Правила роботи із програмою excel. Корисні функції у Microsoft Excel

Програма Microsoft Excel зручна для складання таблиць та проведення розрахунків. Робоча область - це безліч осередків, які можна заповнювати даними. Згодом – форматувати, використовуватиме побудови графіків, діаграм, зведених звітів.

Робота в Екселі з таблицями для користувачів-початківців може на перший погляд здатися складною. Вона суттєво відрізняється від принципів побудови таблиць у Word. Але почнемо ми з малого: зі створення та форматування таблиці. І наприкінці статті ви вже розумітимете, що кращого інструменту для створення таблиць, ніж Excel не придумаєш.

Як створити таблицю в Excel для чайників

Робота з таблицями в Excel для чайників не поспішає. Створити таблицю можна різними способами і для конкретних цілей кожен спосіб має свої переваги. Тому спочатку візуально оцінимо ситуацію.

Подивіться уважно на робочий лист табличного процесора:

Це безліч осередків у стовпцях та рядках. Насправді – таблиця. Стовпці позначені латинськими літерами. Рядки – цифрами. Якщо вивести цей аркуш на друк, отримаємо чисту сторінку. Без жодних кордонів.

Спочатку давайте навчимося працювати з осередками, рядками та стовпцями.

Як виділити стовпець та рядок

Щоб виділити весь стовпець, клацаємо за назвою (латинською літерою) лівою кнопкою миші.

Для виділення рядка – за назвою рядка (за цифрою).

Щоб виділити кілька стовпців або рядків, клацаємо лівою кнопкою миші за назвою, тримаємо та протягуємо.

Для виділення стовпця за допомогою гарячих клавіш ставимо курсор у будь-яку комірку потрібного стовпця – натискаємо Ctrl+пробіл. Для виділення рядка – Shift + пропуск.

Як змінити межі осередків

Якщо інформація при заповненні таблиці не міститься, потрібно змінити межі осередків:

Для зміни ширини стовпців та висоти рядків відразу в певному діапазоні виділяємо область, збільшуємо 1 стовпець/рядок (пересуваємо вручну) – автоматично зміниться розмір всіх виділених стовпців та рядків.

Примітка. Щоб повернути колишній розмір, можна натиснути кнопку «Скасувати» або поєднати клавіші CTRL+Z. Але вона спрацьовує тоді, коли робиш одразу. Пізніше – не допоможе.

Щоб повернути рядки у вихідні межі, відкриваємо меню інструмента: «Головна»-«Формат» та вибираємо «Автопідбір висоти рядка»

Для стовпців такий метод не є актуальним. Натискаємо "Формат" - "Ширина за замовчуванням". Запам'ятовуємо цю цифру. Виділяємо будь-яку комірку в стовпці, межі якої необхідно «повернути». Знову Формат - Ширина стовпця - вводимо заданий програмою показник (як правило це 8,43 - кількість символів шрифту Calibri з розміром в 11 пунктів). ОК.

Як вставити стовпець або рядок

Виділяємо стовпець /рядок правіше /нижче того місця, де потрібно вставити новий діапазон. Тобто стовпець з'явиться ліворуч від виділеного осередку. А рядок – вище.

Натискаємо правою кнопкою миші – вибираємо у меню «Вставити» (або тиснемо комбінацію гарячих клавіш CTRL+SHIFT+"=").

Зазначаємо «стовпець» і тиснемо ОК.

Порада. Для швидкої вставки стовпця потрібно виділити стовпець у бажаному місці та натиснути CTRL+SHIFT+"=".

Всі ці навички стануть у нагоді при складанні таблиці в програмі Excel. Нам доведеться розширювати межі, додавати рядки/стовпці у процесі роботи.

Покрокове створення таблиці з формулами

Тепер під час друку кордону стовпців і рядків буде видно.

За допомогою меню «Шрифт» можна форматувати дані таблиці Excel, як у Word.

Поміняйте, наприклад, розмір шрифту, зробіть шапку жирним. Можна встановити текст центром, призначити перенесення тощо.

Як створити таблицю в Excel: покрокова інструкція

Найпростіший спосіб створення таблиць вже відомий. Але в Excel є зручніший варіант (в плані подальшого форматування, роботи з даними).

Зробимо «розумну» (динамічну) таблицю:

Примітка. Можна піти іншим шляхом - спочатку виділити діапазон осередків, а потім натиснути кнопку "Таблиця".

Тепер вносьте необхідні дані у готовий каркас. Якщо потрібно додатковий стовпець, ставимо курсор у призначений для назви комірку. Вписуємо найменування та натискаємо ВВЕДЕННЯ. Діапазон автоматично розшириться.

Якщо необхідно збільшити кількість рядків, зачіплюємо у нижньому правому кутку за маркер автозаповнення та простягаємо вниз.

Як працювати з таблицею в Excel

З виходом нових версій програми робота в Ексель з таблицями стала цікавішою та динамічнішою. Коли на аркуші сформовано розумну таблицю, стає доступним інструмент «Робота з таблицями» - «Конструктор».

Тут ми можемо надати ім'я таблиці, змінити розмір.

Доступні різні стилі, можливість перетворити таблицю на звичайний діапазон або зведений звіт.

Можливості динамічних електронних таблиць MS Excelвеличезні. Почнемо з елементарних навичок введення даних та автозаповнення:

Якщо натиснути на стрілочку праворуч кожного підзаголовка шапки, то ми матимемо доступ до додаткових інструментів для роботи з даними таблиці.

Іноді користувачеві доводиться працювати із величезними таблицями. Щоб переглянути підсумки, потрібно перегорнути не одну тисячу рядків. Видалити рядки - не варіант (дані згодом знадобляться). Але можна приховати. Для цієї мети скористайтеся числовими фільтрами (зображення вище). Забираєте галочки навпроти тих значень, які мають бути заховані.

Якщо для побудованої діаграми на аркуші з'явилися нові дані, які потрібно додати, можна просто виділити діапазон з новою інформацією, скопіювати його (Ctrl + C) і потім вставити прямо в діаграму (Ctrl + V).

Припустимо, у вас є список повних ПІБ (Іванов Іван Іванович), які вам треба перетворити на скорочені (Іванов І. І.). Щоб це зробити, потрібно просто почати писати бажаний текст у сусідньому стовпці вручну. На другому або третьому рядку Excel спробує передбачити наші дії та виконає подальшу обробку автоматично. Залишиться тільки натиснути клавішу Enter, щоб підтвердити, і всі імена будуть перетворені миттєво. Подібним чином можна отримувати імена з email, склеювати ПІБ із фрагментів і так далі.

Ви, швидше за все, знаєте про чарівний маркер автозаповнення. Це тонкий чорний хрест у нижньому правому кутку осередку, потягнувши за який можна скопіювати вміст осередку або формулу відразу на кілька осередків. Однак є один неприємний нюанс: таке копіювання часто порушує дизайн таблиці, оскільки копіюється не лише формула, а й формат комірки. Цього можна уникнути. Відразу після того, як потягнули за чорний хрест, натисніть на смарт-тег - спеціальний значок, що з'являється в нижньому правому куті скопійованої області.

Якщо вибрати опцію "Копіювати лише значення" (Fill Without Formatting), то Excel скопіює вашу формулу без формату і не псуватиме оформлення.

В Excel можна швидко відобразити на інтерактивній карті ваші геодані, наприклад, продаж по містах. Для цього потрібно перейти в "Магазин додатків" (Office Store) на вкладці "Вставка" (Insert) і встановити звідти плагін "Карти Bing" (Bing Maps). Це можна зробити і з сайту, натиснувши кнопку Get It Now.

Після додавання модуля його можна вибрати у списку «Мої програми» (My Apps) на вкладці «Вставка» (Insert) і помістити на ваш робочий лист. Залишиться виділити ваші комірки з даними та натиснути кнопку Show Locations в модулі карти, щоб побачити наші дані на ній. За бажанням у налаштуваннях плагіна можна вибрати тип діаграми та кольору для відображення.

Якщо файлі кількість робочих аркушів перевалило за 10, то орієнтуватися у яких стає трудновато. Клацніть правою кнопкою миші по будь-якій кнопці прокручування ярликів аркушів у лівому нижньому кутку екрана. З'явиться зміст, і на будь-який потрібний лист можна буде перейти миттєво.

Якщо вам колись доводилося руками перекладати осередки з рядків у стовпці, то ви оціните наступний трюк:

1. Виділіть діапазон.
2. Скопіюйте його (Ctrl + C) або, натиснувши правою кнопкою миші, виберіть «Копіювати» (Copy).
3. Клацніть правою кнопкою миші по комірці, куди хочете вставити дані, і виберіть у контекстному меню один із варіантів спеціальної вставки – значок «Транспонувати» (Transpose). У старих версіях Excel немає такого значка, але можна вирішити проблему за допомогою спеціальної вставки (Ctrl+Alt+V) та вибору опції «Транспонувати» (Transpose).

Якщо в будь-яку комірку передбачається введення строго певних значень із дозволеного набору (наприклад, тільки «так» і «ні» або тільки зі списку відділів компанії і так далі), то це можна легко організувати за допомогою списку, що випадає.

1. Виділіть комірку (або діапазон комірок), у яких має бути таке обмеження.
2. Натисніть кнопку «Перевірка даних» на вкладці «Дані» (Data → Validation).
3. У списку «Тип» (Allow) виберіть варіант «Список» (List).
4. У полі «Джерело» (Source) задайте діапазон, що містить еталонні варіанти елементів, які згодом випадатимуть під час введення.

Якщо виділити діапазон з даними та на вкладці «Головна» натиснути «Форматувати як таблицю» (Home → Format as Table), то наш список буде перетворено на розумну таблицю, яка вміє багато корисного:

1. Автоматично розтягується під час дописування до неї нових рядків або стовпців.
2. Введені формули автоматично копіюватимуться на весь стовпець.
3. Шапка такої таблиці автоматично закріплюється під час прокручування, і в ній включаються кнопки фільтра для відбору та сортування.
4. На вкладці «Конструктор» (Design), що з'явилася, в таку таблицю можна додати рядок підсумків з автоматичним обчисленням.

Спарклайни – це намальовані прямо в осередках мініатюрні діаграми, що наочно відображають динаміку наших даних. Щоб їх створити, натисніть кнопку "Графік" (Line) або "Гістограма" (Columns) у групі "Спарклайни" (Sparklines) на вкладці "Вставка" (Insert). У вікні вкажіть діапазон з вихідними числовими даними та комірки, куди ви хочете вивести спарклайн.

Після натискання на кнопку «ОК» Microsoft Excel створить їх у вказаних осередках. На вкладці «Конструктор» (Design) можна додатково налаштувати їх колір, тип, включити відображення мінімальних і максимальних значень і так далі.

Уявіть: ви закриваєте звіт, з яким поралися останню половину дня, і в діалоговому вікні «Зберегти зміни у файлі?», що з'явилося? раптом навіщось тиснете «Ні». Офіс оголошує ваш несамовитий крик, але вже пізно: кілька останніх годин роботи пішли псові під хвіст.

Насправді, є шанс виправити ситуацію. Якщо у вас Excel 2010, натисніть на «Файл» → «Останні» (File → Recent) і знайдіть у правому нижньому кутку екрана кнопку «Відновити незбережені книги» (Recover Unsaved Workbooks).

В Excel 2013 шлях трохи інший: "Файл" → "Довідки" → "Керування версіями" → "Відновити незбережені книги" (File - Properties - Recover Unsaved Workbooks).

У наступних версіях Excel слід відкривати «Файл» → «Інформація» → «Керування книгою».

Відкриється спеціальна папка з надр Microsoft Office, куди на таку нагоду зберігаються тимчасові копії всіх створених або змінених, але незбережених книг.

Іноді під час роботи в Excel виникає необхідність порівняти два списки і швидко знайти елементи, які збігаються або відрізняються. Ось найшвидший і наочний спосіб зробити це:

1. Виділіть обидва порівнювані стовпці (утримуючи клавішу Ctrl).
2. Виберіть на вкладці «Головна» → «Умовне форматування» → «Правила виділення осередків» → «Повторювані значення» (Home → Conditional Formatting → Highlight Cell Rules → Duplicate Values).
3. Виберіть «Унікальні» (Unique) у списку, що розкривається.

Ви коли-небудь підбирали вхідні значення у вашому розрахунку Excel, щоб отримати потрібний результат? У такі моменти почуваєшся матір'ям артилеристом: всього-то пара десятків ітерацій «недоліт - переліт» - і ось воно, довгоочікуване влучення!

Microsoft Excel зможе зробити таке припасування за вас, причому швидше і точніше. Для цього натисніть на вкладці "Дані" кнопку "Аналіз "що якщо"" і виберіть команду "Підбір параметра" (Insert → What If Analysis → Goal Seek). У вікні задайте осередок, де хочете підібрати потрібне значення, бажаний результат і вхідний осередок, який повинен змінитися. Після натискання на ОК Excel виконає до 100 пострілів, щоб підібрати необхідний вами підсумок з точністю до 0,001.

До складу офісного пакета Microsoft Office входить табличний процесор Excel. Особливістю електронної таблиці Excel є автоматичний розрахунок даних із заздалегідь підготовленими формулами. p align="justify"> Електронні таблиці призначені в основному для роботи з числовими даними, але в них можна обробляти і текстові значення.

Знайомство з електронними таблицями

Кожна клітинка електронної таблиці називається осередком. Має власне позначення – ім'я. Як правило, ім'я осередку задається на ім'я стовпця і номер рядка на перетині яких вона розташована. Наприклад, G5, E8.

Основними типами даних для обробки в електронних таблицях, які можна обробляти та записувати в комірки таблиць, є числа, текст і формули.

Числаможуть приймати цілі та дробові значення.

текстомвважається будь-яка послідовність символів, включаючи цифри.

Формулоює запис, що починається зі знака "="(рівно), що містить адреси осередків, знаки арифметичних операцій, числа та функції.

Документ, створений в Excel, називається книгою і може містити кілька аркушів, ярлики яких розташовані внизу вікна. Якщо ви зберігаєте книгу в Excel, всі аркуші також будуть збережені в єдиному файлі.

Зовнішній вигляд інтерфейсу у всіх додатках, що входять до складу пакета Microsoft Office, практично не відрізняється, тому, освоївши одне з них, ви легко орієнтуватиметеся і в Excel.

Ознайомимося з інтерфейсом програми. На малюнку нижче верхня частина вікна блок №1(Виділений червоним кольором) містить зліва кнопки панелі швидкого доступу, посередині розташовується назва поточного файлу Книга1, праворуч, на малюнку не показано, стандартні кнопки управління вікнами.

Блок №2(Виділений жовтим кольором) містить стрічку вкладок з інструментами.

Блок №3(виділений зеленим кольором) зліва містить поле, в якому відображається ім'я (адреса) активного осередку. Далі йдуть три кнопки режиму редагування формули:

• хрестик - відмова від введення в поточну комірку - видалення її вмісту;
• галочка - завершення редагування вмісту комірки;
• Fx – виклик майстра функцій заповнення осередку вбудованими функціями табличного процесора.

Третє поле (довге) служить для відображення вмісту активного осередку або розрахункової формули.

В активному осередку автоматично відображається результат розрахунку за формулою, тому вміст формули буде видно у блоці №3. Там можна відредагувати формулу.

Блок №4(Виділений фіолетовим кольором) містить робочу область (таблицю). Стовпці таблиці позначають латинськими літерами в алфавітному порядку. Рядки нумеруються арабськими цифрами за зростанням. Внизу робочої області відображаються ярлики аркушів, які можна додавати кнопкою плюс.

Блок №5містить рядок стану, у правій частині якої розташовані кнопки керування режимами відображення таблиць: звичайний, розмітка сторінки, сторінки та масштаб вмісту аркуша.

Відео:Складання чисел в Excel

Як створити формулу в Excel

Розберемо приклад простих обчислень у електронній таблиці. Змоделюємо формування чека касового апарату у магазині.

На малюнку вище видно кількість покупок, найменування товарів, їх кількість, ціну за одиницю та вартість кожного товару. Усі обчислення проводяться за формулами в стовпці Е, крім осередку E1. Розберемо, що це за формули і як із них відбувається розрахунок.

У осередку E5задана формула =C5*D5яка перемножує кількість одиниць товару і ціну за одиницю продукту. Для решти чотирьох рядків будуть подібні формули, тільки в них зміниться частина адреси осередку, яка відповідає за номер рядка. Наприклад, шоколад знаходиться в дев'ятому рядку таблиці та формула для розрахунку вартості в комірці E9відповідно набуде вигляду =C9*D9. Формули можна вводити для кожного рядка вручну, але можна провести копіювання формули з комірки E5вниз до E9(Включно).

Копіювання.Завершіть редагування поточної формули натисканням кнопки Enterна клавіатурі. Клацніть комірку, що містить формулу. Наведіть вказівник миші у правий нижній кут виділеної комірки. Як тільки покажчик перетворитися на чорний плюсик, затисніть ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, перетягніть рамку вниз на комірку E9. Формула буде вставлена ​​у вказані комірки і в них автоматично відобразиться результат обчислень.

При копіюванні адреси осередків у формулах зміняться відповідно до номерів рядків, у яких вони будуть. Така зміна адрес називається принципом відносної адресації.

Для розрахунку підсумкової вартості, необхідно підсумувати вміст осередків діапазону E5:E9. Для цього в осередок E10запишемо формулу =E5+E6+E7+E8+E9.

Для обчислення здачі в комірку E12записуємо формулу = E11-E10.У осередок E11вписуємо кількість готівки.

Обчислювальна таблиця готова. Тепер при зміні кількості та ціни товару їх вартість буде перераховуватися автоматично.

Розрахунок комунальних послуг: електрика, газ, вода

Для ведення витрат на оплату комунальних послуг можна створити подібну таблицю. Якщо вам цікаво, як зробити таку електронну таблицю, напишіть свою думку в коментарях. Хочете подивитися файл прямо зараз? Ваше посилання для завантаження файлу Комунальні послуги

Дорогий читачу! Ви подивились статтю до кінця.
Чи отримали ви відповідь на своє запитання?Напишіть у коментарях кілька слів.
Якщо відповіді не знайшли, вкажіть, що шукали.

У рамках першого матеріалу Excel 2010 для початківців ми познайомимося з основами цієї програми та її інтерфейсом, навчимося створювати електронні таблиці, а також вводити, редагувати та форматувати дані в них.

Вступ

Думаю, не помилюся, якщо скажу, що найпопулярнішим додатком, що входить до пакету Microsoft Office, є тестовий редактор (процесор) Word. Однак є ще одна програма, без якої рідко обходяться будь-який офісний працівник. Microsoft Excel (Ексель) відноситься до програмних продуктів, які називаються електронними таблицями. За допомогою Excel, у наочній формі, можна порахувати та автоматизувати розрахунки практично всього, що завгодно, починаючи з особистого місячного бюджету і закінчуючи складними математичними та економіко-статистичними викладками, що містять великі обсяги масивів даних.

Однією з ключових особливостей електронних таблиць є можливість автоматичного перерахунку значення будь-яких потрібних осередків при зміні вмісту однієї з них. Для візуалізації отриманих даних, на основі груп осередків можна створювати різні види діаграм, зведені таблиці та карти. При цьому електронні таблиці, створені в Excel, можна вставляти в інші документи, а також зберігати в окремому файлі для подальшого їх використання або редагування.

Називати Excel просто «електронною таблицею» буде дещо некоректно, тому що в цю програму закладені величезні можливості, а за своїм функціоналом і колом задач, що вирішуються, ця програма, мабуть, може перевершити навіть Word. Саме тому в рамках циклу матеріалів «Excel для початківців» ми знайомитимемося лише з ключовими можливостями цієї програми.

Тепер, після закінчення вступної частини, настав час переходити до справи. У першій частині циклу, для кращого засвоєння матеріалу, як приклад ми створимо звичайну таблицю, яка відображатиме особисті бюджетні витрати за півроку ось такого виду:

Але перед тим як починати її створення, давайте спочатку розглянемо основні елементи інтерфейсу та управління Excel, а також поговоримо про деякі базові поняття цієї програми.

Інтерфейс та управління

Якщо ви вже знайомі з редактором Word, то розібратися в інтерфейсі Excel не важко. Адже в його основі лежить та ж Стрічка, але тільки з іншим набором вкладок, груп та команд. При цьому, щоб розширити робочу область, деякі групи вкладок виводяться на дисплей лише у разі потреби. Також стрічку можна згорнути зовсім, клацнувши по активній вкладці двічі лівою кнопкою миші або натиснувши клавіші Ctrl+F1. Повернення її на екран здійснюється таким самим способом.

Варто відзначити, що в Excel для однієї і тієї ж команди може бути передбачено відразу кілька способів її виклику: через стрічку, з контекстного меню або за допомогою поєднання гарячих клавіш. Знання та використання останніх може сильно прискорити роботу у програмі.

Контекстне меню є контекстно-залежним, тобто його зміст залежить від того, що користувач робить зараз. Контекстне меню викликається натисканням правої кнопки миші на будь-якому об'єкті в MS Excel. Це дозволяє заощаджувати час, тому що в ньому відображаються найчастіше використовувані команди до вибраного об'єкта.

Не дивлячись на таку різноманітність управління, розробники пішли далі і надали користувачам в Excel 2010 можливість вносити зміни у вкладені вкладки і навіть створювати власні з тими групами та командами, які найчастіше використовуються. Для цього необхідно клацнути правою кнопкою миші на будь-якій вкладці та вибрати пункт Налаштування стрічки.

У вікні, в меню праворуч, виберіть потрібну вкладку і клацніть по кнопці Створити вкладкуабо Створити групу, а в лівому меню потрібну команду, після чого натисніть кнопку Додати. У цьому вікні можна перейменувати існуючі вкладки і видаляти їх. Для скасування помилкових дій існує кнопка Скидання, що повертає установки вкладок до початкових.

Також найчастіше використовувані команди можна додати на Панель швидкого доступу, розташовану у верхньому лівому куті вікна програми.

Зробити це можна, натиснувши на кнопку Налаштування панелі швидкого доступу, де достатньо вибрати потрібну команду зі списку, а у разі відсутності в ньому необхідної, клацнути на пункт Інші команди.

Введення та редагування даних

Створювані в Excel файли називаються робочими книгами і мають розширення xls або xlsx. У свою чергу, робоча книга складається з декількох робочих листів. Кожен робочий лист – це окрема електронна таблиця, які у разі потреби можуть бути взаємопов'язані. Активною робочою книгою є та, з якою в даний момент ви працюєте, наприклад, у яку вводите дані.

Після запуску програми автоматично створюється нова книга під назвою «Книга1». За замовчуванням робоча книга складається з трьох робочих аркушів з іменами від «Лист1» до «Лист3».

Робоче поле листа Excel поділено на безліч прямокутних осередків. Об'єднані по горизонталі осередки складають рядки, а по вертикалі – стовпці. Для можливості дослідження великого обсягу даних кожен робочий лист програми має 1048576 рядків пронумерованих числами і 16384 стовпців позначених буквами латинського алфавіту.

Таким чином, кожен осередок - це місце перетину різних стовпців і рядків на аркуші, що формують її власну унікальну адресу, що складається з літери стовпця та номера рядка, яким вона належить. Наприклад, ім'я першого осередку - A1, оскільки він знаходиться на перетині стовпця «A» і рядка «1».

Якщо у програмі включена Рядок формул, яка розташована відразу ж під Стрічкою, то ліворуч від неї знаходиться Поле імені, де відображається ім'я поточної комірки. Сюди ж ви завжди зможете ввести ім'я осередку, що шукається, для швидкого переходу до неї. Особливо ця можливість корисна у великих документах, що містять тисячі рядків та стовпців.

Також для перегляду різних областей аркуша, внизу і праворуч розташовуються смуги прокручування. Крім цього, переміщатися по робочій області Excel можна за допомогою клавіш зі стрілками.

Щоб почати вводити дані у потрібну комірку, її необхідно виділити. Для переходу в потрібну комірку клацніть на ній лівою кнопкою миші, після чого вона буде оточена чорною рамкою, так званим індикатором активної комірки. Тепер просто починайте друкувати на клавіатурі, і вся інформація, що вводиться, буде опинятися в обраному осередку.

При введенні даних у комірку можна також використовувати рядок формул. Для цього виділіть потрібну клітинку, а потім клацніть на полі рядка формул і почніть друкувати. При цьому введена інформація автоматично відображатиметься у вибраному осередку.

Після завершення введення даних натисніть:

• Клавішу «Enter» - наступним активним осередком стане клітина знизу.
• Клавішу «Tab» - наступним активним осередком стане клітка праворуч.
• Клацніть мишею по будь-якому іншому осередку, і вона стане активною.

Щоб змінити або видалити вміст будь-якої комірки, клацніть на ній двічі лівою кнопкою миші. Переміщуйте миготливий курсор у потрібне місце для внесення необхідних правок. Як і в багатьох інших програмах, для видалення та внесення виправлень використовуються клавіші стрілок, Del та Backspace. За бажанням, всі необхідні виправлення можна робити і в рядку формул.

Обсяг даних, який ви вводитимете в комірку, не обмежується її видимою частиною. Тобто клітини робочого поля програми можуть містити як одну цифру, і кілька абзаців тексту. Кожен осередок Excel здатний вмістити до 32 767 числових або текстових символів.

Форматування даних осередків

Після введення назв рядків та стовпців отримуємо таблицю такого виду:

Як видно з нашого прикладу, кілька назв статей витрат «вийшли» за межі осередку і якщо сусідня клітина (клітини) теж міститиме якусь інформацію, то введений текст частково перекривається їй і стає невидимим. Та й сама таблиця виглядає досить негарною та непрезентабельною. При цьому якщо надрукувати такий документ, то ситуація, що склалася, збережеться - розібрати в такій таблиці що до чого буде досить складно, в чому ви можете самі переконатися з малюнка нижче.

Щоб зробити табличний документ акуратнішим і красивішим, часто доводиться змінювати розміри рядків і стовпців, шрифт вмісту комірки, її фон, здійснювати вирівнювання тексту, додавати межі та інше.

Для початку давайте впорядкуємо лівий стовпець. Переведіть курсор миші на межу стовпців «A» та «B» у рядок, де відображаються їхні назви. При зміні курсору миші на характерний символ з двома різноспрямованими стрілками, натисніть і утримуючи ліву клавішу, тягніть пунктирну лінію в потрібному напрямку для розширення стовпця до тих пір, поки всі назви не вмістяться в рамках одного осередку.

Ті самі дії можна зробити і з рядком. Це є одним із найлегших способів зміни розміру висоти та ширини осередків.

Якщо необхідно задати точні розміри рядків та стовпців, то для цього на вкладці Головнав групі Осередкивиберіть пункт Формат. У меню, що відкрилося, за допомогою команд Висота рядкаі Ширина стовпцяможна вказати ці параметри вручну.

Дуже часто необхідно змінити параметри стразу кількох осередків і навіть цілого стовпця чи рядка. Для того щоб виділити цілий стовпець або рядок, клацніть на його назві зверху або на її номері зліва відповідно.

Для виділення групи сусідніх осередків обводьте їх курсором, утримуйте ліву кнопку миші. Якщо необхідно виділити розрізнені поля таблиці, то натисніть і утримуйте клавішу «Ctrl», після чого клацніть мишею по необхідних осередках.

Тепер, коли ви знаєте, як виділяти та форматувати відразу кілька осередків, давайте вирівняємо назву місяців у нашій таблиці по центру. Різні команди вирівнювання вмісту всередині клітин знаходяться на вкладці Головнав групі з назвою, що говорить Вирівнювання. При цьому для табличного осередку цю дію можна робити як щодо горизонтального напрямку, так і вертикального.

Обведіть осередки з назвою місяців у шапці таблиці та клацніть на кнопці Вирівняти по центру.

В групі Шрифтна вкладці Головнаможна змінити тип шрифту, його розмір, колір та зображення: жирний, курсивний, підкреслений і так далі. Також тут розміщені кнопки зміни меж комірки та кольору її заливки. Всі ці функції стануть у нагоді нам для подальшої зміни зовнішнього вигляду таблиці.

Отже, для початку збільшимо шрифт назви колонок і стовпців нашої таблиці до 12 пунктів, а так само зробимо його жирним.

Тепер виділяємо спочатку верхній рядок таблиці і встановлюємо їй чорне тло, а потім у лівому стовпці осередків з А2 по А6 - темно-синій. Зробити це можна за допомогою кнопки Колір заливки.

Напевно, ви помітили, що колір тексту у верхньому рядку злився з кольором фону, та й у лівому стовпці назви читаються погано. Виправимо це, змінивши колір шрифту за допомогою кнопки Колір текстуна білому.

Також за допомогою вже знайомої команди Колір заливкими надали фону парних та непарних рядків з числами різного синього відтінку.

Щоб комірки не зливались, давайте визначимо їм межі. Визначення кордонів відбувається лише виділеної області документа, і може бути зроблено як однієї осередки, так всієї таблиці. У нашому випадку виділіть усю таблицю, після чого клацніть на стрілочку поруч із кнопкою Інші межівсе в тій же групі Шрифт.

У меню виводиться список швидких команд, за допомогою яких можна вибрати відображення потрібних меж виділеної області: нижньої, верхньої, лівої, правої, зовнішніх, всіх та інше. Також тут містяться команди для малювання кордонів вручну. У самому низу списку знаходиться пункт Інші межіщо дозволяє більш детально задати необхідні параметри меж осередків, яким ми скористаємося.

У вікні спочатку виберіть тип лінії кордону (у нашому випадку тонка суцільна), потім її колір (виберемо білий, тому що фон таблиці темний) і нарешті ті межі, які повинні будуть відображатися (ми вибрали внутрішні).

У результаті за допомогою набору команд лише однієї групи Шрифтми перетворили непоказний зовнішній вигляд таблиці на цілком презентабельний, і тепер знаючи як вони працюють, ви самостійно зможете придумувати свої унікальні стилі для оформлення електронних таблиць.

Формат даних осередку

Тепер щоб завершити нашу таблицю, необхідно належним чином оформити ті дані, які ми туди вводимо. Нагадаємо, що у нашому випадку це грошові витрати.

У кожну із осередків електронної таблиці можна вводити різні типи даних: текст, числа і навіть графічні зображення. Саме тому в Excel існує таке поняття, як «формат даних осередку», що служить для коректної обробки інформації, що вводиться.

Спочатку, всі осередки мають Загальний формат, що дозволяє містити як текстові, так і цифрові дані. Але ви маєте право змінити це і вибрати: числовий, грошовий, фінансовий, процентний, дробовий, експоненційний та формати. Крім цього, існують формати дати, часу поштових індексів, номерів телефонів і табельних номерів.

Для осередків нашої таблиці, що містять назви її рядків і стовпців, цілком підійде загальний формат (який задається за замовчуванням), оскільки вони містять текстові дані. А ось для осередків, в які вводяться бюджетні витрати, більше підійде грошовий формат.

Виділіть у таблиці комірки, що містять інформацію щодо щомісячних витрат. На стрічці у вкладці Головнав групі Числоклацніть по стрілці поруч із полем Числовий Формат, після чого відкриється меню зі списком основних доступних форматів. Можна вибрати пункт Грошовийпрямо тут, але ми для більш повного ознайомлення виберемо найнижчий рядок Інші числові формати.

У вікні, що відкрилося, в лівій колонці будуть відображені назву всіх числових форматів, включаючи додаткові, а в центрі, різні налаштування їх відображення.

Вибравши грошовий формат, зверху вікна можна побачити, як виглядатиме значення в осередках таблиці. Трохи нижче моно встановити число відображення десяткових знаків. Щоб копійки не захаращували нам поля таблиці, виставимо тут значення, що дорівнює нулю. Далі можна вибрати валюту та відображення негативних чисел.

Тепер наша навчальна таблиця, нарешті, набула завершеного вигляду:

До речі, всі маніпуляції, які ми робили з таблицею вище, тобто форматування осередків та їх даних можна виконати за допомогою контекстного меню, клацнувши правою кнопкою миші на виділеній області та вибравши пункт Формат осередків. У однойменному вікні для всіх розглянутих нами операцій існують вкладки: Число, Вирівнювання, Шрифт, Кордоні Заливка.

Тепер після закінчення роботи у програмі ви можете зберегти чи роздрукувати отриманий результат. Усі ці команди знаходяться у вкладці Файл.

Висновок

Напевно, багато хто з вас запитає: «А навіщо створювати подібні таблиці в Excel, коли все те ж саме можна зробити в Word, використовуючи готові шаблони?». Так воно так, тільки ось робити всілякі математичні операції над осередками в текстовому редакторі неможливо. Саму ж інформацію в осередки ви завжди заносите самостійно, а таблиця є лише наочним поданням даних. Та й об'ємні таблиці Word робити не зовсім зручно.

У Excel все навпаки, таблиці можуть бути як завгодно великими, а значення осередків можна вводити як вручну, і автоматично розраховувати з допомогою формул. Тобто тут таблиця виступає як як наочний посібник, а й як потужний обчислювально-аналітичний інструмент. Більше того, осередки між собою можуть бути взаємопов'язані не тільки всередині однієї таблиці, але й містити значення, отримані з інших таблиць, розташованих на різних аркушах і навіть у різних книгах.

Про те, як зробити таблицю «розумною», ви дізнаєтеся в наступній частині, в якій ми познайомимося з основними обчислювальними можливостями Excel, правилами побудови математичних формул, функціями та багатьом іншим.

Угруповання даних

Коли ви готуєте каталог товарів із цінами, було б непогано потурбуватися про зручність його використання. Велика кількість позицій на одному аркуші змушує використовувати пошук, але що якщо користувач тільки робить вибір і не має уявлення про найменування? У Інтернет-каталогах проблема вирішується створенням груп товарів. То чому б і в книзі Excel не зробити так само?

Організувати угруповання досить просто. Виділіть кілька рядків та натисніть кнопку Групуватина вкладці Дані(Див. рис. 1).

Рисунок 1 – Кнопка угруповання

Потім вкажіть тип угруповання – по рядках(Див. рис. 2).

Рисунок 2 – Вибір типу групування

У результаті ми отримуємо… не те, що нам потрібне. Рядки товарів об'єдналися у групу, вказану під ними (див. рис. 3). У каталогах зазвичай спочатку йде заголовок, а потім вміст.

Малюнок 3 – Угруповання рядків «вниз»

Це аж ніяк не помилка програми. Очевидно, розробники вважали, що угрупуванням рядків займаються переважно укладачі фінансової звітності, де підсумковий результат виводиться наприкінці блоку.

Щоб згрупувати рядки «вгору», потрібно змінити одне налаштування. На вкладці Данінатисніть на маленьку стрілку в нижньому правому кутку розділу Структура(Див. рис. 4).

Рисунок 4 – Кнопка, що відповідає за виведення вікна налаштувань структури

У вікні налаштувань зніміть прапорець з пункту Підсумки у рядках під даними(див. мал. 5) та натисніть кнопку ОК.

Рисунок 5 – Вікно налаштувань структури

Усі групи, які ви встигли створити, автоматично зміняться на верхній тип. Зрозуміло, встановлений параметр вплине і подальше поведінка програми. Однак знімати цей прапорець вам доведеться кожногонового листа та кожної нової книги Excel, т.к. розробники не передбачили "глобальної" установки типу угруповання. Так само не можна використовувати різні типи груп у межах однієї сторінки.

Після того, як ви розподілили товари за категоріями, можна зібрати категорії у більші розділи. Усього передбачено до дев'яти рівнів угруповання.

Незручність при використанні цієї функції полягає у необхідності натискати кнопку ОКу спливаючому вікні, а зібрати незв'язані діапазони за один підхід не вдасться.

Малюнок 6 – Багаторівнева структура каталогу в Excel

Тепер ви зможете розкривати та закривати частини каталогу, клацаючи по плюсах та мінусах у лівій колонці (див. рис. 6). Щоб розгорнути весь рівень, натисніть одну з цифр у верхній частині.

Щоб вивести рядки на вищий рівень ієрархії, скористайтеся кнопкою Розгрупувативкладки Дані. Повністю позбутися угруповання можна за допомогою пункту меню Видалити структуру(Див. рис. 7). Будьте уважні, скасувати дію неможливо!

Малюнок 7 – Знімаємо угруповання рядків

Закріплення областей листа

Досить часто під час роботи з таблицями Excel виникає потреба закріпити деякі області листа. Там можуть бути розташовані, наприклад, заголовки рядків / стовпців, логотип компанії або інша інформація.

Якщо ви закріплюєте перший рядок або перший стовпець, то дуже просто. Відкрийте вкладку Виді в меню, що розкривається Закріпити областівиберіть відповідно пункти Закріпити верхній рядокабо Закріпити перший стовпець(Див. рис. 8). Однак одночасно і рядок, і стовпець у такий спосіб «заморозити» не вдасться.

Рисунок 8 – Закріплюємо рядок чи стовпець

Щоб зняти закріплення, виберіть пункт меню. Зняти закріплення областей(Пункт замінює собою рядок Закріпити області, якщо на сторінці застосовано «заморожування»).

А ось закріплення кількох рядків або області з рядків та стовпців здійснюється не так прозоро. Ви виділяєте три рядки, клацаєте по пункту Закріпити області, і ... Excel "заморожує" тільки дві. Чому так? Можливий ще поганіший варіант, коли області закріплюються непередбачуваним чином (наприклад, ви виділяєте два рядки, а програма ставить межі після п'ятнадцятого). Але не списуватимемо це на недогляд розробників, тому що єдиний правильний варіант використання цієї функції виглядає по-іншому.

Вам потрібно клацнути мишею по осередку нижче рядків, які ви хочете закріпити, і, відповідно, правіше за стовпці, що закріплюються, а вже потім вибрати пункт Закріпити області. Приклад: на малюнку 9 виділено осередок B 4. Отже, закріплюватимуться три рядки і перший стовпець, які залишаться на своїх місцях під час прокручування аркуша як по горизонталі, так і по вертикалі.

Рисунок 9 – Закріплюємо область з рядків та стовпців

Ви можете застосувати заливку фону для закріплених областей, щоб вказати користувачеві на особливу поведінку даних осередків.

Поворот листа (заміна рядків на стовпці та навпаки)

Уявіть таку ситуацію: ви кілька годин працювали над набором таблиці в Excel і раптом зрозуміли, що неправильно спроектували структуру - заголовки стовпців слід розписати по рядках або рядки по стовпцях (це не має значення). Набирати все вручну заново? Нізащо! В Excel передбачена функція, що дозволяє здійснити поворот листа на 90 градусів, перемістивши таким чином вміст рядків в стовпці.

Рисунок 10 – Початкова таблиця

Отже, маємо деяку таблицю, яку потрібно «повернути» (див. рис. 10).

1. Виділяємо комірки із даними. Виділяються саме осередки, а не рядки та стовпці, інакше нічого не вийде.
2. Копіюємо їх у буфер обміну поєднанням клавіш або будь-яким іншим способом.
3. Переходимо до порожнього аркуша чи вільного простору поточного аркуша. Важливе зауваження:вставляти поверх поточних даних не можна!
4. Вставляємо дані комбінацією клавіш і в меню параметрів вставки вибираємо варіант Транспонувати(Див. рис. 11). Як варіант, ви можете використовувати меню Вставитизі вкладки Головна(Див. рис. 12).

Малюнок 11 – Вставка з транспонуванням

Малюнок 12 – Транспонування з головного меню

Ось і все, поворот таблиці виконано (див. рис. 13). При цьому форматування зберігається, а формули змінюються відповідно до нового положення осередків – жодної рутинної роботи не потрібно.

Рисунок 13 – Результат після повороту

Показ формул

Іноді виникає ситуація, коли ви не можете знайти потрібну формулу серед великої кількості осередків або просто не знаєте, що і де слід шукати. У цьому випадку вам знадобиться можливість вивести на лист не результат обчислень, а вихідні формули.

Натисніть кнопку Показати формулина вкладці Формули(див. рис. 14), щоб змінити представлення даних на аркуші (див. рис. 15).

Малюнок 14 – Кнопка «Показати формули»

Рисунок 15 – Тепер на аркуші видно формули, а не результати розрахунку

Якщо вам важко зорієнтуватися за адресами осередків, що відображаються у рядку формул, натисніть кнопку Впливають осередкизі вкладки Формули(Див. рис. 14). Залежно буде показано стрілками (див. рис. 16). Для використання цієї функції спочатку слід виділити однукомірку.

Рисунок 16 – Залежності осередку показані стрілками

Приховуються залежності натисканням кнопки Прибрати стрілки.

Перенесення рядків у осередках

Досить часто в книгах Excel зустрічаються довгі написи, які не містяться в осередку по ширині (див. рис. 17). Можна, звичайно, розсунути стовпець, але не завжди цей варіант є прийнятним.

Малюнок 17 – Написи не розміщуються в осередку

Виділіть комірки з довгими написами та натисніть кнопку Перенесення текстуна Головноювкладці (див. мал. 18), щоб перейти до багаторядкового відображення (див. мал. 19).

Рисунок 18 – Кнопка «Перенесення тексту»

Малюнок 19 – Багаторядкове відображення тексту

Поворот тексту в комірці

Напевно, ви стикалися з ситуацією, коли текст у осередках потрібно було розмістити не по горизонталі, а по вертикалі. Наприклад, щоб підписати групу рядків або вузькі стовпці. У Excel 2010 є засоби, що дозволяють повернути текст у осередках.

Залежно від своїх переваг ви можете піти двома шляхами:

1. Спочатку створити напис, а потім його повернути.
2. Налаштувати поворот напису у комірці, а потім ввести текст.

Варіанти різняться незначно, тому розглянемо лише одне із них. Для початку я об'єднав шість рядків в один за допомогою кнопки Об'єднати та помістити в центріна Головноювкладці (див. рис. 20) та ввів узагальнюючий напис (див. рис. 21).

Малюнок 20 – Кнопка об'єднання осередків

Рисунок 21 – Спочатку створюємо горизонтальний підпис

Рисунок 22 – Кнопка повороту тексту

Можна додатково зменшити ширину шпальти (див. мал. 23). Готово!

Малюнок 23 – Вертикальний текст комірки

Якщо є таке бажання, кут повороту тексту можна встановити вручну. У тому ж списку (див. мал. 22) виберіть пункт Формат вирівнювання осередкуі в вікні, що відкрилося, задайте довільний кут і вирівнювання (див. рис. 24).

Рисунок 24 – Задаємо довільний кут повороту тексту

Форматування осередків за умовою

Можливості умовного форматування з'явилися в Excel вже давно, але до версії 2010 були значно вдосконалені. Можливо, вам навіть не доведеться розумітися на тонкощах створення правил, т.к. розробники передбачили безліч заготовок. Давайте подивимося, як скористатися умовним форматуванням в Excel 2010.

Перше, що потрібно зробити – виділити комірки. Далі, на Головноювкладці натисніть кнопку Умовне форматуваннята виберіть одну із заготовок (див. мал. 25). Результат буде відображатися на аркуші відразу, тому вам не доведеться довго перебирати варіанти.

Рисунок 25 – Вибираємо заготівлю умовного форматування

Гістограми виглядають досить цікаво і добре відображають суть інформації про ціну – чим вона вища, тим довша відрізок.

Колірні шкали та набори значків можна використовувати для індикації різних станів, наприклад переходи від критичних витрат до допустимих (див. рис. 26).

Малюнок 26 – Колірна шкала від червоного до зеленого з проміжним жовтим

Ви можете комбінувати гістограми, шкали та значки в одному діапазоні осередків. Наприклад, гістограми та значки на малюнку 27 показують допустиму та надмірно низьку продуктивність пристроїв.

Рисунок 27 – Гістограма та набір значків відображають продуктивність деяких умовних пристроїв

Щоб видалити умовне форматування осередків, виділіть їх та в меню умовного форматування виберіть пункт Видалити правила з виділених осередків(Див. рис. 28).

Рисунок 28 – Видаляємо правила умовного форматування

Excel 2010 використовує заготовки для швидкого доступу до умовного форматування, т.к. Налаштування власних правил для більшості людей є далеко не очевидним. Однак, якщо передбачені розробниками шаблони вас не влаштовують, ви можете створити правила оформлення осередків за різними умовами. Повний опис цього функціоналу виходить за межі поточної статті.

Використання фільтрів

Фільтри дозволяють швидко знаходити потрібну інформацію у великій таблиці та представляти її у компактному вигляді. Наприклад, з довгого списку книжок можна вибрати твори Гоголя, та якщо з прайс-листа комп'ютерного магазину – процесори Intel.

Як і більшість інших операцій, фільтр вимагає виділення осередків. Однак виділяти всю таблицю з даними не потрібно, достатньо відзначити рядки над потрібними стовпцями даних. Це значно збільшує зручність використання фільтрів.

Після виділення осередків на вкладці Головнанатисніть кнопку Сортування та фільтрта виберіть пункт Фільтр(Див. рис. 29).

Малюнок 29 – Створюємо фільтри

Тепер комірки перетворяться на списки, де ви можете задати параметри вибірки. Наприклад, ми шукаємо всі згадки про Intel у стовпці Найменування товару. Для цього вибираємо текстовий фільтр Містить(Див. рис. 30).

Малюнок 30 – Створюємо текстовий фільтр

Малюнок 31 – Створюємо фільтр за словом

Втім, набагато швидше досягти того ж ефекту, вписавши слово в поле Пошукконтекстного меню, показаного малюнку 30. Навіщо тоді викликати додаткове вікно? Воно стане в нагоді в тому випадку, якщо ви хочете вказати кілька умов вибірки або вибрати інші параметри фільтрації ( не містить, починається з…, закінчується на…).

Для числових даних доступні інші параметри (див. мал. 32). Наприклад, можна вибрати 10 найбільших або 7 найменших значень (кількість налаштовується).

Рисунок 32 – Числові фільтри

Фільтри Excel надають досить багаті можливості, які можна порівняти з вибіркою запитом SELECT у системах управління базами даних (СУБД).

Відображення інформаційних кривих

Інформаційні криві (інфокриві) – нововведення в Excel 2010. Ця функція дозволяє відобразити динаміку зміни числових параметрів прямо у комірці, не вдаючись до побудови діаграми. Зміни в числах будуть одразу показані на мікрографіці.

Рисунок 33 – Інфокрива Excel 2010

Щоб створити інфокриву, натисніть одну з кнопок у блоці Інфокривіна вкладці Вставка(див. мал. 34), а потім задайте діапазон осередків для побудови.

Рисунок 34 – Вставка інфокривої

Як і діаграми, інформаційні криві мають безліч параметрів налаштування. Докладніше посібник з використання даного функціоналу описано у статті.

Висновок

У статті були розглянуті деякі корисні можливості Excel 2010, які прискорюють роботу, покращують зовнішній вигляд таблиць або зручність використання. При цьому не має значення, створюєте файл самі або використовуєте чужий – в Excel 2010 знайдуться функції для всіх користувачів.