. 03_2), για τα οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αριστερό και το δεξί βέλος, επισημαίνοντας την επιθυμητή γραμμή από τη λίστα με τον κέρσορα.

Μετακινούμε όλα τα διαθέσιμα πεδία στη δεξιά πλευρά.

Στο επόμενο βήμα, μπορούμε να επιλέξουμε τον τρόπο ταξινόμησης των πληροφοριών στη μελλοντική αναφορά. Επιλέξτε ταξινόμηση με αλφαβητική σειρά (αύξουσα) για το πεδίο «Όνομα προϊόντος».

Το επόμενο βήμα του "Οδηγού αναφορών" περιλαμβάνει την επιλογή ενός στυλ (δηλαδή την εμφάνιση της μελλοντικής αναφοράς) - επιλέξτε αυτό που σας ταιριάζει καλύτερα.

Στο τελικό στάδιο, πρέπει να επιλέξετε ένα όνομα αναφοράς που σας ταιριάζει και είτε να προβάλετε την ολοκληρωμένη αναφορά είτε να προχωρήσετε στην επεξεργασία επιλέγοντας την εντολή "Αλλαγή διάταξης αναφοράς". Επιλέγουμε την τελευταία επιλογή.

Αυτή η επιλογή οφείλεται στο γεγονός ότι ο Οδηγός αναφοράς δημιούργησε το πεδίο «Όνομα προϊόντος» με πολύ μικρό πλάτος, παρά το γεγονός ότι υπάρχει ελεύθερος χώρος στη δεξιά πλευρά του φύλλου.

Τοποθετήστε τον κέρσορα του ποντικιού στη δεξιά πλευρά του πεδίου «Όνομα προϊόντος» στην «Περιοχή δεδομένων», πατήστε το αριστερό κουμπί του ποντικιού και μετακινήστε το περίγραμμα του πεδίου στο επιθυμητό πλάτος, δηλ. αλλάξτε το πλάτος του κελιού στον πίνακα. Μετά από αυτήν την ενέργεια, κάντε κλικ στην εντολή "Mode" στην αριστερή πλευρά της κορδέλας "Designer" και μεταβείτε στη λειτουργία προβολής της αναφοράς που προκύπτει.

Ομοίως, δημιουργούμε μια αναφορά για τον πίνακα "Πελάτες". Εάν ολοκληρώσετε όλα τα προηγούμενα βήματα, η αναφορά "Πελάτες" θα πρέπει να μοιάζει με αυτήν στην παρακάτω εικόνα, ίσως να διαφέρει μόνο στο επιλεγμένο στυλ.