Заява про направлення розрахункового листка на електронну пошту. Чи можна розсилати розрахункові листки поштою? Чи можна розрахункові листки надсилати електронною поштою

" № 6/2017

Коментар до Листа Мінпраці РФ від 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560.

Листом від 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 Мінпраці підтвердило право роботодавця видавати працівникам не паперові розрахункові листи, а електронні.

Про видачу електронних розрахункових листків.

Нагадаємо, що невидача розрахункового листа є порушенням трудового законодавства, яке тягне за собою відповідальність за ст. 5.27 КпАП РФ у вигляді попередження чи накладення штрафу:

на посадових осіб – у вигляді від 1 000 до 5 000 крб.;

на юридичних – від 30 000 до 50 000 руб.

Раніше вважалося, що розрахунковий лист повинен бути саме письмовим документом у паперовій формі, а направлення розрахункового листа електронною поштою не відповідало вимогам законодавства. Такий висновок, зокрема, містився в Апеляційній ухвалі Тюменського обласного суду від 30.07.2012 № 33-3246/2012.

Однак у коментованому листі Мінпраці звернув увагу на той факт, що Трудовий кодекс не регламентує порядок повідомлення працівника про складові заробітної плати (розрахунковий листок). Отже, роботодавець має право сам визначити, у якій формі він передаватиме працівникові відповідну інформацію. При цьому обов'язковою умовою є встановлення порядку повідомлення працівника про складові заробітної плати (розрахунковий листок) за допомогою електронної пошти в трудовому договорі, колективному договорі, локальному нормативному акті.

Форма розрахункового листа затверджується роботодавцем з огляду на думку представницького органу працівників у порядку, встановленому ст. 372 ТК РФ прийняття локальних нормативних актів.

Зверніть увагу:

Застосування незатвердженої форми розрахункового листа є порушенням трудового законодавства (Постанова ЗС РФ від 23.12.2010 № 75-АД10-3).

Зазначимо, що відповідно до ст. 136 ТК РФ роботодавець зобов'язаний видавати розрахунковий лист під час виплати зарплати. За правилами ч. 6 цієї статті зарплата працівникам повинна видаватися не рідше ніж кожні півмісяця. Однак двічі на місяць видавати розрахунковий листок не треба.

У Листі від 24.12.2007 № 5277-6-1 Роструд пояснив: при нарахуванні та виплаті працівникам другої частини заробітної плати (як правило, наприкінці місяця) всім їм мають бути видані розрахункові листи. Таким чином, на думку Роструда, розрахункові листи роботодавцю слід формувати та видавати співробітникам один раз на місяць (при остаточному розрахунку).

Справа в тому, що саме наприкінці місяця відомі всі складові оплати праці та можна зробити однозначний висновок про суму утримань із зарплати працівника.

Аналогічної позиції дотримується Мінфін. У Листі від 10.04.2015 № 03-04-06/20406 фінансисти зазначили, що обчислення сум ПДФО за доходами у вигляді оплати праці має зробити в останній день місяця, за який платнику податків було нараховано цей дохід. До закінчення місяця дохід у вигляді оплати праці не може вважатися отриманим працівником, відповідно до закінчення місяця агентом не може бути обчислений.

Обов'язок видати співробітнику розрахунковий лист у середині місяця може виникнути у роботодавця у разі звільнення працівника. Це зумовлено тим, що в день припинення з працівником трудового договору роботодавець зобов'язаний зробити з ним розрахунок, а саме виплатити всі належні йому суми (ст. 84.1, 140 ТК РФ). Якщо працівник у день звільнення не працював, відповідні суми повинні бути виплачені йому не пізніше наступного дня після пред'явлення звільненим працівником вимоги щодо розрахунку. Частина зазначеної суми становить , не отримана співробітником до дня звільнення, отже, також потрібно видати йому розрахунковий лист.

Ще один важливий момент, про який слід пам'ятати під час роботи з розрахунковими листами: згідно з п. 1 ст. 3 Федерального закону від 27.07.2006 № 152-ФЗ «Про персональні дані» доходи фізичної особи віднесені до її персональних даних. Треті особи, які отримують доступ до персональних даних, повинні забезпечувати конфіденційність таких даних (ст. 7 згаданого закону).

Перелік вимог до роботодавця під час передачі персональних даних працівника міститься у ст. 88 ТК РФ. Зокрема, роботодавець зобов'язаний дозволяти доступ до персональних даних працівників лише спеціально уповноваженим особам. При цьому зазначені особи повинні мати право отримувати виключно ті персональні дані працівника, які необхідні для виконання конкретних функцій.

Особи, які отримують персональні дані працівника, повинні дотримуватися режиму таємності (конфіденційності). Це означає, що в кожній організації необхідно ухвалити положення про конфіденційність персональних даних. Таке положення є документом, що встановлює основні правила захисту відомостей, що становлять персональні дані працівників, обов'язкові для виконання. Необхідність введення у дію зазначеного документа обумовлена вимогами гол. 14 ТК РФ.

Відповідно до п. 7 ст. 86 ТК РФ захист персональних даних співробітників організації від неправомірного їх використання чи втрати має бути забезпечена роботодавцем за рахунок його коштів у порядку, встановленому зазначеним кодексом та іншими федеральними законами. Пунктом 8 цієї статті встановлено, що працівники та їх представники мають бути ознайомлені під підпис із документами роботодавця, які встановлюють порядок обробки персональних даних працівників, а також про їхні права та обов'язки у цій галузі.

За доручення відповідальним особам видачі розрахункових листків (передачі їх електронною поштою) їх необхідно попередити (під підпис) про необхідність збереження режиму таємності (конфіденційності). Видача розрахункових листків особами, не попередженими необхідність збереження режиму секретності (конфіденційності), є порушенням вимог ТК РФ і означає, що роботодавець не забезпечив захист персональних даних працівника від неправомірного їх використання чи втрати.

За правилами ст. 90 ТК РФ особи, винні у порушенні положень законодавства РФ у сфері персональних даних при обробці персональних даних працівника, притягуються до дисциплінарної та матеріальної відповідальності в порядку, встановленому ТК РФ та іншими федеральними законами, а також до цивільно-правової, адміністративної та кримінальної відповідальності у порядку, встановленому федеральними законами. Порушення встановленого законом порядку збору, зберігання, використання чи розповсюдження інформації про громадян (персональні дані) в силу ст. 13.11 КоАП РФ тягне за собою попередження або накладення адміністративного штрафу:

на громадян - у розмірі від 300 до 500 руб.;

на посадових осіб - від 500 до 1000 руб.;

на юридичних – від 5 000 до 10 000 руб.

Відповідно до ч. 1 ст. 136 ТК РФ при виплаті заробітної плати роботодавець зобов'язаний сповіщати кожного працівника у письмовій формі:

Про складові заробітної плати, належної йому за відповідний період;

Про розміри інших сум, нарахованих працівнику, у т. ч. грошової компенсації за порушення роботодавцем встановленого терміну виплати заробітної плати, оплати відпустки, виплат при звільненні та ін.;

Про розміри та підстави вироблених утримань;

Про загальну грошову суму, що підлягає виплаті.

Відомості про складові заробітної плати повинні бути доведені до відома працівника за допомогою надання йому розрахункового листка. Форма цього документа розробляється роботодавцем самостійно (з урахуванням вимог ч. 1 ст. 136 ТК РФ) та затверджується з урахуванням думки представницького органу працівників (за його наявності) (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

Форма розрахункового листка може бути затверджена наказом роботодавця або бути додатком до локального нормативного акту, яким встановлено систему оплати праці в організації (наприклад, положення про оплату праці працівників).

Роботодавець зобов'язаний надавати працівникам розрахункові листки, щоб забезпечити їм можливість отримання достовірної інформації про свою заробітну плату. Метою є контролю над дотриманням роботодавцем умов праці, передбачених трудовим договором.

ЯК ВИДАВАТИ РОЗРАХУНОЧНІ ЛИСТКИ?

Можна розсилати електронною поштою

Порядок видачі працівникам розрахункових листків під час виплати заробітної плати трудовим законодавством встановлено. Тому роботодавець має самостійно визначити його та закріпити у своїх внутрішніх документах.

Наприклад, такий порядок можна встановити у локальному нормативному акті, що визначає форму розрахункового листка. Це підтверджують у своїх роз'ясненнях і фахівці Роструда.

Якщо працівники організації мають свої адреси робочої (корпоративної) електронної пошти, то розрахункові листки можна надсилати для ознайомлення ними.

Фахівці Мінпраці Росії вважають це за можливе. На їхню думку, порядок сповіщення працівників про складові заробітної плати необхідно закріпити:

1) у трудовому договорі;

2) колективний договір;

3) локальному нормативному акті роботодавця (наприклад, у наказі керівника організації, положенні про видачу розрахункових листків працівникам).

Якщо закріплений порядок передбачає направлення розрахункових листків працівникам електронною поштою, це не порушує положень ст. 136 ТК РФ (приклад 1).

Судова практика також підтверджує правомірність застосування такого способу сповіщення працівників про складові їх заробітної плати. Судді не бачать порушення розсилки розрахункових листків електронною поштою .

Порядок видачі розрахункових листків працівникам можна прописати у локальному нормативному акті чи колективному договорі докладніше.

Можлива ситуація, коли в організації працюють працівники, не пов'язані з роботою за комп'ютером (наприклад, обслуговуючий персонал - ремонтники, прибиральники виробничих та службових приміщень тощо). І тут можна передбачити різні способи видачі розрахункових листків (приклад 2).

З локальним нормативним актом, колективним договором, що встановлює порядок видачі розрахункових листків, працівники мають бути ознайомлені під розпис (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Можна ознайомитись за допомогою спеціальної програми

У зв'язку з тим, що трудовим законодавством не регламентовано порядок сповіщення працівників про складові заробітної плати, роботодавці можуть використовувати різні способи подання працівникам розрахункових листків.

Організація може скористатися такими варіантами ознайомлення працівників із розрахунковими листками:

а) надання доступу до спеціальної програми, для чого кожному працівнику видається логін та пароль;

б) надання доступу до особистого робочого кабінету працівника в інтернеті.

Не визнано судами порушенням також розміщення розрахункових листків із заробітної плати в електронному вигляді:

В особистому робочому кабінеті працівника в Інтернеті (Апеляційна ухвала Верховного суду Республіки Комі від 18.02.2013 у справі № 33-1073/2013);

На особистій сторінці працівника в інтернет-банку (Апеляційна ухвала Новосибірського обласного суду від 05.06.2014 у справі № 33-4700/2014).

Зазначені способи сповіщення працівників суди визнали такими, що відповідають вимогам трудового законодавства.

У листі Мінпраці РФ від 21.02.17 № 14-1/ООГ-1560 чиновники роз'яснили, що роботодавець має право повідомляти співробітників про склад їхньої заробітної плати електронною поштою

Відповідно до законодавства роботодавець зобов'язаний виплачувати працівникам заробітну плату не менше двох разів на місяць. Як правило, при виплаті другої частини зарплати – остаточного розрахунку за підсумками минулого місяця видається розрахунковий листок (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Трудовим кодексом РФ не закріплено порядок інформування працівників про складові заробітної плати. Віднедавна чиновники визнали правомірним таке повідомлення в електронному форматі. Про це детальніше розповімо у сьогоднішньому матеріалі.

Загальні положення про розрахункові листки

Для розрахункових листків немає уніфікованого бланка, оскільки компанії, і ІП мають право розробити його самостійно.

При затвердженні форми враховується думка представницького органу підлеглих, якщо така існує в організації (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). У будь-якому випадку розрахункові листки 2017 року повинні містити ряд обов'язкових відомостей (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

склад зарплати у грошовому еквіваленті (окладна частина, що виплачуються преміальні, оплата за понаднормові роботи);
інші разові виплати (відпускні нарахування, оплата лікарняних листів, оплата оренди особистого майна та інші);
утримання із зазначенням їх причини (ПДФО - обов'язково, інші утримання - за наявності. Наприклад, аліменти, що стягуються зі співробітника по виконавчому листу, або заборгованості перед банківськими установами, передані приставам);
сума, яка видається співробітнику на руки за вирахуванням усіх утримань.

Видача розрахункових листків – обов'язок кожного роботодавця, якщо порядок порушується – трудові інспектори можуть оштрафувати компанію на 50 тисяч рублів (ч. 1 ст. 5.27 КпАП РФ). Судові органи з таким станом справ погоджуються (за рішенням Свердловського обласного суду від 20.01.16 № 72–98/2016 роботодавець не зміг оскаржити штраф за невидачу розрахункових листків працівникам).

Електронні розрахункові листки законні

Обов'язковою умовою є оновлення внутрішніх локальних актів та положень у зв'язку із змінами, що виникли. Прописати, що розрахункові листки видаватимуться за електронкою, можна і колективному трудовому договорі, і у доповненнях до трудових угод з кожним працівником. Також допустима зміна затвердженого у компанії положення про форму розрахункового листка. Зміни потрібно закріпити наказом та ознайомити кожного співробітника під підпис. При цьому дані поправки не погіршують становище підлеглих, а отже, повідомляти їх за два місяці до набрання чинності змін не потрібно (ст. 74 ТК РФ).

Варто зазначити, що лист, що коментується, - це перший документ від Мінпраці, в якому визнано правомірність електронної форми повідомлення про частини зарплати.

Програма для розрахунку зарплати «Бухсофт: Плата та кадри» забезпечить грамотний кадровий облік, а також оперативний та коректний розрахунок зарплати з формуванням усієї необхідної звітності.

Як видавати розрахункові листки електронно?

У Трудовому кодексі РФ звучить таке формулювання - повідомляти співробітників про складові заробітної плати потрібно в письмовій формі. Інших вимог не вказано. Таким чином, після відправки розрахунків електронною поштою, співробітники мають можливість ознайомитися з її змістом та роздрукувати для особистого зберігання. Вимоги законодавства про письмовий формат буде дотримано.

Багато компаній вже давно і успішно користуються електронним документообігом. Крім електронної пошти існують інші варіанти, наприклад, розсилка розрахункових листків у особистих повідомленнях на комп'ютери співробітників через корпоративний сайт організації або розробка та впровадження програмного забезпечення з доступом для кожного працівника до особистих документів. Варто зазначити, що суди згодні з подібними способами інформування (апеляційне ухвалу Новосибірського обласного суду від 05.06.14 № 33-4700/2014).

Звичайно, не кожен співробітник установи має особистий комп'ютер, персональну електронну пошту та доступ в інтернет.

Тому паперовий варіант виключати зовсім не потрібно, трудовому законодавству не суперечитиме, якщо ви залишите обидва варіанти повідомлення.

Щоб забезпечити підтвердження видачі розрахунків співробітникам електронною поштою, у програмі, що використовується для відправки електронних листів, потрібно налаштувати зворотне відправлення повідомлень з підтвердженням про прочитання. Крім того, проінструктуйте бухгалтера із зарплати про обов'язкове збереження всіх надісланих листів, при достатньому накопиченні їх можна заархівувати та зберігати на сервері.

Програма дозволяє сформувати індивідуальні розрахункові листки співробітників та виконати розсилку на адреси електронної пошти.

Листки формуються з використанням стандартного звіту "Розрахункові листки". Для кожного працівника листок зберігається в окремому файлі Excel.

Користувач може вказати період, організацію та, при необхідності, обмежити список співробітників одним підрозділом.

Адреса електронної пошти співробітника зберігається у картці фізичної особи. Перед використанням програми необхідно заповнити адреси електронної пошти фізичних осіб, або вручну, або через автоматичне завантаження із зовнішнього файлу Excel.

Усі налаштування програми зберігаються, і діють всім користувачів бази даних.

Співробітник отримає ось такий електронний лист:

Порядок використання програми:

Відкрити обробку з диска
Налаштування параметрів поштового сервера. Вказати ім'я користувача, пароль, адресу сервера, порт та спосіб авторизації.
Вказати період, за який буде сформовано розрахункові листки, а також організацію. Якщо необхідно сформувати листки лише за одним підрозділом, тоді вказується підрозділ.
Вказати каталог на диску, в якому буде збережено архів файлів розрахункових листків та протокол розсилки листів.
Заповнити список співробітників або вручну або автоматично, натиснувши кнопку «Заповнити»
Адреси електронної пошти співробітників будуть завантажені із контактних даних фізичних осіб. Якщо адреса відсутня її можна вказати вручну.
Після заповнення списку співробітників необхідно натиснути кнопку «Сформувати файли розрахункових листків». Через деякий час буде сформовано набір файлів для розсилки.
Натиснути кнопку «Виконати розсилку» та заповнити шаблон листа.
Натиснути кнопку «Виконати розсилку» і дочекатися, поки програма відправить листи.
Після закінчення розсилки до папки з архівом файлів буде записано протокол розсилки

На програму надається безкоштовна технічна підтримка на 1 місяць.

Код обробки закрито для зміни.

Переваги

1. За одне натискання можна надіслати листки всім співробітникам організації або одного підрозділу;

2. Листки зберігаються у файловий архів на диску;

3. Можна оформити шаблон листа;

Гарантія повернення грошей

ТОВ "Інфостарт" гарантує Вам 100% повернення оплати, якщо програма не відповідає заявленому функціоналу з опису. Гроші можна повернути в повному обсязі, якщо ви заявите про це протягом 14 днів з дня надходження грошей на наш рахунок.

Програма настільки перевірена в роботі, що ми цілком впевнено можемо дати таку гарантію. Ми хочемо, щоб усі наші покупці залишалися задоволені покупкою.

Роботодавець зобов'язаний при виплаті заробітної плати працівникові сповіщати їх у письмовій формі (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

про складові зарплати, належної за відповідний період;
про розміри інших сум, нарахованих працівнику;
про розміри та підстави вироблених утримань;
про загальну грошову суму, що підлягає виплаті.

Вказана вище інформація зазвичай відображається у розрахунковому листку, форму якого роботодавець розробляє самостійно.

Невидача працівникам розрахункових листків сприймається як порушення трудового законодавства. За це передбачено відповідальність у вигляді попередження або штрафу на посадових осіб роботодавця у розмірі від 1000 до 5000 рублів; штрафу на роботодавця-ІП від 1 000 до 5 000 рублів або штрафу на роботодавця-організацію від 30 000 до 50 000 рублів (ч. 1 ст. 5.27 КпАП РФ).

А чи можна видавати розрахункові листки в електронній формі і як працівникові скласти заяву про направлення розрахункового листка на електронну пошту, розповімо в нашій консультації.

Про розрахунковий листок в електронній формі

Ст.136 ТК РФ передбачає, що роботодавець сповіщає працівника про його зарплату, її складові, утримання з неї в письмовій формі. Буквальне прочитання норми передбачає, що розрахункові листки мають видаватися працівникам папері. Роструд раніше вважав, що ТК РФ не передбачає право роботодавця видавати розрахункові листки в електронній формі за одним винятком. Воно стосується дистанційних працівників. З ними ТК РФ дозволяє обмінюватись електронними документами (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Складаємо заяву на електронні розрахункові листки

Заява отримання розрахункових листків в електронній формі складається у довільній формі. Воно адресується роботодавцю та містить із посиланням на положення трудового, колективного договору або локального нормативного акта роботодавця прохання працівника надсилати йому розрахункові листки в електронній пошті. Вказується й відповідна адреса електронної пошти.

Нагадуємо, що незважаючи на те, що зарплату потрібно виплачувати не рідше ніж кожні півмісяця (ч. 6 ст. 136 ТК РФ), розрахунковий листок достатньо спрямовувати лише за остаточного розрахунку з працівником за підсумками місяця. Це пов'язано з тим, що складові заробітної плати при виплаті авансу ще не відомі.

Наведемо зразок заповнення заяви працівника отримання розрахункових листків в електронному вигляді на пошту.