Заявление за изпращане на фиш по имейл. Могат ли фишовете за заплати да се изпращат по пощата? Могат ли фишовете за заплати да се изпращат по имейл?

" № 6/2017

Коментар към писмото на Министерството на труда на Руската федерация от 21 февруари 2017 г. № 14-1 / ООГ-1560.

С писмо от 21 февруари 2017 г. № 14-1 / OOG-1560 Министерството на труда потвърди правото на работодателя да издава на служителите не хартиени фишове за заплати, а електронни.

Относно издаването на електронни фишове за заплати.

Напомняме, че неиздаването на фиш за заплати представлява нарушение на трудовото законодателство, което води до отговорност по чл. 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация под формата на предупреждение или глоба:

за длъжностни лица - в размер от 1000 до 5000 рубли;

за юридически лица - от 30 000 до 50 000 рубли.

Преди това се смяташе, че фишът трябва да бъде писмен документ на хартиен носител и изпращането на фиш по имейл не отговаряше на законовите изисквания. Това заключение, по-специално, се съдържа в обжалваното определение на Тюменския окръжен съд от 30 юли 2012 г. № 33-3246/2012.

В коментираното писмо обаче Министерството на труда обръща внимание на факта, че Кодексът на труда не регламентира реда за уведомяване на служителя за компонентите на работната заплата (фиш за заплати). Следователно работодателят има право да определи сам под каква форма ще прехвърли съответната информация на служителя. В този случай задължително условие е да се установи процедура за уведомяване на служителя за компонентите на заплатата (фиш за заплата) по електронна поща в трудов договор, колективен договор или местен регулаторен акт.

Формата на фиша за заплати се одобрява от работодателя, като се взема предвид становището на представителния орган на служителите по начина, установен в чл. 372 от Кодекса на труда на Руската федерация за приемане на местни разпоредби.

Забележка:

Използването на неодобрена форма на фиш е нарушение на трудовото законодателство (Резолюция на въоръжените сили на Руската федерация от 23 декември 2010 г. № 75-AD10-3).

Отбелязваме, че в съответствие с чл. 136 от Кодекса на труда на Руската федерация работодателят е длъжен да издаде фиш за заплати при изплащане на заплатите. Съгласно правилата на част 6 от този член, заплатите трябва да се изплащат на служителите поне на всеки половин месец. Не е необходимо обаче да издавате фиш два пъти месечно.

В писмо № 5277-6-1 от 24 декември 2007 г. Rostrud обясни: при изчисляване и изплащане на втората част от заплатите на служителите (обикновено в края на месеца) всички те трябва да получат фишове за заплати. По този начин, според Rostrud, работодателят трябва да генерира фишове за заплати и да ги издава на служителите веднъж месечно (в момента на окончателното плащане).

Факт е, че в края на месеца са известни всички компоненти на възнаграждението и може да се направи недвусмислено заключение за размера на удръжките от заплатата на служителя.

На подобна позиция е и Министерството на финансите. В писмо № 03-04-06/20406 от 10.04.2015 г. финансистите отбелязват, че сумите на данъка върху доходите на физическите лица върху доходите под формата на заплати трябва да се изчислят в последния ден от месеца, за който данъкоплатецът е начислил този доход . Преди края на месеца доходът под формата на заплати не може да се счита за получен от служителя; съответно преди края на месеца агентът не може да бъде изчислен.

Работодателят може да бъде задължен да издаде фиш за заплати на служител в средата на месеца в ситуация, в която служителят е уволнен. Това се дължи на факта, че в деня на прекратяване на трудовия договор със служителя работодателят е длъжен да извърши разплащане с него, а именно да изплати всички дължими суми (чл. 84.1, 140 от Кодекса на труда на Руската федерация). Ако служителят не е работил в деня на уволнението, съответните суми трябва да му бъдат изплатени не по-късно от следващия ден след подаване на искане за плащане от уволнения служител. Част от посочената сума не е получена от служителя в деня на уволнението, което означава, че е необходимо да му се издаде и фиш за заплата.

Друг важен момент, който трябва да запомните, когато работите с изчислителни листове: съгласно параграф 1 от чл. 3 от Федералния закон от 27 юли 2006 г. № 152-FZ „За личните данни“, доходът на физическо лице се класифицира като негови лични данни. Трети лица, които получават достъп до лични данни, трябва да гарантират поверителността на тези данни (чл. 7 от посочения закон).

Списъкът с изискванията към работодателя при прехвърляне на личните данни на служителя се съдържа в чл. 88 от Кодекса на труда на Руската федерация. По-специално, работодателят е длъжен да разреши достъп до личните данни на служителите само на специално упълномощени лица. В този случай тези лица трябва да имат право да получават само онези лични данни на служителя, които са необходими за изпълнение на конкретни функции.

Лицата, които получават личните данни на служителя, са длъжни да спазват режим на секретност (конфиденциалност). Това означава, че всяка организация трябва да приеме политика за поверителност на личните данни. Тази разпоредба е документ, установяващ основните правила за защита на информацията, представляваща лични данни на служителите, които са задължителни за спазване. Необходимостта от въвеждането на този документ в сила се дължи на изискванията на гл. 14 Кодекса на труда на Руската федерация.

Съгласно параграф 7 на чл. 86 от Кодекса на труда на Руската федерация, защитата на личните данни на служителите на организацията от неправомерно използване или загуба трябва да се осигури от работодателя за негова сметка по начина, определен от определения кодекс и други федерални закони. Параграф 8 от този член установява, че служителите и техните представители трябва да бъдат запознати при подписване с документите на работодателя, установяващи процедурата за обработка на лични данни на служителите, както и техните права и задължения в тази област.

При възлагане на отговорни лица за издаване на фишове за заплати (изпращането им по електронна поща), те трябва да бъдат предупредени (под подпис) за необходимостта от запазване на тайна (конфиденциалност). Издаването на фишове за заплати от лица, които не са били предупредени за необходимостта от запазване на тайна (конфиденциалност), е нарушение на изискванията на Кодекса на труда на Руската федерация и означава, че работодателят не е осигурил защитата на личните данни на служителя от неправомерна употреба или загуба.

Съгласно правилата на чл. 90 от Кодекса на труда на Руската федерация, лицата, виновни за нарушаване на разпоредбите на законодателството на Руската федерация в областта на личните данни при обработката на лични данни на служител, подлежат на дисциплинарна и финансова отговорност по начина, установен от Кодекса на труда. на Руската федерация и други федерални закони, както и за гражданска, административна и наказателна отговорност по начина, установен от федералните закони. Нарушаване на установения от закона ред за събиране, съхранение, използване или разпространение на информация за граждани (лични данни) по силата на чл. 13.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация води до предупреждение или налагане на административна глоба:

за граждани - в размер от 300 до 500 рубли;

за длъжностни лица - от 500 до 1000 рубли;

за юридически лица - от 5 000 до 10 000 рубли.

В съответствие с част 1 на чл. 136 от Кодекса на труда на Руската федерация, когато изплаща заплатите, работодателят е длъжен да уведоми писмено всеки служител:

За компонентите на полагащото му се трудово възнаграждение за съответния период;

Върху размера на други суми, начислени на служителя, включително парично обезщетение за нарушение от страна на работодателя на установения краен срок за изплащане на заплати, ваканционни плащания, плащания при уволнение и др.;

За сумите и причините за направените удръжки;

Относно общата сума пари за плащане.

Информацията за компонентите на заплатите трябва да бъде доведена до вниманието на служителя, като му се предостави фиш за заплата. Формата на този документ се разработва от работодателя самостоятелно (като се вземат предвид изискванията на част 1 от член 136 от Кодекса на труда на Руската федерация) и се одобрява, като се вземе предвид становището на представителния орган на служителите (ако има такъв) (член 136, част 2 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Формата на фиша може да бъде одобрена със заповед на работодателя или да бъде допълнение към местен регулаторен акт, който установява системата на заплатите в организацията (например към разпоредбите за възнагражденията на служителите).

Работодателят е длъжен да предостави на служителите фишове за заплати, за да гарантира, че те могат да получат надеждна информация за своите заплати. Целта е да се следи за спазването от страна на работодателя на предвидените в трудовия договор условия на труд.

КАК ДА СЕ ИЗДАДЕ ПЛАТЕЖНА ФОРМА?

Може да се изпрати по имейл

Процедурата за издаване на фишове за заплати на служителите при изплащане на заплати не е установена от трудовото законодателство. Следователно работодателят трябва самостоятелно да го определи и консолидира във вътрешните си документи.

Например, такава процедура може да бъде установена в местен регулаторен акт, който определя формата на фиша за заплати. Специалистите на Rostrud също потвърждават това в своите обяснения.

Ако всички служители на организацията имат свои собствени работни (корпоративни) имейл адреси, тогава фишовете за заплати могат да им бъдат изпратени за преглед.

Специалисти от руското министерство на труда смятат това за възможно. Според тях процедурата за уведомяване на служителите за компонентите на заплатите трябва да бъде фиксирана:

1) в трудов договор;

2) колективен трудов договор;

3) местен регулаторен акт на работодателя (например в заповедта на ръководителя на организацията, наредбата за издаване на фишове за заплати на служителите).

Ако установената процедура предвижда изпращане на фишове за заплати на служителите по имейл, това не нарушава разпоредбите на чл. 136 от Кодекса на труда на Руската федерация (пример 1).

Съдебната практика също потвърждава законността на използването на този метод за уведомяване на служителите за компонентите на техните заплати. Съдиите не виждат нарушение в изпращането на фишове по имейл.

Процедурата за издаване на фишове за заплати на служителите може да бъде посочена по-подробно в местен регламент или колективен трудов договор.

Възможна е ситуация, когато в организацията работят работници, които не се занимават с компютърна работа (например обслужващ персонал - ремонтници, чистачи на производствени и офис помещения и др.). В този случай можете да предоставите различни методи за издаване на фишове (пример 2).

Служителите трябва да бъдат запознати с местния регулаторен акт, колективния договор, установяващ процедурата за издаване на фишове за заплати срещу подпис (част 2 на член 22, част 3 на член 68 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Може да бъде достъпен с помощта на специална програма

Поради факта, че трудовото законодателство не регулира процедурата за уведомяване на служителите за компонентите на заплатите, работодателите могат да използват различни методи за представяне на фишове за заплати на служителите.

Една организация може да използва следните опции за запознаване на служителите с фишовете за заплати:

а) предоставяне на достъп до специална програма, за която всеки служител получава потребителско име и парола;

б) предоставяне на достъп до личния работен акаунт на служителя в Интернет.

Съдилищата също не са признали за нарушение публикуването на фишове в електронен вид:

В личния работен акаунт на служителя в Интернет (Апелативно решение на Върховния съд на Република Коми от 18 февруари 2013 г. по дело № 33-1073/2013);

На личната страница на служителя в интернет банката (Апелативно решение на Новосибирския окръжен съд от 05.06.2014 г. по дело № 33-4700/2014 г.).

Съдилищата намират тези методи за уведомяване на служителите за съобразени с изискванията на трудовото законодателство.

В писмо от Министерството на труда на Руската федерация от 21 февруари 2017 г. № 14–1/OOG-1560 служителите обясниха, че работодателят има право да уведомява служителите за състава на техните заплати по имейл

Според закона работодателят е длъжен да изплаща заплатите на служителите най-малко два пъти месечно. Като правило, при изплащане на втората част от заплатата - окончателното плащане въз основа на резултатите от последния месец, се издава фиш за заплата (част 1 от член 136 от Кодекса на труда на Руската федерация). Кодексът на труда на Руската федерация не установява процедурата за информиране на служителите за компонентите на заплатите. Наскоро служители признаха подобно уведомление в електронен формат за законно. Ще говорим за това по-подробно в днешния материал.

Общи разпоредби относно фишовете за заплати

Няма унифициран формуляр за фишове за заплати, тъй като както компаниите, така и индивидуалните предприемачи имат право да го разработват самостоятелно.

При одобряване на формуляра се взема предвид мнението на представителния орган на подчинените, ако такъв съществува в организацията (част 2 на член 136 от Кодекса на труда на Руската федерация). Във всеки случай фишовете за заплати за 2017 г. трябва да съдържат редица задължителни данни (част 1 от член 136 от Кодекса на труда на Руската федерация):

състав на работната заплата в парично изражение (заплата, изплатени бонуси, заплащане за извънреден труд);
други еднократни плащания (начисления за отпуск, плащания за отпуск по болест, плащане за наем на лично имущество и други);
удръжки, посочващи техните причини (данък върху доходите на физическите лица - задължително, други удръжки - ако има такива. Например издръжка, събрана от служител по изпълнителен лист или дългове към банкови институции, прехвърлени на съдебни изпълнители);
сумата, дадена лично на служителя минус всички удръжки.

Издаването на фишове за заплати е отговорност на всеки работодател; ако заповедта е нарушена, инспекторите по труда могат да глобят компанията с 50 хиляди рубли (част 1 на член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация). Съдебните власти са съгласни с това състояние на нещата (съгласно решението на Свердловския окръжен съд от 20 януари 2016 г. № 72–98/2016, работодателят не е в състояние да оспори глобата за неиздаване на фишове за заплати на служителите).

Електронните фишове за заплати са законни

В писмо № 14–1/ООГ-1560 на Министерството на труда на Руската федерация от 21.02.17 г. служителите обясниха, че работодателят има право да уведомява служителите за състава на техните заплати по имейл. Този формат на запознаване не противоречи на трудовото законодателство на Руската федерация.

Предпоставка е актуализирането на вътрешните местни актове и наредби във връзка с настъпилите промени. Възможно е в колективен трудов договор или в допълнение към трудовия договор с всеки служител да се предвиди, че фишовете за заплати ще се издават по електронен път. Допустимо е също така да се променят утвърдените наредби на компанията относно формата на фиша за заплати. Промените трябва да бъдат потвърдени със заповед и запознати с подписа на всеки служител. В същото време тези изменения не влошават положението на подчинените, което означава, че не е необходимо да ги уведомявате два месеца преди влизането в сила на промените (член 74 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Заслужава да се отбележи, че коментираното писмо е първият документ от Министерството на труда, в който се признава легитимността на електронната форма за уведомяване на части от заплатите.

Програмата за изчисляване на заплатите „Bukhsoft: заплати и персонал“ ще осигури компетентни записи на персонала, както и бързи и правилни изчисления на заплатите с генерирането на всички необходими отчети.

Как се издават фишове за заплати по електронен път?

Кодексът на труда на Руската федерация съдържа следната формулировка: служителите трябва да бъдат информирани писмено за компонентите на техните заплати. Не са посочени други изисквания. По този начин, след изпращане на изчислението по имейл, служителите имат възможност да се запознаят със съдържанието му и да го разпечатат за лично съхранение. Ще се спазват законовите изисквания за писмен формат.

Много компании отдавна успешно използват електронно управление на документи. В допълнение към електронната поща има и други опции, например изпращане на фишове за заплати в лични съобщения до компютрите на служителите чрез корпоративния уебсайт на организацията или разработване и внедряване на софтуер с достъп до лични документи за всеки служител. Струва си да се отбележи, че съдилищата са съгласни с такива методи на информиране (решение на окръжния съд в Новосибирск от 05.06.14 г. № 33–4700/2014 г.).

Разбира се, не всеки служител на институция има персонален компютър, лична електронна поща и достъп до Интернет.

Следователно изобщо не е необходимо да изключвате хартиената версия, няма да противоречи на трудовото законодателство, ако оставите и двете опции за уведомяване.

За да се осигури потвърждение на издаването на фактури на служителите по имейл, програмата, използвана за изпращане на имейли, трябва да бъде конфигурирана да изпраща обратно съобщения с потвърждение за прочитане. Освен това инструктирайте счетоводителя по ТРЗ да запази всички изпратени имейли; ако има достатъчно натрупване, те могат да бъдат архивирани и съхранени на сървър.

Програмата ви позволява да генерирате индивидуални фишове за заплати за служителите и да ги изпращате на имейл адреси.

Листовете се генерират с помощта на стандартния отчет "Изчислителни листове". За всеки служител листът се записва в отделен Excel файл.

Потребителят може да посочи периода, организацията и, ако е необходимо, да ограничи списъка на служителите до един отдел.

Имейл адресът на служителя се съхранява в картата на лицето. Преди да използвате програмата, трябва да попълните имейл адресите на лицата, ръчно или чрез автоматично зареждане от външен Excel файл.

Всички настройки на програмата се запазват и са валидни за всички потребители на базата данни.

Служителят ще получи този имейл:

Как да използвате програмата:

Отворена обработка от диск
Конфигурирайте настройките на пощенския сървър. Посочете потребителско име, парола, адрес на сървъра, порт и метод за оторизация.
Посочете периода, за който ще се генерират ведомостите, както и организацията. Ако е необходимо да се генерират листове само за едно разделение, тогава се посочва разделението.
Посочете директорията на диска, в която ще се съхранява архивът на файловете на фишовете и протоколът за разпространение на писмата.
Попълнете списъка със служители ръчно или автоматично, като щракнете върху бутона „Попълване“.
Имейл адресите на служителите ще бъдат изтеглени от данните за контакт на отделните лица. Ако адресът липсва, можете да го посочите ръчно.
След като списъкът на служителите е завършен, трябва да щракнете върху бутона „Генериране на файлове с фишове за заплати“. След известно време ще бъде генериран набор от файлове за разпространение.
Щракнете върху бутона „Изпращане на имейл“ и попълнете шаблона на писмото.
Кликнете върху бутона „Изпращане на поща“ и изчакайте, докато програмата изпрати писмата.
След като изпращането приключи, протоколът за изпращане ще бъде записан в папката с архивираните файлове.

Програмата предоставя безплатна техническа поддръжка за 1 месец.

Кодът за обработка е затворен за промени.

Предимства

1. С един клик можете да изпратите листовки до всички служители на организация или отдел;

2. Листовете се записват във файлов архив на диск;

3. Можете да създадете шаблон за писмо;

Гарантирано връщане на парите

Infostart LLC ви гарантира 100% възстановяване на сумата, ако програмата не отговаря на декларираната функционалност от описанието. Парите могат да бъдат върнати в пълен размер, ако поискате това в рамките на 14 дни от датата на получаване на парите в нашата сметка.

Програмата е толкова доказана, че работи, че можем да дадем такава гаранция с пълна увереност. Искаме всички наши клиенти да останат доволни от покупката си.

Когато изплаща заплати на служител, работодателят е длъжен да го уведоми писмено (част 1 от член 136 от Кодекса на труда на Руската федерация):

върху компонентите на дължимата заплата за съответния период;
върху сумите на други суми, начислени на служителя;
относно размерите и основанията за направени удръжки;
относно общата сума пари за плащане.

Горната информация обикновено се показва на фиш за заплати, чиято форма работодателят разработва самостоятелно.

Неиздаването на фишове за заплати на служителите се счита за нарушение на трудовото законодателство. За това се предвижда отговорност под формата на предупреждение или глоба за служители на работодателя в размер от 1000 до 5000 рубли; глоба за индивидуален предприемач от 1000 до 5000 рубли или глоба за работодателска организация от 30 000 до 50 000 рубли (част 1 на член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация).

Възможно ли е да се издават фишове за заплати в електронен вид и как служителят може да изготви заявление за получаване на фиш за заплати, който да му бъде изпратен по имейл, ще ви кажем в нашата консултация.

Относно фиша за заплати в електронен вид

Член 136 от Кодекса на труда на Руската федерация предвижда, че работодателят писмено уведомява служителя за неговата заплата, нейните компоненти и удръжки от нея. Буквалният прочит на нормата предполага, че фишовете за заплати трябва да се издават на служителите на хартиен носител. По-рано Rostrud смяташе, че Кодексът на труда на Руската федерация не предвижда правото на работодателя да издава фишове за заплати в електронна форма, с едно изключение. Това се отнася за отдалечени работници. Кодексът на труда на Руската федерация позволява обмен на електронни документи с тях (част 5 от член 312.1 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Съставяне на заявление за електронни фишове за заплати

Заявление за получаване на фишове за заплати в електронен вид се изготвя във всякаква форма. То е адресирано до работодателя и съдържа, позовавайки се на разпоредбите на трудовия, колективния трудов договор или местния нормативен акт на работодателя, искане от служителя да му изпрати фишове за заплати по имейл. Посочен е и съответният имейл адрес.

Напомняме ви, че въпреки факта, че заплатите трябва да се изплащат най-малко на всеки половин месец (част 6 от член 136 от Кодекса на труда на Руската федерация), достатъчно е да изпратите фиш за заплата само след окончателно разплащане със служителя на края на месеца. Това се дължи на факта, че компонентите на заплатата при плащане на аванс все още не са известни.

Ето пример за попълване на заявление на служител за получаване на фишове за заплати по електронен път по пощата.