Проблеми на внедряването на корпоративни информационни системи. Варианти за внедряване на информационни системи в организация Внедряване на информационна система в организация

Информационната система е съвкупност от техническа, софтуерна и организационна поддръжка, както и персонал, предназначени да предоставят на правилните хора правилната информация своевременно.
През половин век от своето съществуване софтуерът претърпя огромни промени, преминавайки от програми, способни да извършват само най-простите логически и аритметични операции, до сложни системи за управление на предприятието. В софтуера винаги е било възможно да се разграничат две основни посоки на развитие:
извършване на изчисления;
натрупване и обработка на информация.
Интуицията, личният опит на мениджър и размерът на капитала вече не са достатъчни, за да бъдеш първи. За да се вземе компетентно управленско решение в условия на несигурност и риск, е необходимо постоянно да се контролират различни аспекти на финансовата и икономическата дейност, било то търговия, производство или предоставяне на всякакви услуги.
В условията на жестока конкуренция и динамичен пазар дори най-консервативните или бедни предприятия не могат да си позволят да се откажат от такъв мощен инструмент като автоматизацията. Ползите от използването на модерни компютърни технологии в индустрията са толкова големи, че ерата на агитацията за автоматизация отдавна е отминала.
Понастоящем концепцията за информационна система е толкова неясна, че информационна система може да се дефинира като всяка концепция от компютърна програма, която помага за автоматизирането на някакъв процес до установен набор от правила и процедури, които регулират действията на служителите на компанията при организиране на процесите на създаване и използване на информацията по правилния начин.фирмена форма. Съвременният бизнес е изключително чувствителен към управленски грешки и за да се вземат компетентни управленски решения в условия на несигурност и риск, е необходимо постоянно да се контролират различни аспекти на финансовата и икономическата дейност на предприятието (независимо от профила на неговата дейности). Теорията за управление на предприятието е доста обширна тема за изучаване и усъвършенстване.
Управление на производствения процес
Оптималното управление на производствения процес е много времеемка задача. Основният механизъм тук е планирането. Автоматизираното решение на такъв проблем дава възможност за компетентно планиране, отчитане на разходите, извършване на техническа подготовка на производството и бързо управление на производствения процес в съответствие с производствената програма и технология. Очевидно, колкото по-голямо е производството, толкова по-голям е броят на процесите, участващи в създаването на печалба, което означава, че използването на информационни системи е жизненоважно.
Документооборот
Документооборотът е много важен процес във всяко предприятие. Добре функциониращата система за счетоводен документооборот отразява текущата производствена дейност, която реално се извършва в предприятието, и дава възможност на мениджърите да влияят върху нея. Следователно автоматизирането на документооборота може да подобри ефективността на управлението.
Оперативно управление на предприятието
Информационна система, която решава проблемите на оперативното управление на предприятието, се изгражда на базата на база данни, в която се записва цялата възможна информация за предприятието. Такава информационна система е инструмент за управление на бизнеса и обикновено се нарича корпоративна информационна система. Информационната система за оперативно управление включва множество софтуерни решения за автоматизиране на бизнес процесите, протичащи в конкретно предприятие.

Предназначение на информационните системи.

Една „идеална“ информационна система за управление на предприятието трябва да автоматизира всички или поне повечето от дейностите на предприятието. Освен това автоматизацията трябва да се извършва не заради автоматизацията, а като се вземат предвид разходите за нея и да се даде реален ефект върху резултатите от финансовата и икономическата дейност на предприятието.
В зависимост от предметната област, информационните системи могат да варират значително по своите функции, архитектура и изпълнение. Има обаче редица свойства, които са общи.
Информационните системи са предназначени да събират, съхраняват и обработват информация, така че основата на всяка от тях е средата за съхранение и достъп до данни.
Информационните системи са насочени към крайния потребител, който няма висока квалификация в областта на компютърните технологии. Следователно клиентските приложения на една информационна система трябва да имат прост, удобен, лесен за научаване интерфейс, който предоставя на крайния потребител всички необходими за работа функции и в същото време не му позволява да извършва ненужни действия.
Предприятието трябва да създаде база данни, която да гарантира съхранение и наличност на информация за всички компоненти на системата за управление.

Наличието на такава база данни ви позволява да генерирате информация за вземане на решения. Самата информационна система не е инструмент за вземане на управленски решения. Решенията се вземат от хората. Но системата за управление е в състояние да представи или „подготви“ информация по такъв начин, че да гарантира вземането на решения. Системите за подпомагане на вземането на решения са в състояние да предоставят например:
наблюдение на ефективността на различни области и услуги за идентифициране и премахване на слаби връзки, както и за подобряване на бизнес процесите и организационните единици (т.е. анализът на информацията може да доведе до промени в правилата за извършване на определени процеси на управление и дори до промени в организационната структура на предприятието);
анализ на дейността на отделните отдели;
обобщаване на данни от различни отдели;
анализ на показателите на различни области на финансовата и икономическата дейност на предприятието, за да се подчертаят обещаващи и нерентабилни области на бизнеса;
идентифициране на тенденциите, развиващи се в предприятието и на пазара.
Не трябва да забравяме, че обикновените хора, които са експерти в своята област, ще трябва да работят със системата, но често имат много средни умения за работа с компютри. Интерфейсът на информационните системи трябва да е интуитивен за тях.

Технология на внедряване на информационни системи.

- Технология за изграждане на система по модели „както трябва“, без опити за програмиране на текущите алгоритми. Практиката за създаване на системи по модела „както е“ показа, че автоматизацията без реинженеринг на бизнес процеси и модернизиране на съществуващата система за управление не носи желаните резултати и не е ефективна. В крайна сметка използването на софтуерни приложения в работата не е просто намаляване на хартиените документи и рутинните операции, но и преход към нови форми на управление на документи, счетоводство и отчетност.
- Технология за изграждане на системи с подход отгоре надолу. Ако решението за автоматизация е взето и одобрено от висшето ръководство, тогава внедряването на софтуерни модули се извършва от основните предприятия и подразделения и процесът на изграждане на корпоративна система е много по-бърз и по-ефективен, отколкото при първоначалното внедряване на системата в долните дивизии. Само с внедряване отгоре надолу и активното съдействие на ръководството цялата гама работа може да бъде първоначално правилно оценена и извършена без непланирани разходи.
- Технология на поетапно изпълнение. Тъй като комплексната автоматизация е процес, който включва почти всички структурни подразделения на предприятието, технологията на поетапно внедряване е най-предпочитана. Първите обекти на автоматизация са онези области, в които на първо място е необходимо да се установи процесът на счетоводство и генериране на отчетни документи за висшите органи и свързаните с тях отдели.
- Включване на бъдещи потребители в разработката. Когато сложна работа по автоматизация се извършва от компания-интегратор, функциите на отделите за информационни технологии на компанията-клиент се променят и тяхната роля в цялостния процес на прехода на предприятието към прогресивни методи на управление се увеличава.
По време на изпълнението на проекта служителите на отдела, заедно с разработчиците, работят с информация и модели, участват във вземането на решения за избора на технологични решения и, най-важното, организират взаимодействието между доставчиците на решения и служителите на предприятието. При работа с информационна система поддръжката и поддръжката на системата пада върху плещите на служителите на автоматизираната система за управление (освен ако не е сключен договор за поддръжка с доставчика). Специалистите на клиента са инициатори и изпълнители на изготвянето на предложения за подобряване и развитие на съществуващата система. Това им позволява да го приспособят по-добре към своите изисквания, така че тези изисквания трябва да бъдат внимателно обмислени, така че информационните технологии да не се използват там, където управленските задачи могат лесно да се справят с молив и лист хартия.
Системата трябва да поддържа такава схема на взаимодействие между модулите и автоматизираните работни станции, която да отговаря на изискванията и техническите възможности на потребителя. Най-важните параметри на информационната система са надеждността, мащабируемостта и сигурността, поради което при създаването на такива системи се използва архитектура клиент-сървър. Тази архитектура ви позволява да разпределяте работата между клиентската и сървърната част на системата и осигурява развитие и подобрение в съответствие с характеристиките на задачите, които се решават. През последните години се наблюдава устойчива тенденция на нарастващо търсене на клиент-сървър приложения, които имат по-големи възможности в областта на счетоводството и управлението от файлово-сървърните системи при обработка на големи обеми данни, възможност за създаване на разпределени системи, т.к. както и достатъчна интеграция с други системи.

Внедряване на информационни системи.

Внедряването на информационна система за управление на предприятието, както всяка голяма трансформация в предприятието, е сложен и често болезнен процес. Въпреки това, някои проблеми, които възникват при внедряването на системата, са доста добре проучени, формализирани и имат ефективни методологии за решаване. Предварителното изучаване на тези проблеми и подготовката за тях значително улеснява процеса на внедряване и повишава ефективността на по-нататъшното използване на системата. Първият етап от създаването на системата трябва да бъде извършването на предпроектни проучвания (т.нар. консултации). Докато не бъдат описани и анализирани всички бизнес процеси на предприятието, не се изгражда модел на предприятието „както е днес“, не се формулират разумни изисквания към новата система, не се създава модел на бъдещата система „каквато трябва да бъде“. не е изградена, не са разработени технически спецификации за закупуване или започване на разработка на система. Целта на тази предпроектна работа е да се разработи идея за бъдещата система, да се опише функционалният и информационен модел на бъдещата система и да се защити пред клиента. Едва след това можете да инвестирате пари в закупуването или разработването на система.

Подготовка на предприятие за внедряване на IP

Изготвяне на нормативна и справочна информация.

Разработване на методи за подготовка и поддържане на нормативна и справочна информация.
Разработване на класификация на обекти на нормативна и справочна информация, тяхното определение и подробно описание на техните свойства. Изготвяне на примерни описания на тези обекти.

Основният състав на обектите на нормативна и справочна информация включва:

производствена структура на предприятието (работни центрове и техните групи, тяхната идентификация и класификация);
териториална структура на предприятието (обекти и места за съхранение на запаси и тяхното групиране, тяхното идентифициране и класификация);
финансова структура на предприятието (центрове на финансова отговорност и техните групировки, тяхното идентифициране и класификация);
номенклатурни позиции, тяхната класификация и групиране;
спецификации на продуктовите позиции (продуктова структура);
технологични трасета (включително отчетни пунктове в него за изграждане на производствено-счетоводна система);
други данни.

Формиране на препоръки за отстраняване на установения недостиг на данни за обекти на нормативна и справочна информация в съществуващата информационна система.
Одит на процеса на изготвяне и поддържане на справочници с нормативна и справочна информация за съответствие с целите на предприятието и принципите на формиране на ИС.
Идентифициране на категории разходи, проучване и определяне на методи за изчисляване на себестойността на продуктите (от гледна точка на преки разходи и променливи непреки разходи).

Подготовка на бизнес процеси.

Анализ и генериране на препоръки за подобряване на бизнес процесите за планиране на оперативните дейности, тяхното изпълнение, както и поддържане на регулаторни данни за подпомагане на оперативните дейности.
Анализ и генериране на препоръки за постигане на съответствие на бизнес процесите с препоръките на методологията на ИС
Разработване на модели на бизнес процеси на продажби, производство, доставки, планиране и други, в съответствие с предметната област на проекта, на различни нива на йерархията на решенията за планиране, изисквани от предприятието на клиента на бизнес процеси, които ще бъдат поддържани от системата

Избор на софтуерна система за автоматизация на планирането и счетоводството в производството.

Анализ на пазара на софтуер.
Разработване на система за аналитични отчети, които ще трябва да бъдат получени с помощта на системата.
Разработване на изисквания към информационна система.
Изготвяне на техническо задание за избор и внедряване на информационна система.
Организиране на конкурс за избор на софтуер за информационната система.

Необходимо е да се вземе предвид нивото на обучение на специалистите, които ще работят с приложението, както и целта на приложението. Ако потребителите имат богат опит със софтуерни приложения, тогава могат да се използват интерфейси с множество прозорци, падащи менюта и т.н.
Ако говорим за служители, за които е трудно да „натиснат три бутона с две ръце“, тогава интерфейсът на системата трябва да бъде възможно най-опростен и последователността от действия трябва да е очевидна. По същия начин, ако бързото въвеждане на данни е критично в режима на използване, тогава удобството на интерфейса е на първо място. Логично е да се даде възможност на разработчиците да се пробват в ролята на крайни потребители още преди въвеждането на информационната система в експлоатация.

Видове информационни системи в една организация

Тъй като има различни интереси, характеристики и нива в една организация, има различни видове информационни системи. Нито една система не може напълно да отговори на информационните нужди на организацията. Една организация може да бъде разделена на нива: стратегическо, управленско, на знания и оперативно; и във функционални области като продажби и маркетинг, производство, финанси, счетоводство и човешки ресурси. Системите са създадени, за да обслужват тези различни организационни интереси. Четири основни типа информационни системи обслужват различни организационни нива: системи на оперативно ниво, системи на ниво на знания, системи на ниво на управление и системи на стратегическо ниво.

Системите на оперативно ниво поддържат оперативните мениджъри, наблюдавайки основните организационни дейности като продажби, плащания, осребряване на депозити и заплати. Основната цел на системата на това ниво е да отговаря на рутинни въпроси и да движи транзакционните потоци през организацията. За да се отговори на този тип въпроси, информацията обикновено трябва да бъде лесно достъпна, навременна и точна.

Системите за знания поддържат работещите с знания и процесорите на данни в една организация. Целта на системите за знания е да помогнат за интегрирането на нови знания в бизнеса и да помогнат на организацията да управлява потока от документи. Системите за знания, особено под формата на работни станции и офис системи, са най-бързо развиващите се приложения в бизнеса днес.

Системите на ниво на управление са предназначени да обслужват контрола, управлението, вземането на решения и административните дейности на средните мениджъри. Те определят дали обектите се представят добре и докладват периодично. Например, система за контрол на движението отчита движението на общия инвентар, еднаквостта на отдела за продажби и отдела, който финансира разходите на служителите във всички секции на компанията, като отбелязва къде действителните разходи надвишават бюджетите.

Някои системи на ниво на управление поддържат необичайно вземане на решения. Те са склонни да се фокусират върху по-малко структурирани решения, за които информационните изисквания не винаги са ясни. Системите на стратегическо ниво са инструмент за подпомагане на мениджърите от най-високо ниво, които изготвят стратегически проучвания и дългосрочни тенденции в компанията и в бизнес средата. Основната им цел е да съчетаят промените в условията на работа със съществуващите организационни възможности.
Информационните системи също могат да бъдат диференцирани по функционален начин. Ключови организационни функции като продажби и маркетинг, производство, финанси, счетоводство и човешки ресурси се поддържат от собствени информационни системи. В големите организации подфункциите на всяка от тези основни функции също имат свои собствени информационни системи. Например производствена функция може да има системи за контрол на инвентара, контрол на процеси, поддръжка на завода, компютърно инженерство и планиране на материалните изисквания.
Типичната организация има системи на различни нива: оперативно, управленско, знание и стратегическо за всяка функционална област. Например търговска функция има търговска система на оперативно ниво за записване на ежедневни търговски данни и обработка на поръчки. Системата за нива на знания създава подходящи дисплеи за демонстриране на продуктите на компанията. Системите на ниво управление наблюдават месечните данни за продажбите за всички търговски територии и отчитат територии, където продажбите надвишават очакваните нива или падат под очакваните нива. Системата за прогнозиране прогнозира бизнес тенденциите за период от пет години - обслужва стратегическото ниво

Внедряване на информационни системи Основни проблеми и задачи

Липса на поставяне на управленски задачи в предприятието.
Повечето мениджъри управляват своето предприятие само въз основа на своя опит, своята интуиция, своята визия и твърде неструктурирани данни за неговото състояние и динамика. Като правило, ако от мениджъра се иска да опише по някакъв начин структурата на дейността на своето предприятие или набора от разпоредби, въз основа на които той взема управленски решения, нещата бързо стигат до задънена улица. Правилното формулиране на задачите за управление е най-важният фактор, който влияе както върху успеха на предприятието като цяло, така и върху успеха на проекта за автоматизация.

Следователно, първото нещо, което трябва да се направи, за да бъде успешен проектът за внедряване на информационна система за управление на предприятието, е да се формализират възможно най-много всички тези контролни вериги, които всъщност планирате да автоматизирате.В повечето случаи, за да внедрите това не можете без участието на професионални консултанти, но от опит разходите за консултанти просто не са сравними със загубите от неуспешен проект за автоматизация. Необходимостта от частична или пълна реорганизация на структурата на предприятието.
Преди да започне внедряването на информационна система за управление в предприятието, обикновено е необходимо да се извърши частична реорганизация на неговата структура и бизнес технологии. Ето защо един от най-важните етапи на проекта за внедряване е пълно и надеждно проучване на предприятието във всички аспекти на неговата дейност. Въз основа на заключението, получено в резултат на проучването, се изгражда цялата по-нататъшна схема за изграждане на корпоративна информационна система. Несъмнено е възможно всичко да се автоматизира на принципа „както е“, но това не трябва да се прави поради редица причини. Факт е, че в резултат на проучването, голям брой места, където възникват необосновани допълнителни разходи, както и противоречия в организационната структура, премахването на които би намалило производствените и логистичните разходи, както и значително намаляване на времето за изпълнение на различни етапи от основните бизнес процеси, обикновено се записват. Не можете да автоматизирате хаоса, защото резултатът ще бъде автоматизиран хаос. Реорганизацията може да се извърши в редица локални точки, където това е обективно необходимо, което няма да доведе до забележим спад в дейността на текущите търговски дейности.
Необходимостта от промяна на технологията за работа с информация и принципите на правене на бизнес
Една ефективно изградена информационна система не може да не промени съществуващата технология на планиране и контрол, както и управление на процесите. Една от най-важните характеристики на мениджъра корпоративна информационна система,са модули на управленско счетоводство и финансов контролинг. Вече всяка функционална единица може да се определи като счетоводен център, със съответното ниво на отговорност на нейния ръководител. Това от своя страна повишава отговорността на всеки един от тези мениджъри и предоставя на висшите мениджъри ефективни инструменти за ясен контрол върху изпълнението на индивидуалните планове и бюджети.
Ако има информационна система управлението на предприятието, мениджърът може да получава актуална и надеждна информация за всички аспекти на дейността на компанията, без времеви забавяния и ненужни преносни връзки. Освен това информацията се представя на мениджъра в удобна форма „от листа“ при липса на човешки фактори, които биха могли пристрастен или субективенинтерпретиране на информация по време на предаване. Въпреки това би било справедливо да се отбележи, че някои мениджъри не са свикнали да вземат управленски решения върху информацията в нейния чист вид, освен ако тя не е придружена от мнението на лицето, което я е доставило.Този подход по принцип има право да съществува, дори ако има информационна система за управление на предприятието, но често се отразява негативно на обективността на управлението. Внедряването на информационна система за управление на предприятието прави значителни промени в управлението на бизнес процесите. Всеки документ, който показва в информационното поле напредъка или завършването на определен процес от край до край, се създава автоматично в интегрираната система въз основа на първичния документ, който е отворил процеса. Отговорните за този процес служители само наблюдават и при необходимост правят промени в позициите на генерираните от системата документи. Например, клиент е направил поръчка за продукти, които трябва да бъдат изпълнени до определена дата от месеца. Поръчката се въвежда в системата, въз основа на нея системата автоматично създава фактура (базирана на съществуващи алгоритми за ценообразуване), фактурата се изпраща на клиента, а поръчката се изпраща в производствения модул, където се поръчва типът продукт се разделя на отделни компоненти. Въз основа на списъка с компоненти в модула за покупки, системата създава поръчки за закупуването им, а производственият модул съответно оптимизира производствената програма, така че поръчката да бъде изпълнена навреме. Естествено, в реалния живот са възможни различни варианти за неизбежни смущения в доставката на компоненти, повреда на оборудването и т.н., следователно всеки етап от изпълнението на поръчката трябва да бъде строго контролиран от кръга служители, отговорни за него, които, ако е необходимо, трябва да създаде управленско въздействие върху системата, за да се избегнат нежелани последствия или да се намалят. Не трябва да приемате, че работата с информационна система за управление на предприятието ще стане по-лесна. Напротив, значителното намаляване на бумащината ускорява процеса и подобрява качеството на обработка на поръчките, повишава конкурентоспособността и рентабилността на предприятието като цяло и всичко това изисква по-голямо хладнокръвие, компетентност и отговорност на изпълнителите. Възможно е съществуващата производствена база да не се справи с новия поток от поръчки и също така ще е необходимо да се въведат организационни и технологични реформи, които впоследствие ще имат положително въздействие върху просперитета на предприятието.
Съпротива на служителите на предприятието
Сложността на машиностроителните предприятия е много подобна на сложността на повечето руски предприятия и вече е писано много за това.
Въпреки това можем да се опитаме да подчертаем няколко доста интересни и рядко споменавани в пресата проблеми, които са специфични за машиностроенето.
1. Който директор има повече нужда от системата, трябва да се включи в нейното внедряване.Често решението за внедряване на информационна система не е решение на компанията или поне консолидирано решение на топ мениджъри и акционери, а решение на един от функционалните мениджъри, например финансов директор или производствен директор. В този случай информационната система се внедрява в интерес на този конкретен мениджър, докато мнозинството от висшите мениджъри на предприятието не участват в процеса на внедряване и в резултат на това могат да имат амбивалентни оценки както за самия процес, и резултатите от прилагането на системата като цяло.
Освен това често при внедряването на система акцентът може да се измести толкова много, че за по-нататъшно цялостно внедряване вече извършената работа трябва да бъде сериозно преработена. Има примери за такава автоматизация. На въпроса "Защо?" „Трябваше да се опитаме да го направим погрешно, така че цялото ръководство да разбере как да не извършва автоматизация на управлението. Но сега всички мениджъри разбират необходимостта от лично участие в работата по комплексната автоматизация на предприятието.
Трудно е да се каже до каква степен този подход се оправдава, но също така е трудно да се оспорят инициаторите за внедряване на информационни системи в едно предприятие, тъй като в противен случай „предприятието изобщо не би обърнало внимание на проблемите на автоматизацията“. Всъщност в описания случай компанията се учи от собствените си грешки как правилно да внедрява информационни системи и в резултат на това с повтарящи се проекти ръководството на предприятието разбира много по-точно какви цели иска да постигне като резултат от внедряването на системата, какви усилия трябва да бъдат организирани за изпълнение на проекта, За какво трябва да поканите професионални консултантии колко всъщност може да струва един проект за внедряване на интегрирана система за управление на информацията.
2. При внедряването на информационни системи за управление на предприятието в повечето случаи има активна съпротива от страна на местните служители, което е сериозна пречка за консултантите и е напълно в състояние да наруши или значително да забави проекта за внедряване.Ако служителите не харесват системата, тогава тя Лошо е.
Изненадващо, дори в големите предприятия понякога мнението на служител от по-ниско ниво (нещо не харесва, не пасва, не е удобно, дребен шрифт, „като цяло старата система беше по-ясна“ и т.н.) е доста способно за забавяне на внедряването на системата.
Често ръководителите на предприятия, особено ако не обръщат достатъчно внимание на процеса на внедряване, преценяват качеството на системата въз основа на прегледите на персонала, чиито интереси често се разминават с интересите на мениджъра. В резултат на това, вместо оптимално постигане на целите за внедряване на система за управление, значително време се изразходва за редизайн на интерфейси, внедряване на всякакви „обори“ и „лъкове“, въпреки факта, че такива модификации не представляват реална стойност, но значително влияят на бюджета и, най-важното, на времето за изпълнение. Ръководителите на предприятие, които са решили да автоматизират своя бизнес, в такива случаи трябва по всякакъв начин да съдействат на отговорната група от специалисти, внедряващи информационната система за управление на предприятието, да провеждат разяснителна работа с персонала и освен това:
Създайте силно усещане сред служителите на всички нива, че внедряването е неизбежно;
Дайте достатъчно пълномощия на ръководителя на проекта за внедряване, тъй като съпротивата понякога (често подсъзнателно или в резултат на неоправдани амбиции) възниква дори на ниво топ мениджъри (Често трудностите могат да възникнат точно в момента, когато мениджърът внезапно осъзнае, че с изпълнението на системата, той се озовава в един вид капан: повишаването на осведомеността, което системата осигурява, минимизира несигурността на текущата производствена ситуация и по този начин ограничава възможността за вземане на решения, основани само на субективно мнение. Новата технология за управление също помага да се идентифицира некомпетентността на управлението.);
Винаги подкрепяйте всички организационни решения по въпроси, свързани с изпълнението, като издавате подходящи заповеди и писмени инструкции.

По време на пробната експлоатация и по време на прехода към промишлена експлоатация на системата за известно време е необходимо да се извършва бизнес, както в новата система, и да продължи да се извършва по традиционни начини (поддържане на хартиен документооборот и съществуващи системи). В тази връзка някои етапи от проекта за внедряване на системата могат да бъдат отложени под предлог, че служителите вече имат достатъчно спешна работа по предназначение, а овладяването на системата е второстепенна и разсейваща дейност. В такива случаи ръководителят на предприятието, в допълнение към провеждането на разяснителна работа със служители, които избягват развитието на нови технологии, трябва:

1. Повишаване нивото на мотивация на служителите за усвояване на системата под формата на стимули и благодарности;
2. Предприемане на организационни мерки за намаляване на периода на паралелно водене на делата.

Необходимостта от формиране на квалифициран екип за внедряване и поддръжка на системата, избор на силен ръководител на екипа. Внедряването на повечето системи за автоматизация на управлението на големи предприятия се извършва по следната технология: в предприятието се формира малка (3-6 души) работна група, която преминава най-пълно обучение за работа със системата, след което тази група отговаря за значителна част от работата по внедряване на системата и нейната по-нататъшна поддръжка. Използването на такава технология се дължи на два фактора: първо, фактът, че едно предприятие обикновено се интересува от наличието на специалисти, които могат бързо да разрешат повечето оперативни проблеми при настройване и работа със системата, и второ, обучение на своите служители и тяхното използване винаги е значително по-евтино от аутсорсинга. По този начин формирането на силна работна група е ключът към успешното изпълнение на проекта за изпълнение.
Особено важен въпросе избор на лидера на такава група и системния администратор. Мениджърът, освен познания по основни компютърни технологии, трябва да има задълбочени познания в областта на бизнеса и управлението. В домашната практика при внедряването на системи тази роля обикновено се изпълнява от ръководителя на отдела за автоматизирана система за управление или подобен. Основните правила за организиране на работна група са следните принципи:
Специалистите на работната група трябва да бъдат назначени, като се вземат предвид следните изисквания: познаване на съвременни компютърни технологии (и желание да ги овладеят в бъдеще), комуникативни умения, отговорност, дисциплина;
Трябва да подходите към избора и назначаването на системен администратор със специална отговорност, тъй като почти цялата корпоративна информация ще бъде достъпна за него;
Евентуалното освобождаване на специалисти от групата за изпълнение по време на изпълнението на проекта може да има изключително негативно въздействие върху неговите резултати. Следователно членовете на екипа трябва да бъдат избрани измежду лоялни и надеждни служители и трябва да се разработи система, която да поддържа тази лоялност през целия проект;
След идентифициране на служителите, включени в групата за изпълнение, ръководителят на проекта трябва ясно да опише кръга от задачи, които всеки от тях решава, формите на плановете и отчетите, както и продължителността на отчетния период. В най-добрия случай отчетният период трябва да бъде един ден.

Обобщете

Може да се заключи, че общата стратегическа цел на създаването на корпоративна информационна система е повишаване на контролируемостта, което позволява повишаване на икономическата ефективност и качествено подобряване на производствените показатели на предприятието. Постигането на тази цел в рамките на създаването на корпоративна информационна система трябва да се постигне чрез използването на целия комплекс от информационни технологии в предприятието, а именно:
- събиране на достоверна информация;
- бърза обработка на данни за факти от производствената и стопанската дейност;
- аналитична подкрепа за вземане на управленски решения;
В структурата на предприятието има смисъл да се планира отдел за поддръжка на внедрени системи, така че след пробна експлоатация тази рутинна работа да не пада върху силни и талантливи програмисти, които трябва да бъдат изпратени да изпълняват нови проекти. Предназначение на компютърните системиПодкрепата за стратегически решения е да предостави на висшето ръководство незабавен и безплатен достъп до информация относно ключови фактори, които са критични за изпълнението на стратегическите цели на фирмата.
Следователно ИС трябва да са лесни за работа и разбиране. Те осигуряват достъп до различни вътрешни и външни бази данни, използвайки широко графично представяне на данни.
- своевременно информиране на персонала за резултатите от планирането на производството и осигуряването на ресурси.
Преди да приложите проект за внедряване, формализирайте целите му, доколкото е възможно;
Поставете висок приоритет на процеса на внедряване на системата сред другите организационни и търговски процеси. Дайте високи правомощия на ръководителя на проекта;
Създайте атмосфера на неизбежност на внедряването сред всички служители на предприятието и се опитайте да увеличите скоростта на развитие на нови технологии чрез организационни мерки;
Внедряването на информационна система за управление на предприятието е като ремонт - не може да бъде завършен, може само да бъде спрян. Така внедряването по същество никога не свършва; системата трябва непрекъснато да се подобрява по време на нейната индустриална експлоатация заедно с напредъка на информационните технологии и методологиите за управление на дейността на вашето предприятие.

За по-нататъшно разглеждане на материала кликнете върху бутона и изберете връзката, посочваща темата, която ви интересува.

Тотално изпълнение. Един от вариантите за внедряване на системата е цялостно обследване на предприятието, закупуване на системата, дълъг процес на настройване към изискванията на техническите спецификации и след много месеци започване на тестова експлоатация.

Единственото, макар и безспорно, предимство на тоталното внедряване е пълнотата на решението, обхващащо цялото предприятие във всички сфери на дейност.

Има много повече недостатъци, основните включват:

· риск от грешки при изготвяне на технически спецификации;
· продължителност на процеса: в резултат компанията получава ползи след дълъг период от време;
· появата на голям брой организационни проблеми още на първите етапи на внедряване и тестова експлоатация на системата;
· висок риск от загуба на печалба поради неработоспособност на цялото предприятие поради неработоспособност на новата система;
· необходимостта от обучение на персонала в цялото предприятие.

Пилотен проект, последван от пълно изпълнение. Този метод се използва най-често днес. В този случай се извършва пълномащабно проучване, избират се две или три системи, които са най-подходящи според изискванията на техническите спецификации. Избира се малка задача, която се решава за до два месеца и се правят минимални капиталови инвестиции: обикновено на този етап не се закупуват лицензи за софтуер и скъпо оборудване, необходимо за промишлена експлоатация. Извършва се тестово внедряване, въз основа на което се взема решение за пригодността на една от системите за по-нататъшно цялостно внедряване, след което предприятието преминава към предишния вариант.

При използване на пилотни проекти се появяват две допълнителни предимства - решението за избор на система става балансирано, в организацията се появява специфична „услуга“, въведена на етапа на пилотния проект, въпреки че покритието на персонала в този случай е минимално.

Изпълнение от служби. Първата и основна разлика на този подход е, че целият процес на внедряване е разделен на съкратени във времето етапи и на всеки от тях се решава определена задача, например осигуряване на управление на нормативната документация. В този случай кратките срокове и сравнително малките разходи за труд позволяват да се намали финансовият риск, бързо да се оценят постигнатите резултати и, ако е необходимо, да се коригират.

Предимствата на този подход са доста очевидни:

· при добавяне на нова услуга не е необходимо да се променят вече внедрени в софтуера бизнес процеси;
· добавянето на набор от услуги се осъществява под формата на последователност от малки етапи, след завършване на всеки от които предприятието получава цялостно решение. С този подход можете да спрете по-нататъшната работа по всяко време или да я отложите за по-късен период, като същевременно поддържате система с набор от функционалности, които решават конкретни проблеми;
· използването на уеб интерфейс ви позволява да покриете цялата организация заедно с отдалечените клонове, без да се налага да извършвате работа по настройка на клиентски сайтове;
· обучението на служителите, необходимо при внедряването на всяка система, се осъществява чрез добавяне на допълнителна услуга към информационната система, в резултат на което организацията получава система за дистанционно обучение, обхващаща цялата организация.

Изпратете добрата си работа в базата знания е лесно. Използвайте формата по-долу

Студенти, докторанти, млади учени, които използват базата от знания в обучението и работата си, ще ви бъдат много благодарни.

Подобни документи

Характеристики на проектирането на информационни системи, базирани на бази данни. Използване на CASE инструменти и описание на бизнес процеси в BP-Win. Етапи на проектиране на съвременни информационни системи, видове диаграми и визуално представяне на уебсайт.

курсова работа, добавена на 25.04.2012 г

Сравнителен анализ на хотелски информационни системи. Анализ и избор на CASE инструменти за моделиране на бизнес процеси. Визуални и математически модели на предметната област, избор на архитектура и платформа на информационната система, изграждане на база данни.

дисертация, добавена на 20.07.2014 г

Системи за автоматично проектиране. Сравнителен анализ на средства за проектиране на автоматизирани информационни системи. Експортирайте SQL код във физическата среда и попълнете базата данни със съдържание. Етапи на развитие и характеристики на Case tools.

курсова работа, добавена на 14.11.2017 г

Концепцията за CASE инструменти като софтуер, който поддържа процесите на създаване и поддържане на информационни системи (ИС). Характеристики на технологията IDEF за IP разработка. Описание на нотацията IDEF0. Разработване на функционални модели на бизнес процеси.

презентация, добавена на 04/07/2013

Преглед на принципите на изграждане и ефективно използване на системи за управление на бази данни, инструменти за автоматизация на дизайна на CASE. Анализ на възможностите на методологията и инструментите. Разработване на модел на хотелски бизнес процеси в среда All Fusion.

курсова работа, добавена на 28.12.2012 г

Наличие на икономическа информационна система. Матрица на организационните проекции. Разработване на система от бази данни. Съвременни CASE инструменти. Основни етапи на развитие на информационните системи. Абсолютен показател и индекс на намаляване на разходите.

курсова работа, добавена на 14.03.2011 г

Основни принципи на разработката на софтуер: неговият класически жизнен цикъл, прототипиране, стратегии за проектиране, качествени модели на процесите на разработка. Приложение на паралелни алгоритми и CASE системи, критерии за оценка на тяхната ефективност.

курсова работа, добавена на 07.04.2015 г

Ролята на средствата за проектиране при създаване на информационна система. Предимства на инструментите за разработка на CASE Bpwin и Erwin, системи за търсене, коригиране на грешки в модела на данни на Model Validator. Разработване на модел на процесите на документооборот на предприятието.

тест, добавен на 24.06.2012 г

Въведение.

Глава 1. Информационни технологии и информационни системи в управлението.

1.1. Класификация на информационните технологии и системи.

1.2. Взаимовръзка на организации и информационни системи.

1.3. Видове информационни системи в една организация.

1.4. Използване на информационни системи в управлението.

1.5. Информационни технологии и нови организационни форми на фирми.

Глава 2. Интегрирана система за управление на промишлени предприятия в Русия.

2.1 Структурни блокове на MIS и техните функции.

2.2 Интегрирана система за управление като инструмент за управление на фирмата.

2.3 Принципи на изграждане на интегрирана система за управление на фирмата.

2.4 Етапи на внедряване на интегрирана система за управление.

Глава 3. Резултати от внедряването на нова информационна система.

3.1 Стратегия и мисия на компанията.

3.2 Технологична поддръжка на фирмата.

3.3 Технически спецификации.

3.4 Вид на изходящите данни.

3.5 Ефективност на изпълнението, общи оценки.

3.6 Прогнозиран икономически ефект.

Заключение.

Библиография.

Въведение.

Преходът към пазарни отношения в икономиката и научно-техническият прогрес значително ускориха темповете на въвеждане на най-новите постижения в областта на информатизацията във всички сфери на социално-икономическия живот на руското общество. Терминът „информатизация“ се появява за първи път по време на създаването на локални многотерминални информационни и изчислителни системи и мрежи за масово обслужване.

Информатизацията в областта на управлението на икономическите процеси включва на първо място повишаване на производителността на работниците чрез намаляване на съотношението разходи/производство, както и подобряване на квалификацията и професионалната грамотност на специалистите, заети с управленски дейности. В развитите страни се случват едновременно две взаимно свързани революции: в информационните технологии и в бизнеса.

Информационните технологии съществуват от дълго време, следователно с развитието на компютрите и комуникациите започнаха да се появяват различни вариации: „информационни и комуникационни технологии“, „компютърни информационни технологии“ и т.н. В тази работа под информационни технологии ще разбираме съвременното значение, тоест интеграцията на компютри, електроника и средства за комуникация.

Има много дефиниции за този термин, например:

Информационната технология е системно организиран набор от методи и средства за решаване на управленски проблеми за осъществяване на операции по събиране, регистриране, прехвърляне, натрупване, търсене, обработка и защита на информация, базирани на използването на разработен софтуер, компютърни и комуникационни средства, използвани, като както и методите, чрез които информацията се предлага на клиентите.

Съществува връзка между информационните технологии и управлението. Мениджърът винаги трябва да взема решения в условия на голяма несигурност: инфлация, промени във валутния курс, промени в данъчните и правните условия на работа, а конкурентите не спят. Компютрите могат бързо и точно да изчисляват опциите и по този начин дават отговори на всякакви въпроси от този тип. Това е може би едно от основните предимства на компютъра пред човека.

Информационните технологии имат следните свойства, които са полезни за икономист-мениджър:

Помогнете за преодоляване на пропастта между икономиката и математиката;

Те са най-ефективните носители на съвременни методи за решаване на икономически проблеми;

Насърчаване на хармонизирането на икономическите процедури с международните изисквания;

Те са свързани с единно информационно пространство – икономическо и образователно.

Незаменимостта на компютърните технологии е, че те позволяват да се оптимизира и рационализира функцията на управление чрез използването на нови средства за събиране, предаване и преобразуване на информация.

Реформата на методите за управление на икономически обекти доведе не само до преструктуриране на организацията на процеса на автоматизация на управленските дейности, но и до разпространението на нови форми на изпълнение на тези дейности. Целта на тази работа е да се изследва ефективността на внедряването на нова информационна система и да се разгледат резултатите от нейното използване.

Глава 1. Информационни технологии и информационни системи в управлението.

1.1. Класификация на информационните технологии и системи.

Понастоящем информационните технологии могат да бъдат класифицирани според редица характеристики, по-специално: методът на внедряване в информационната система, степента на покритие на задачите за управление, класовете на изпълняваните технологични операции, вида на потребителския интерфейс, опциите за използване компютърна мрежа и предметната област, която се обслужва.

Нека разгледаме връзката между информационните системи и информационните технологии.

Управлението е най-важната функция, без която е немислима целенасочената дейност на всяка социално-икономическа, организационна и производствена система (предприятие, организация, територия).

Система, която изпълнява управляващи функции, се нарича управляваща система. Най-важните функции, изпълнявани от тази система, са прогнозиране, планиране, отчитане, анализ, контрол и регулиране.

Контролът е свързан с обмена на информация между компонентите на системата, както и системата с околната среда. В процеса на управление се получава информация за състоянието на системата във всеки момент от времето, за постигането (или непостигането) на дадена цел, за да се повлияе на системата и да се осигури изпълнението на управленските решения.

По този начин всяка система за управление на икономически обект има своя собствена информационна система, наречена икономическа информационна система.

Икономическата информационна система е съвкупност от вътрешни и външни потоци на пряка и обратна информация на икономически обект, методи, инструменти, специалисти, участващи в процеса на обработка на информацията и разработването на управленски решения.

Автоматизираната информационна система е съвкупност от информационни, икономически и математически методи и модели, технически, софтуерни, технологични средства и специалисти, предназначени за обработка на информация и вземане на управленски решения.

Таблица 1. Класификация на информационните технологии.

ИНФОРМАЦИОННИ ТЕХНОЛОГИИ	Според начина на внедряване в ИС	Традиционен
	Според начина на внедряване в ИС	Нови информационни технологии
	Според степента на обхващане на управленските задачи	Електронна обработка на данни
		Автоматизация на функциите за управление
		Подкрепа при вземане на решения
		Електронен офис
		Експертна поддръжка
	По клас на изпълняваните технологични операции	Работа с текстов редактор
		Работа с табличен процесор
		Работа със СУБД
		Работа с графични обекти
		Мултимедийни системи
		Хипертекстови системи
	По тип потребителски интерфейс	Партида
		Разговорен

	Според метода на изграждане на мрежата	Местен
		Многостепенна
		Разпределени
	По предметна област, обслужвана	Счетоводство
		Банкова дейност
		Данъчни дейности
		Застрахователни дейности

Съдържание

Въведение	3
Цели и задачи на внедряване на информационна система	4
Класификация на информационните системи	6
Изисквания към информационната система	9
Проектиране и създаване на информационни системи	10
Внедряване на информационни системи	13
Традиционен подход	14
Иновативен подход	16
Знак за ефективност	18
Опит в използването на информационни системи	19
Списък на използваната литература	21

Въведение

Постоянно чуваме, че руските предприятия не могат да се конкурират със западните производители, че нашите технологии не са толкова развити и че качеството на руските продукти е твърде по-ниско от чуждестранните. Проблемът е, че руските мениджъри започнаха да се сблъскват с поне два управленски проблема:

се оказва, че показателите и процедурите, които преди са били използвани за анализиране и планиране на дейността на предприятието (например обемът на произведените продукти), не им позволяват да се конкурират успешно;
появата на конкуренти не само започва да възпрепятства получаването на обичайните свръхпечалби, но понякога ги свежда до нула.

Най-важният фактор за успешното функциониране на едно предприятие е способността на неговото ръководство да усеща пазара и да се фокусира върху него. Две са основните задачи пред всяка компания: да се грижи за себе си и да вижда заобикалящата я реалност. „Да се грижиш за себе си“ означава да поставиш нещата в ред в оперативните технологии, процедурите за документооборот и организационните и кадрови структури. Всеки започва да разбира, че е необходимо да се промени системата за управление, да се намалят разходите и да се управляват ефективно финансите. Въпросът е как да стане това? Как да изчислим истинската себестойност на даден тип продукт, как да планираме закупуването на материали при налични наличности, кои процеси да подобрим първо. Един от механизмите за решаване на проблема с установяването на ред е създаването на методология за управленско счетоводство в предприятието, използването на която ще даде отговори на въпросите какво, къде, кога, как, защо, колко, какво е причина и др. Резултатът ще бъде повишаване на вътрешната ефективност на предприятието. Но успешният вътрешен живот на едно предприятие е необходимо, но не достатъчно условие за оцеляване и още повече за заемане на водещи позиции на пазара. За да увеличите външната ефективност, трябва да се адаптирате към изискванията на заобикалящия свят, нуждите на пазара и да се научите да управлявате доставчици и клиенти. Способността за правилно и своевременно реагиране на външната среда осигурява стратегическо мислене.

Напоследък ясно се проявява желанието на компаниите да преминат от детайлно управление на вътрешните дейности към управление на клиенти и доставчици. Конкурентоспособността на една компания все повече зависи от способността за създаване и задълбочаване на връзки с други компании (партньори, конкуренти, клиенти или доставчици). Причините за това са:

разширяване на икономическото пространство, в което работят предприятията;
появата на нов стратегически ресурс - информацията;
необходимостта да се вземе предвид факторът време.

Цели и задачи на информационната система

Предприятието е единичен организъм и подобряването на едно нещо може да доведе до най-малкото изместване към успех в най-добрия случай или до намаляване на цялостното представяне в най-лошия случай. Мениджърите и особено ръководителите на финансови отдели трябва да вземат сложни решения, засягащи цялото предприятие. А натовареността с решаването на оперативни проблеми допълнително усложнява процеса на управление.

За да се опрости управлението, преди всичко финансовото, е необходимо да има ефективна система за управление на предприятието, включително система за управление на качеството и информационна система, която да ги поддържа. Какво може да даде внедряването на една информационна система?

намаляване на общите разходи на предприятието във веригата на доставки (в доставките),
увеличаване на скоростта на оборота,
намаляване на излишните запаси до минимум,
увеличаване и усложняване на продуктовата гама,
подобряване на качеството на продукта,
изпълнение на поръчките навреме и подобряване на цялостното качество на обслужване на клиентите,

Основните цели на автоматизацията на предприятието са:

Събиране, обработка, съхранение и представяне на данни за дейността на организацията и външната среда в удобен за финансови и всякакви други анализи вид и използване при вземане на управленски решения.
Автоматизация на бизнес операции (технологични операции), които съставляват целевата дейност на предприятието.
Автоматизация на процесите, които осигуряват изпълнението на основните дейности.

За да се оцени наистина ефективността на системата, е много важно да се разбере какви задачи може да реши правилно проектираната информационна система:

Планиране на производствените дейности. Изготвяне на производствени планове на различни нива, от стратегически до оперативни, и проверка на възможността за тяхното изпълнение в съответствие със състоянието на производствения капацитет и човешките ресурси. Степента на детайлност на плановете на различни нива е различна - от набор от продукти за решаване на проблеми на стратегическото планиране до конкретни материали или производствени операции за оперативно управление на производството;
Закупуване, инвентаризация, управление на продажбите. Това е автоматизация на процесите на планиране и отчитане на доставки (материали и техническа поддръжка), производство, продажба на готови продукти и управление на запасите;
Финансово управление. По правило това включва счетоводство, разплащания с длъжници и кредитори, отчитане на дълготрайни активи, управление на парични средства и финансово планиране;
Управление на персонала. Подсистемата за управление на персонала изпълнява всички основни нужди за работа с персонала: наемане и освобождаване на персонал, записване на информация за служителите, планиране на тяхното кариерно израстване, изплащане на заплати и записване на работното време. Разглеждането на персонала като отделен вид ресурс ни позволява да свържем заедно кадровия потенциал на предприятието и производствените планове, което също е възможно при използване на информационна система;
Управление на разходите. Това включва отчитане на всички разходи на предприятието и изчисляване на себестойността на готовите продукти или услуги;
Управление на проекти/програми. Съвременната дейност на предприятието все повече се разглежда през призмата на изпълнението на производствени проекти или програми, за които може да се извършва отделно планиране и осчетоводяване;
Проектиране на продукти и процеси. Информация за състава на продуктите, технологичните пътища за тяхното производство, разработването на продукти в съответствие с изискванията на клиента, както и оценка на разходите, които предприятието ще направи при производството на такива продукти.

Както можете да видите, информационните системи са способни на много. Но за да получите ефективност с голяма инвестиция при закупуване на система, трябва правилно да изберете коя система е необходима. В този случай не трябва да се придържате към принципа „колкото повече функции, толкова по-добре“. Колкото повече „може“ една система, толкова по-скъпа е тя и има вероятност да не се използва цялата й функционалност и да не се изплаща.

класификация на информационните системи

Първите системи, разработени за решаване на проблеми с управлението на предприятието, обхващат главно областта на складовата или материалната отчетност ( IC – Контрол на запасите). Появата им се дължи на факта, че счетоводството на материалите (суровини, готови продукти, стоки) от една страна е вечен източник на различни проблеми за ръководителя на предприятието, а от друга (в сравнително голямо предприятие) от най-трудоемките области, които изискват постоянно внимание. Основната „дейност“ на такава система е счетоводствоматериали.

Следващият етап в подобряването на счетоводството на материалите беше белязан от системи за планиране на производството или материалните (в зависимост от посоката на дейността на организацията) ресурси. Тези системи са включени в стандарта или по-скоро два стандарта ( MRP – Планиране на материалните потребностиИ MRP II – Планиране на производствените изисквания), са много разпространени на Запад и отдавна се използват успешно от предприятия, предимно в производствените индустрии. Основните принципи, които формират основата на стандартните системи за MRP, включват

описание на производствените дейности като поток от взаимосвързани поръчки;
отчитане на ограниченията на ресурсите при изпълнение на поръчки;
минимизиране на производствените цикли и запасите;
формиране на поръчки за доставка и производство въз основа на поръчки за продажба и производствени графици.

Разбира се, има и други MRP функции: планиране на цикъла на процеса, планиране на натоварването на оборудването и т.н. На фиг. 1 показва процесите, които се изпълняват при използване на такава система:

Ориз. 1

Трябва да се отбележи, че MRP стандартните системи решават проблема не толкова със счетоводството, колкото управлениематериални ресурси на предприятието.

Най-популярният нов тип информационни системи в момента са стандартните системи ERP – Планиране на ресурсите на предприятието. ERP системите по своята функционалност покриват не само складово счетоводство и управление на материалите, които описаните по-горе системи предоставят изцяло, но добавят към това всички други ресурси на предприятието, преди всичко парични. Тоест, ERP системите трябва да покриват всички области на предприятието, пряко свързани с неговата дейност. На първо място, това се отнася за производствените предприятия. Системите от този стандарт поддържат изпълнението на основни финансови и управленски функции. Например в системите Baan 1 това е:

финанси и счетоводство,
производство,
продажби (включително складово счетоводство, търговия и маркетинг),
транспорт,
сервиз и поддръжка на оборудването,
управление на проекти,
както и единен панел за управление - модул Мениджърска информационна система, на който мениджърът може да види всички основни отдели и производствени показатели.

Ориз. 2

Основната задача на ERP системите е да следят текущото състояние на нещата в предприятието и да предупреждават мениджърите за всички опасни промени в производствените дейности. Процесите, управлявани от ERP стандартната информационна система, са показани на фиг. 2:

изисквания към информационната система

Информационната система, както всеки друг инструмент, трябва да има свои характеристики и изисквания, според които може да се определи нейната функционалност и ефективност. Разбира се, за всяко конкретно предприятие изискванията за информационна система ще бъдат различни, тъй като трябва да се вземат предвид спецификите на всяка организация. Въпреки това е необходимо да се подчертаят няколко основни изисквания към системата, общи за всички „потребители“:

Локализацияинформационна система. Поради факта, че най-големите разработчици на информационни системи са чуждестранни компании, системата трябва да бъде адаптирана за използване от руски компании. Тук се има предвид локализация, както функционална (като се вземат предвид особеностите на руското законодателство и платежни системи), така и езикова (помощна система и документация на руски език).
Системата трябва да осигурява надеждна защита на информацията, което изисква контрол на достъпа с парола, многостепенна система за защита на данните и др.
Ако системата се внедрява в голямо предприятие със сложна организационна структура, внедряването е необходимо отдалечен достъптака че информацията да може да се използва от всички структурни подразделения на организацията.
Поради влиянието на външни и вътрешни фактори (промени в бизнес посоката, промени в законодателството и др.), системата трябва да бъде адаптивен. Приложимо към Русия, това качество на системата трябва да се разглежда по-сериозно, тъй като в нашата страна промените в законодателството и счетоводните правила се случват няколко пъти по-често, отколкото в страните със стабилна икономика.
Необходима възможност консолидиране на информацияна ниво предприятие (комбиниране на информация от клонове, филиали и др.), на ниво отделни задачи, на ниво периоди от време.

Тези изисквания са основните, но далеч не единствените критерии за избор на корпоративна информационна система за предприятие.

Проектиране и създаване на информационна система

Проектирането на информационна система е може би най-важният елемент от автоматизацията на предприятието. Правилното проектиране на системата означава осигуряване на голяма част от успеха на целия проект за автоматизация. Много често срещана грешка е внедряването на информационна система при липса на ясно формулирана система за управление. Тоест изразът „да се създаде система на управление“ се възприема като „да се въведе нещо компютърно базирано“. Необходимо е ясно да се разбере, че системата за управление е основна, а създаването на информационна система, базирана на нея, или, просто казано, внедряването й в компютърна форма е вторично.

Много компании вярват, че автоматизацията сама по себе си ще доведе до подобряване на тяхното финансово и икономическо състояние и започват усилията си за внедряване на информационни системи директно с автоматизация, прескачайки критичните стъпки на разбиране и опростяване на техните бизнес процеси. Но често тези процеси са толкова неподредени, че като цяло създават впечатление за хаос в предприятието. Както знаете, автоматизирането на хаоса далеч не е лесно, ако не и невъзможно. Ето защо, преди да създадете информационна система, трябва да прегледате системата за управление в организацията. Промяната на бизнес процесите се нарича реинженеринг на бизнес процеси. Така че, първо трябва да рационализирате диаграмата на бизнес процеса и системата за управление на организацията като цяло:

определя организационната структура на персонала,
разработете механизъм за финансово и икономическо управление на компанията (включително идентифициране на центрове за отговорност),
идентифициране на основните технологични потоци (процеси),
разработване на механизми за организационно управление на технологичните потоци,
на основата на създадените механизми за управление формулират технология за финансов анализ и управление на дейността на технологичните потоци.

Ако горните технологии са налични, ще бъде много по-лесно да се разработи информационна система. Често обаче се налага опростявамбизнес процеси в едно предприятие, за да може по-лесно да се опишат на компютърен език.

Организацията е набор от правила и процедури. Информационната система също е набор от правила и процедури, така че трябва да разберете кои инструкции и процедури с кои трябва да бъдат заменени. Не трябва да забравяме и човешкия фактор при създаването на информационна система. Първо, хората ще трябва да работят със системата, във всеки случай тя не може да работи сама. Второ, служителите могат да подобрят (или опростят) процесите, с които се сблъскват всеки ден. Автоматизацията трябва да се извършва само след като служителите разберат процеса и решат дали е необходима автоматизация.

След формирането на ясна система за управление започва процесът на проектиране на информационна система. Важно е, когато е възможно, в проектирането на системата да участват всички служители, които ще работят с нея. Това ще ви позволи да идентифицирате малки особености и специфични нужди в работата на всеки отдел на организацията, тъй като само потребителите на бъдещата система знаят най-добре от какво имат нужда.

Проектирането на една информационна система трябва да включва и нейните разработчици, тоест тези, които ще я създадат. Изборът на разработчик на информационна система трябва да се подхожда много внимателно. Основните критерии за избор на разработчик са опитът в областта на създаването на информационни системи, броят на системите, успешно внедрени от компанията в руски предприятия.

Финансовият мениджър и ръководството на предприятието трябва да третират автоматизацията като проект, тоест да определят всички етапи, характеристики, времеви рамки и бюджет. Основните етапи на работа по проект за автоматизация са:

Провеждане на проучване за описание на бизнес процесите на организацията.
Разработване на технически спецификации на системата за автоматизация.
Разработване на технически проект на системата.
Разработка на системата (понякога наричана персонализация).
Различни етапи и фази на внедряване, пилотна и промишлена експлоатация.
Извършване на модификации в съответствие с променящите се нужди на организацията.

Резултатът от проектирането на системата е строго формализирано описание както на обекта на нейната автоматизация, така и на самата система. Този документ трябва да съдържа описание с каква информация трябва да работи системата, как се представят данните в нея и по какви правила работи.
внедряване на информационна система
Ефективността на автоматизацията на дейността на предприятието, заедно с правилното проектиране и създаване на системата, зависи от метода на нейното внедряване в организационната структура на компанията. Това се дължи на психологически фактори – обикновено има съпротива от служителите срещу създаването и използването на системата. Освен това внедряването на системата може да продължи от 6 месеца до 2-3 години. През този период могат да настъпят промени във външни и вътрешни фактори, влияещи върху дейността на предприятието. Следователно очакванията на ръководството относно резултатите от работата на системата може да не бъдат изпълнени (тъй като те вече ще имат време да се променят).

Ориз. 3

Има няколко подхода за внедряване на информационна система в работата на предприятието. 2 За да разгледаме две от тях, ще използваме примера на организация, която има три нива на йерархия: ниво на изпълнители и две нива на управление (фиг. 3).

Традиционен подход

Този подход за внедряване на информационни системи за автоматизиране на дейността на компанията е организиран на принципа отгоре надолу. Недостатъците на този подход са известни: един от най-съществените недостатъци е, че традиционната („твърда“) система за автоматизация, която се внедрява в организацията, позволява резултатите от работата на системата да се получават предимно от изпълнители на по-ниско ниво (фиг. 4 ).

Ориз. 4. Първи етап на хоризонтална автоматизация:

автоматизация на ниво изпълнител.

Едва след завършване на автоматизацията на всички бизнес операции на изпълнително ниво, мениджърите от средно ниво ще могат да започнат да получават полезни резултати от системата (фиг. 5).

Ориз. 5. Вторият етап на хоризонталната автоматизация: автоматизация на нивото на изпълнителите и средното ръководство.

За да може висшето ръководство на организацията да получи пълна информация от системата (фиг. 6), трябва да мине много време - няколко месеца или дори години.
Ориз. 6. Завършване на автоматизацията на всички йерархични нива на организацията.

Както вече споменахме, често до момента на завършване на внедряването на системата нуждите на организацията имат време да се променят, което предизвиква недоволство от ръководството на организацията от резултатите, получени за дълго време и с големи разходи. Системата трябва или да бъде модифицирана, за да отговаря на новите задачи на организацията, или да бъде заменена със система, която е по-подходяща за текущите нужди на организацията. Ако отново се използва традиционният подход при избора на нова система, няма гаранция, че новата система ще бъде по-добра от старата.
Иновативен подход

Вторият подход за автоматизиране на дейността на предприятието се основава на използването на адаптивни иновативни системи - системи, „способни да се саморегулират в съответствие с промените във външните условия“. 3

Тази характеристика на такива системи дава възможност за „автономно“ последователно автоматизиране на отделни области от дейността на организацията с постепенното „разрастване“ на една система, обхващаща цялата организация.

Очевидно е, че при автоматизиране не на цялата организация, а на малка площ, натоварването на персонала е значително намалено и неизбежните организационни и психологически проблеми при изпълнението са сведени до минимум. Системата се разширява в съответствие с нуждите на организацията.

В същото време важно качество на такава система е, че системата има способността да расте „отгоре надолу“, когато на първо място се автоматизират не дейностите на изпълнителите, а нивото на подготовка и структурирано представяне на информация за управлението на организацията (фиг. 7).

Ориз. 7. Първи етап: автоматизация на висшите управленски нива.

Използването на адаптивна система предоставя на клиента свободата на избор - да автоматизира дейността на своето предприятие по традиционен начин отдолу нагоре или да се откаже от традиционния подход към автоматизацията и, комбинирайки организационните мерки и възможностите на системата за автоматизация, започват да получават първите реални резултати от работата на системата предимно на най-високото ниво на управление след 6-8 седмици след началото на работата (фиг. 8).

Ориз. 8. Втори етап: създаване на единно информационно пространство

Инсталираната на първия етап система позволява разширяване на потребителските възможности. Това улеснява не само внедряването и адаптирането на съществуващата система към нуждите на потребителите, но също така дава възможност за развитие на функциите на системата в бъдеще, когато нуждите на предприятието се променят и развиват.

Когато внедрявате информационна система, не трябва да забравяте обучението на служителите на предприятието да използват тази система. Това може да отнеме много средства и време, особено ако говорим за държавно или бивше държавно предприятие, където повечето служители са възрастни хора, които изобщо не са запознати с компютрите. Ето защо, когато определяте бюджета и времевата рамка на проект за внедряване на информационна система, трябва да обърнете внимание на проблема с обучението на персонала за работа със системата.

Знак за ефективност

Въпросът за оценката на ефективността на внедряването на информационна система е доста важен въпрос, тъй като всички големи разходи изискват обосновка, особено от ръководството на организацията.

Теоретично е възможно да се осъществи пълноценен проект, включващ оценка (моделиране) на ситуацията „както е“, оценка на възможните промени „както ще бъде“ по време на внедряването на системата, сравнение на двете модели и идентифициране на резултатите от промените с последваща финансова оценка. Такъв проект би бил идеална обосновка за инвестицията, но е много времеемък и скъп. В допълнение, такъв проект изисква много висококвалифицирани специалисти по информационни системи, които да оценят последствията от изпълнението, така че е почти невъзможно да се осъществи такъв проект без външна помощ.

В действителност ефективността на прилагането се оценява с помощта на „средната стойност за индустрията“. Типични средни резултати от внедряването 4:

15-25% увеличение на производителността
10-20% намаление на инвентара
20-50% намаление на времето за изпълнение на поръчката

Много по-лесно е да се оцени ефективността на проект за внедряване на информационна система, която е насочена към решаване на местни проблеми, свързани с подмяната на определени счетоводни или управленски области. Когато внедряването на информационна система се извършва от желание да се получи несигурен глобален резултат, е почти невъзможно да се определи ефективността, дори само защото е доста трудно да се отделят резултатите от внедряването на информационната система директно и резултатите от съпътстващите промени (реинженеринг и др.).

Разбира се, можете просто да вземете формулата и да изчислите нормата на възвръщаемост на инвестицията. Но това няма да даде пълната картина, тъй като не всички положителни резултати могат да бъдат толкова лесно изразени в пари: например възможни стратегически ползи за компанията или удовлетвореността на клиентите. Това твърдение обаче не означава, че подобен опит е невъзможен. Всъщност много неизмерими ползи могат да бъдат преведени в осезаеми числа. Например, възможността за по-бързо попълване на баланс може да бъде материална полза. Идентифицирането на осезаеми ползи изисква анализ, който включва разделяне на бизнес процеси и задачи на ясно описуеми елементи.

Опит в използването на информационни системи

Много големи компании в САЩ и Европа преминаха към използване на стандартни ERP информационни системи преди няколко години. Това все още не може да се каже за азиатските страни. Повечето финансови мениджъри в азиатски компании едва ли са чували за подобни системи, камо ли да са ги прилагали. Въпреки че има компании, които са решили да преминат към ERP системи.

Разработчиците на информационни системи, по-специално SAP, Baan, Oracle, PeopleSoft и J.D. Edwards, рекламират продуктите си доста агресивно, което създава впечатлението на хората с по-малки познания в областта, че тези програми могат да решат всички проблеми на техните компании. Статистиката показва, че повечето опити за внедряване на информационна система завършват с провал, големи загуби или фалит. Например, ръководството на FoxMeyer твърди, че погрешно внедряване на ERP система е довело до нейния фалит. Компанията обвинява за това създателите и консултантите на системата. Същата съдба сполетя Dell Computer, Dow Chemical и Kellogg’s.

Но има и примери за успешно използване на ERP системи. Така например телекомуникационната компания Aliant твърди, че проектът за внедряване на ERP система е бил много успешен. Очакваната възвръщаемост на инвестициите в този проект беше 33%.

В Русия, въпреки високите разходи, свързани с внедряването на информационна система, само SAP е инсталирала около 100 свои ERP системи, които според SAP работят успешно. Сред клиентите си в Русия SAP изтъква Сургутнефтегаз, Туламашзавод, Свердловенерго, Донецкия металургичен завод, Омската петролна рафинерия, Нижни Тагилския металургичен завод, Сиктивкарския дърводобивен комплекс, Черногорнефт.

Въпреки множеството неуспешни опити за внедряване на информационни системи, много компании по света сериозно се замислят за създаването на система за подобряване на дейността си. Най-вероятно това е напълно оправдано, тъй като с разумен професионален подход към внедряването на информационна система можете да създадете инструмент за по-ефективно управление на бизнеса.

Използвани книги

Управление на информационната система
М. Хохлова, статия „Съвременен пазар на системи за управление на предприятието“
Резюмета на доклада на Ally Information Technologies „Инструментална поддръжка за адаптивно бизнес развитие“
Д. Глямшин, статия „Изходът от кризата е система за управление“
С. Колесников, статия „И така, системите за автоматизация...“
Проучване „Програми за бизнес-98“, АКДИ „Икономика и живот“
Ю. Токарев, статия „Корпоративни информационни системи и консорциум от разработчици“
М. Илина, статия „Теория и методи на индустриалния мениджмънт“
В. Баронов, И. Титовски, статия „Методи за изграждане на системи за управление”
В.П. Нестеров, И.Б. Нестеров, статия „Автоматизация на дейността на организацията“
Michel Selarier, Roy Harris, статия „Извличане на допълнителна печалба от производството“
Brownin Fryer, статия „Как да изчислим нормата на възвръщаемост на инвестицията“
Сар Ермако Джони, статия „Да бъдеш или да не бъдеш ERP?“
С. Колесников, статия „Реинженеринг на бизнес процеси и внедряване на автоматизирани системи за управление”
М. Илина, статия „Принципи, средства и технологии за прилагане на концепцията за управление“
С. Колесников, статия „Относно оценката на ефективността на внедряването и използването на ERP системи“
В.П. Нестеров, "Информационна поддръжка на процеса на вземане на управленски решения"
С. Колесников, “Йерархия на системите за управленско счетоводство”
И.И. Карпачев, „Класификация на компютърните системи за управление на предприятието“
www.sap.com
www.baan.com
www.erp-people.com
www.economics.ru