Правила за работа с excel. Полезни функции в Microsoft Excel

Microsoft Excel е удобен за създаване на таблици и извършване на изчисления. Работното пространство е набор от клетки, които могат да бъдат запълнени с данни. В последствие – форматиране, използване за изграждане на графики, диаграми, обобщени справки.

Работата в Excel с таблици за начинаещи потребители може да изглежда трудна на пръв поглед. Той се различава значително от принципите за създаване на таблици в Word. Но ще започнем с малко: като създадем и форматираме таблица. И в края на статията вече ще разберете, че не можете да си представите по-добър инструмент за създаване на таблици от Excel.

Как да създадете таблица в Excel за манекени

Работата с таблици в Excel за манекени не е прибързана. Можете да създадете таблица по различни начини и за конкретни цели всеки метод има своите предимства. Затова първо нека визуално оценим ситуацията.

Разгледайте внимателно работния лист на електронната таблица:

Това е набор от клетки в колони и редове. По същество маса. Колоните са обозначени с латински букви. Линиите са числа. Ако отпечатаме този лист, ще получим празна страница. Без никакви граници.

Първо нека се научим как да работим с клетки, редове и колони.

Как да изберете колона и ред

За да изберете цялата колона, щракнете върху нейното име (латиница) с левия бутон на мишката.

За да изберете линия, използвайте името на линията (по номер).

За да изберете няколко колони или реда, щракнете с левия бутон върху името, задръжте и плъзнете.

За да изберете колона с помощта на клавишни комбинации, поставете курсора в произволна клетка на желаната колона - натиснете Ctrl + интервал. За да изберете ред – Shift + интервал.

Как да промените границите на клетката

Ако информацията не се побира при попълване на таблицата, трябва да промените границите на клетките:

За да промените ширината на колоните и височината на редовете наведнъж в определен диапазон, изберете област, увеличете 1 колона/ред (преместете ръчно) - размерът на всички избрани колони и редове автоматично ще се промени.

Забележка. За да се върнете към предишния размер, можете да щракнете върху бутона „Отказ“ или комбинацията от клавишни комбинации CTRL+Z. Но работи, когато го направите веднага. По-късно няма да помогне.

За да върнете линиите към първоначалните им граници, отворете менюто с инструменти: „Начало“ - „Форматиране“ и изберете „Автоматично побиране на височината на линията“

Този метод не е подходящ за колони. Щракнете върху „Форматиране“ - „Ширина по подразбиране“. Нека запомним това число. Изберете всяка клетка в колоната, чиито граници трябва да бъдат „върнати“. Отново „Формат“ - „Ширина на колона“ - въведете индикатора, посочен от програмата (обикновено 8.43 - броят знаци в шрифта Calibri с размер 11 точки). ДОБРЕ.

Как да вмъкнете колона или ред

Изберете колоната/реда вдясно/под мястото, където искате да вмъкнете новия диапазон. Тоест колоната ще се появи отляво на избраната клетка. И линията е по-висока.

Щракнете с десния бутон и изберете „Вмъкване“ от падащото меню (или натиснете комбинацията от клавишни комбинации CTRL+SHIFT+"=").

Маркирайте „колоната“ и щракнете върху OK.

съвет. За да вмъкнете бързо колона, изберете колоната на желаното място и натиснете CTRL+SHIFT+"=".

Всички тези умения ще ви бъдат полезни, когато създавате таблица в Excel. Ще трябва да разширим границите, да добавим редове/колони, докато работим.

Поетапно създаване на таблица с формули

Границите на колоните и редовете вече ще се виждат при печат.

С помощта на менюто "Шрифт" можете да форматирате данни от таблици на Excel, както бихте направили в Word.

Променете, например, размера на шрифта, направете заглавката „удебелена“. Можете да центрирате текста, да зададете тирета и т.н.

Как да създадете таблица в Excel: инструкции стъпка по стъпка

Най-простият начин за създаване на таблици вече е известен. Но Excel има по-удобна опция (по отношение на последващо форматиране и работа с данни).

Нека направим "умна" (динамична) таблица:

Забележка. Можете да поемете по различен път - първо изберете диапазон от клетки и след това щракнете върху бутона „Таблица“.

Сега въведете необходимите данни в готовата рамка. Ако имате нужда от допълнителна колона, поставете курсора в клетката, предназначена за името. Въведете името и натиснете ENTER. Обхватът автоматично ще се разшири.

Ако трябва да увеличите броя на редовете, закачете го в долния десен ъгъл към маркера за автоматично попълване и го плъзнете надолу.

Как се работи с таблица в Excel

С пускането на нови версии на програмата работата с таблици в Excel стана по-интересна и динамична. Когато се формира интелигентна таблица на лист, инструментът „Работа с таблици“ - „Дизайн“ става достъпен.

Тук можем да дадем име на таблицата и да променим нейния размер.

Налични са различни стилове, възможност за конвертиране на таблицата в нормален диапазон или обобщен отчет.

Характеристики на динамичните електронни таблици MS Excelогромен. Нека започнем с основни умения за въвеждане на данни и автоматично попълване:

Ако щракнем върху стрелката вдясно от всяко подзаглавие на заглавката, ще получим достъп до допълнителни инструменти за работа с таблични данни.

Понякога потребителят трябва да работи с огромни таблици. За да видите резултатите, трябва да превъртите повече от хиляда реда. Изтриването на редове не е опция (данните ще са необходими по-късно). Но можете да го скриете. За целта използвайте числови филтри (снимката по-горе). Премахнете отметката от квадратчетата до стойностите, които трябва да бъдат скрити.

Ако за изградената диаграма има нови данни на листа, които трябва да бъдат добавени, тогава можете просто да изберете диапазона с новата информация, да го копирате (Ctrl + C) и след това да го поставите директно в диаграмата (Ctrl + V) .

Да предположим, че имате списък с пълни имена (Иванов Иван Иванович), които трябва да превърнете в съкратени (Иванов И. И.). За целта просто трябва да започнете ръчно да пишете желания текст в съседната колона. На втория или третия ред Excel ще се опита да предвиди нашите действия и автоматично ще извърши допълнителна обработка. Всичко, което трябва да направите, е да натиснете клавиша Enter, за да потвърдите, и всички имена ще бъдат преобразувани незабавно. По подобен начин можете да извличате имена от имейли, да обединявате пълни имена от фрагменти и т.н.

Най-вероятно знаете за магическия маркер за автоматично попълване. Това е тънък черен кръст в долния десен ъгъл на клетка, като го издърпате можете да копирате съдържанието на клетката или формула в няколко клетки наведнъж. Има обаче един неприятен нюанс: такова копиране често нарушава дизайна на таблицата, тъй като се копира не само формулата, но и форматът на клетката. Това може да се избегне. Веднага след като издърпате черния кръст, щракнете върху интелигентния етикет - специална икона, която се появява в долния десен ъгъл на копираната област.

Ако изберете опцията „Копиране само на стойности“ (Попълване без форматиране), Excel ще копира вашата формула без форматиране и няма да развали дизайна.

В Excel можете бързо да покажете вашите геоданни, като например продажби по град, на интерактивна карта. За да направите това, трябва да отидете в “App Store” (Office Store) в раздела “Insert” и да инсталирате приставката “Bing Maps” от там. Това може да стане и от сайта, като щракнете върху бутона Get It Now.

След като добавите модул, можете да го изберете от падащия списък Моите приложения в раздела Вмъкване и да го поставите в работния си лист. Всичко, което трябва да направите, е да изберете вашите клетки с данни и да щракнете върху бутона Показване на местоположения в модула на картата, за да видите нашите данни върху тях. Ако желаете, в настройките на плъгина можете да изберете вида на диаграмата и цветовете, които да се показват.

Ако броят на работните листове във файл надвишава 10, тогава става трудно да се придвижвате през тях. Щракнете с десния бутон върху някой от бутоните за превъртане на раздела на листа в долния ляв ъгъл на екрана. Ще се появи таблица със съдържание и можете незабавно да отидете на всеки желан лист.

Ако някога ви се е налагало ръчно да премествате клетки от редове в колони, ще оцените следния трик:

1. Изберете диапазон.
2. Копирайте го (Ctrl + C) или като щракнете с десния бутон и изберете „Копиране“.
3. Щракнете с десния бутон върху клетката, в която искате да поставите данните, и изберете една от специалните опции за поставяне от контекстното меню - иконата Transpose. По-старите версии на Excel нямат тази икона, но можете да разрешите проблема, като използвате специално поставяне (Ctrl + Alt + V) и изберете опцията Transpose.

Ако в някоя клетка трябва да въведете строго определени стойности от разрешения набор (например само „да“ и „не“ или само от списък с фирмени отдели и т.н.), тогава това може лесно да се организира с помощта на падащ списък.

1. Изберете клетката (или диапазона от клетки), която трябва да съдържа такова ограничение.
2. Щракнете върху бутона „Проверка на данните“ в раздела „Данни“ (Данни → Проверка).
3. В падащия списък „Тип“ изберете опцията „Списък“.
4. В полето „Източник“ посочете диапазон, съдържащ референтни варианти на елементи, които впоследствие ще се появят, докато въвеждате.

Ако изберете диапазон с данни и в раздела „Начало“ щракнете върху „Форматиране като таблица“ (Начало → Форматиране като таблица), тогава нашият списък ще бъде преобразуван в интелигентна таблица, която може да прави много полезни неща:

1. Автоматично се разширява, когато към него се добавят нови редове или колони.
2. Въведените формули ще бъдат автоматично копирани в цялата колона.
3. Заглавието на такава таблица се фиксира автоматично при превъртане и включва филтърни бутони за избор и сортиране.
4. В раздела „Дизайн“, който се показва, можете да добавите общ ред с автоматично изчисление към такава таблица.

Спарлайните са миниатюрни диаграми, начертани директно в клетки, които визуално показват динамиката на нашите данни. За да ги създадете, щракнете върху бутона Линия или Колони в групата Блестящи линии в раздела Вмъкване. В прозореца, който се отваря, посочете диапазона с оригиналните числови данни и клетките, в които искате да показвате искрящи линии.

След като щракнете върху бутона „OK“, Microsoft Excel ще ги създаде в посочените клетки. В раздела „Дизайн“, който се показва, можете допълнително да конфигурирате техния цвят, тип, да активирате показването на минимални и максимални стойности и т.н.

Представете си: затваряте отчета, с който сте се занимавали през последната половина на деня, и се появява диалоговият прозорец „Запазване на промените във файл?“. внезапно по някаква причина натискате „Не“. Офисът е изпълнен със сърцераздирателния ви писък, но е твърде късно: последните няколко часа работа са изчезнали.

Всъщност има шанс за подобряване на ситуацията. Ако имате Excel 2010, щракнете върху „Файл“ → „Последни“ (Файл → Скорошни) и намерете бутона „Възстановяване на незапазени работни книги“ в долния десен ъгъл на екрана.

В Excel 2013 пътят е малко по-различен: „Файл“ → „Информация“ → „Контрол на версиите“ → „Възстановяване на незапазени работни книги“ (Файл - Свойства - Възстановяване на незапазени работни книги).

В по-късните версии на Excel отворете File → Details → Manage Workbook.

Ще се отвори специална папка от дълбините на Microsoft Office, където в такива случаи се запазват временни копия на всички създадени или променени, но незапазени книги.

Понякога, когато работите в Excel, трябва да сравните два списъка и бързо да намерите елементите, които са еднакви или различни. Ето най-бързия и визуален начин да направите това:

1. Изберете двете колони за сравнение (задръжте натиснат клавиша Ctrl).
2. Изберете в раздела Начало → Условно форматиране → Правила за маркиране на клетки → Дублирани стойности.
3. Изберете опцията Уникален от падащия списък.

Променяли ли сте някога входните стойности във вашето изчисление в Excel, за да получите желания резултат? В такива моменти се чувствате като опитен артилерист: само няколко дузини итерации на „недостатъчно превишаване“ - и ето го, дългоочакваният удар!

Microsoft Excel може да направи тази корекция вместо вас, по-бързо и по-точно. За да направите това, щракнете върху бутона „Анализ какво ще стане, ако“ в раздела „Данни“ и изберете командата „Избор на параметър“ (Вмъкване → Анализ какво ще стане, ако → Търсене на цел). В прозореца, който се показва, посочете клетката, в която искате да изберете желаната стойност, желания резултат и клетката за въвеждане, която трябва да се промени. След като щракнете върху „OK“, Excel ще направи до 100 „изстрела“, за да намери общата сума, от която се нуждаете, с точност до 0,001.

Офисният пакет на Microsoft Office включва процесора за електронни таблици Excel. Специална функция на електронната таблица на Excel е автоматичното изчисляване на данни с помощта на предварително подготвени формули. Електронните таблици са предназначени предимно за работа с числови данни, но могат да обработват и текстови стойности.

Въведение в електронните таблици

Всяка клетка в електронната таблица се нарича клетка. Което има свое обозначение - име. По правило името на клетката се определя от името на колоната и номера на реда, в пресечната точка на която се намира. Например G5,E8.

Основните видове данни за обработка в електронни таблици, които могат да се обработват и записват в клетките на таблицата, са числа, текст и формули.

Числаможе да приема цели и дробни стойности.

По текстВзема се предвид всяка последователност от знаци, включително числа.

Формулае запис, започващ със знака "=" (равно), съдържащ адреси на клетки, знаци за аритметични операции, числа и функции.

Документ, създаден в Excel, се нарича работна книга и може да съдържа няколко листа, чиито етикети се намират в долната част на прозореца. Когато записвате работна книга в Excel, всички листове също ще бъдат записани в един файл.

Външният вид на интерфейса във всички приложения, включени в пакета Microsoft Office, е практически еднакъв, следователно, след като усвоите едно от тях, лесно ще навигирате в Excel.

Нека се запознаем с интерфейса на програмата. Картината по-долу показва горната част на прозореца блок №1(маркиран в червено) съдържа бутони на панела за бърз достъп отляво, името на текущия файл Book1 е в средата и стандартни бутони за управление на прозореца отдясно (не са показани на фигурата).

Блок No2(маркиран в жълто) съдържа лента с раздели с инструменти.

Блок No3(маркирано в зелено) отляво съдържа поле, което показва името (адреса) на активната клетка. Следват три бутона за режим на редактиране на формули:

• кръст – отказ за влизане в текущата клетка – изтриване на нейното съдържание;
• отметка – завършете редактирането на съдържанието на клетката;
• Fx – извикване на съветника за функции, за да запълни клетката с вградени функции на табличен процесор.

Третото поле (дълго) се използва за показване на съдържанието на активната клетка или формула за изчисление.

Активната клетка автоматично показва резултата от изчислението по формулата, така че съдържанието на формулата ще бъде видимо в блок №3. Там можете да редактирате формулата.

Блок No4(маркирана в лилаво) съдържа работната зона (маса). Колоните на таблицата са обозначени с латински букви по азбучен ред. Редовете се номерират във възходящ ред с арабски цифри. В долната част на работната зона се показват преки пътища към листа, които могат да се добавят с помощта на бутона плюс.

Блок No5съдържа лента за състоянието, от дясната страна на която има бутони за управление на режимите на показване на таблицата: нормален, оформление на страницата, мащаб на съдържанието на страница и лист.

Видео: Събиране на числа в Excel

Как да създадете формула в Excel

Нека да разгледаме пример за прости изчисления в електронна таблица. Нека симулираме формирането на касова бележка в магазин.

Горната снимка показва броя на покупките, наименованието на продуктите, тяхното количество, единичната цена и себестойността на всеки продукт. Всички изчисления се извършват с помощта на формулите в колона E, с изключение на клетка E1. Нека да разгледаме какво представляват тези формули и как се изчисляват.

В клетка E5формулата е дадена =C5*D5, което умножава броя на единиците на продукта и цената на единица на продукта. За останалите четири реда ще има подобни формули, само частта от адреса на клетката, която отговаря за номера на реда, ще се промени. Например, шоколадът е в деветия ред на таблицата и формулата за изчисляване на цената е в клетката E9, съответно ще приеме формата =C9*D9. Формулите могат да се въвеждат ръчно за всеки ред, но можете да копирате формула от клетка E5до E9(включително).

Копиране.Завършете редактирането на текущата формула, като щракнете върху бутона Въведетена клавиатурата. Щракнете върху клетката, съдържаща формулата. Задръжте курсора на мишката върху долния десен ъгъл на избраната клетка. Веднага щом показалецът се превърне в черен знак плюс, задръжте левия бутон на мишката и, без да го пускате, плъзнете рамката надолу върху клетката E9. Формулата ще бъде вмъкната в посочените клетки и резултатът от изчислението ще се покаже автоматично в тях.

При копиране адресите на клетките във формулите ще се променят в съответствие с номерата на редовете, в които ще бъдат разположени. Тази промяна в адресите се нарича принцип на относително адресиране.

За да изчислите общата цена, трябва да сумирате съдържанието на клетките на диапазона E5:E9. За да направите това, в клетката E10нека запишем формулата =E5+E6+E7+E8+E9.

За изчисляване на промяната в клетка E12запишете формулата =E11-E10.Към клетката E11въведете броя на парите в брой.

Таблицата за изчисление е готова. Сега, когато количеството и цената на даден продукт се променят, тяхната цена ще се преизчислява автоматично.

Изчисляване на комунални услуги: ток, газ, вода

За да проследявате разходите за комунални услуги, можете да създадете подобна таблица. Ако се интересувате как да направите такава електронна таблица, напишете вашето мнение в коментарите. Искате ли да видите файла точно сега? Вашата връзка за изтегляне на файла Комунални услуги

Уважаеми читателю! Изгледахте статията до края.
Получихте ли отговор на въпроса си?Напишете няколко думи в коментарите.
Ако не сте намерили отговора, посочете какво търсите.

Като част от първия материал за Excel 2010 за начинаещи ще се запознаем с основите на това приложение и неговия интерфейс, ще научим как да създаваме електронни таблици, както и да въвеждаме, редактираме и форматираме данни в тях.

Въведение

Мисля, че няма да сгреша, ако кажа, че най-популярното приложение, включено в пакета Microsoft Office, е тестовият редактор (процесор) Word. Има обаче още една програма, без която всеки офис работник рядко се справя. Microsoft Excel (Excel) се отнася до софтуерни продукти, наречени електронни таблици. С помощта на Excel, във визуална форма, можете да изчислявате и автоматизирате изчисления за почти всичко, от личен месечен бюджет до сложни математически и икономико-статистически изчисления, съдържащи големи обеми от данни.

Една от ключовите характеристики на електронните таблици е възможността за автоматично преизчисляване на стойностите на всички необходими клетки, когато съдържанието на една от тях се промени. За да визуализирате получените данни, можете да създавате различни видове диаграми, обобщени таблици и карти, базирани на групи от клетки. В същото време електронните таблици, създадени в Excel, могат да се вмъкват в други документи, както и да се записват в отделен файл за по-късна употреба или редактиране.

Би било донякъде неправилно да наричаме Excel просто „електронна таблица“, тъй като тази програма има огромни възможности и по отношение на функционалността и набора от задачи, които може да реши, това приложение може да надмине дори Word. Ето защо като част от поредицата материали „Excel за начинаещи“ ще се запознаем само с основните възможности на тази програма.

Сега, когато уводната част приключи, е време да се заемем с работата. В първата част от поредицата, за по-добро усвояване на материала, като пример, ще създадем редовна таблица, отразяваща разходите на личния бюджет за шест месеца по следния начин:

Но преди да започнем да го създаваме, нека първо да разгледаме основните елементи на интерфейса и контролите на Excel, както и да поговорим за някои основни концепции на тази програма.

Интерфейс и управление

Ако вече сте запознати с редактора на Word, тогава разбирането на интерфейса на Excel няма да е трудно. В крайна сметка се основава на същото Панделка, но само с различен набор от раздели, групи и команди. В същото време, за да разширите работната област, някои групи от раздели се показват само когато е необходимо. Можете също така да минимизирате лентата като цяло, като щракнете двукратно върху активния раздел с левия бутон на мишката или натиснете клавишната комбинация Ctrl+F1. Връщането му на екрана става по същия начин.

Струва си да се отбележи, че в Excel за една и съща команда може да има няколко начина да я извикате наведнъж: чрез лентата, от контекстното меню или чрез комбинация от клавишни комбинации. Познаването и използването на последното може значително да ускори работата в програмата.

Контекстното меню е чувствително към контекста, което означава, че съдържанието му зависи от това какво прави потребителят в момента. Контекстното меню се извиква чрез щракване с десен бутон върху почти всеки обект в MS Excel. Това спестява време, тъй като показва най-често използваните команди за избрания елемент.

Въпреки такова разнообразие от контроли, разработчиците отидоха по-далеч и предоставиха на потребителите в Excel 2010 възможността да правят промени във вградените раздели и дори да създават свои собствени с онези групи и команди, които се използват най-често. За да направите това, щракнете с десния бутон върху произволен раздел и изберете Персонализирайте лентата.

В прозореца, който се отваря, в менюто вдясно изберете желания раздел и щракнете върху бутона Създайте разделили За създаване на група, а в лявото меню желаната команда, след което щракнете върху бутона Добавете. В същия прозорец можете да преименувате съществуващи раздели и да ги изтриете. Има бутон за отмяна на грешни действия Нулиране, който връща настройките на раздела към първоначалните.

Можете също да добавите най-често използваните команди към Лента с инструменти за бърз достъпразположен в горния ляв ъгъл на прозореца на програмата.

Можете да направите това, като щракнете върху бутона Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп, където е достатъчно да изберете желаната команда от списъка и ако необходимата не е в него, щракнете върху елемента Други команди.

Въвеждане и редактиране на данни

Файловете, създадени в Excel, се наричат ​​работни книги и имат разширението "xls" или "xlsx". От своя страна работната книга се състои от няколко работни листа. Всеки работен лист е отделна електронна таблица, която при необходимост може да бъде свързана помежду си. Активната работна книга е тази, с която работите в момента, например въвеждате данни.

След стартиране на приложението автоматично се създава нова книга с името “Book1”. По подразбиране работната книга се състои от три работни листа, наречени „Лист1“ до „Лист3“.

Работното пространство на Excel лист е разделено на много правоъгълни клетки. Клетките, обединени хоризонтално, образуват редове, а клетките, обединени вертикално, образуват колони. За да може да изучава голямо количество данни, всеки работен лист на програмата има 1 048 576 реда, номерирани с числа, и 16 384 колони, обозначени с букви от латинската азбука.

Така всяка клетка е пресечната точка на различни колони и редове на листа, образувайки свой собствен уникален адрес, състоящ се от буквата на колоната и номера на реда, към който принадлежи. Например името на първата клетка е A1, защото е в пресечната точка на колона "A" и ред "1".

Ако приложението е активирано Лента с формули, който се намира непосредствено отдолу Панделка, след това вляво от него е Поле за име, където се показва името на текущата клетка. Тук винаги можете да въведете името на клетката, която търсите, за да стигнете бързо до нея. Тази функция е особено полезна в големи документи, съдържащи хиляди редове и колони.

Също така, за да видите различни области на листа, лентите за превъртане са разположени в долната и дясната част. Можете също да навигирате из работното пространство на Excel с помощта на клавишите със стрелки.

За да започнете да въвеждате данни в желаната клетка, трябва да я изберете. За да отидете до желаната клетка, щракнете върху нея с левия бутон на мишката, след което тя ще бъде заобиколена от черна рамка, така нареченият индикатор за активна клетка. Сега просто започнете да пишете на клавиатурата и цялата информация, която въвеждате, ще се появи в избраната клетка.

Когато въвеждате данни в клетка, можете да използвате и лентата с формули. За да направите това, изберете желаната клетка, след което щракнете върху полето на лентата с формули и започнете да пишете. В този случай въведената информация ще се покаже автоматично в избраната клетка.

След като приключите с въвеждането на данни, натиснете:

• Натиснете клавиша "Enter" - следващата активна клетка ще бъде клетката по-долу.
• Натиснете клавиша "Tab" - следващата активна клетка ще бъде клетката отдясно.
• Кликнете върху която и да е друга клетка и тя ще стане активна.

За да промените или изтриете съдържанието на която и да е клетка, щракнете двукратно върху нея с левия бутон на мишката. Преместете мигащия курсор на желаното място, за да направите необходимите редакции. Както при много приложения, вие използвате клавишите със стрелки, Del и Backspace, за да изтриете и направите корекции. Ако желаете, всички необходими редакции могат да бъдат направени в лентата с формули.

Количеството данни, които ще въведете в клетка, не е ограничено до видимата част от нея. Тоест клетките на работното поле на програмата могат да съдържат или едно число, или няколко абзаца от текста. Всяка клетка на Excel може да съдържа до 32 767 цифрови или текстови знака.

Форматиране на клетъчни данни

След като въведем имената на редовете и колоните, получаваме таблица, която изглежда така:

Както може да се види от нашия пример, няколко имена на разходни позиции „излязоха“ извън границите на клетката и ако съседната клетка (клетки) също съдържа някаква информация, тогава въведеният текст частично я припокрива и става невидим. А самата маса изглежда доста грозна и непрезентабилна. Освен това, ако отпечатате такъв документ, сегашната ситуация ще остане - ще бъде доста трудно да се разбере какво е какво в такава таблица, както можете да видите сами от фигурата по-долу.

За да направите документ с електронна таблица по-чист и красив, често трябва да променяте размерите на редовете и колоните, шрифта на съдържанието на клетката, нейния фон, да подравнявате текста, да добавяте рамки и т.н.

Първо, нека подредим лявата колона. Преместете курсора на мишката до границата на колоните „A” и „B” в реда, където се показват имената им. Когато промените курсора на мишката на характерен символ с две стрелки в различни посоки, натиснете и задръжте левия клавиш и плъзнете пунктираната линия, която се появява в желаната посока, за да разширите колоната, докато всички имена се поберат в една клетка.

Същите действия могат да се извършват и с низ. Това е един от най-лесните начини за преоразмеряване на височината и ширината на клетките.

Ако трябва да зададете точните размери на редове и колони, след това в раздела У домав група клеткиИзбери предмет формат. В менюто, което се отваря, използвайте командите Височина на линиятаИ Ширина на колонатаМожете да зададете тези параметри ръчно.

Много често е необходимо да промените параметрите на няколко клетки или дори на цяла колона или ред. За да изберете цяла колона или ред, щракнете съответно върху името й в горната част или номера вляво.

За да изберете група от съседни клетки, оградете ги с курсора и задръжте левия бутон на мишката. Ако трябва да изберете разпръснати полета от таблицата, натиснете и задръжте клавиша „Ctrl“ и след това щракнете върху необходимите клетки.

След като вече знаете как да изберете и форматирате няколко клетки наведнъж, нека центрираме имената на месеците в нашата таблица. В раздела се намират различни команди за подравняване на съдържание в клетки У домав група с разбиращо се име Подравняване. Освен това за клетка от таблица това действие може да се извърши както спрямо хоризонталната, така и спрямо вертикалната посока.

Оградете клетките с имената на месеците в заглавката на таблицата и щракнете върху бутона Подравнете центъра.

В група Шрифтна раздела У домаможете да промените вида, размера, цвета и стила на шрифта: получер, курсив, подчертан и т.н. Има и бутони за промяна на границите на клетките и цвета на запълването им. Всички тези функции ще ни бъдат полезни за допълнителна промяна на външния вид на таблицата.

Така че, първо, нека увеличим шрифта на имената на колоните и колоните на нашата таблица до 12 пункта и също така да го направим удебелен.

Сега първо изберете най-горния ред на таблицата и го задайте на черен фон, а след това в лявата колона на клетки от A2 до A6 - тъмно синьо. Можете да направите това с помощта на бутона Цвят на запълване.

Вероятно сте забелязали, че цветът на текста в горния ред се е слял с цвета на фона, а имената в лявата колона се четат трудно. Нека поправим това, като променим цвета на шрифта с помощта на бутона Цвят на текстана бяло.

Също така с помощта на вече познатата команда Цвят на запълванеДадохме на фона на редовете с четни и нечетни числа различен син оттенък.

За да предотвратим сливането на клетките, нека им определим граници. Определянето на граници се извършва само за избраната област на документа и може да се направи както за една клетка, така и за цялата таблица. В нашия случай изберете цялата таблица, след което щракнете върху стрелката до бутона Други границивсички в една и съща група Шрифт.

Менюто, което се отваря, показва списък с бързи команди, с които можете да изберете да показвате желаните граници на избраната област: долна, горна, лява, дясна, външна, всички и т.н. Той също така съдържа команди за ръчно рисуване на граници. В най-долната част на списъка е артикулът Други границикоето ви позволява да посочите по-подробно необходимите параметри на границите на клетките, които ще използваме.

В прозореца, който се отваря, първо изберете вида на границата (в нашия случай тънка плътна), след това нейния цвят (ще изберем бяло, тъй като фонът на таблицата е тъмен) и накрая границите, които трябва да се показват ( ние избрахме вътрешни).

В резултат на това се използва набор от команди само от една група Шрифттрансформирахме грозния външен вид на масата в напълно представителна и сега, знаейки как работят, можете самостоятелно да измислите свои собствени уникални стилове за проектиране на електронни таблици.

Формат на клетъчни данни

Сега, за да завършим нашата таблица, трябва да форматираме правилно данните, които въвеждаме там. Нека припомним, че в нашия случай това са парични разходи.

Можете да въвеждате различни видове данни във всяка клетка на електронната таблица: текст, числа и дори графики. Ето защо в Excel има такова нещо като „формат на клетъчни данни“, който служи за коректна обработка на въведената от вас информация.

Първоначално всички клетки имат Общ формат, което им позволява да съдържат както текстови, така и цифрови данни. Но имате право да промените това и да изберете: числови, парични, финансови, процентни, дробни, експоненциални и формати. Освен това има формати за дата, час, пощенски кодове, телефонни номера и номера на персонала.

За клетките на нашата таблица, съдържащи имената на нейните редове и колони, общият формат (който е зададен по подразбиране) е доста подходящ, тъй като те съдържат текстови данни. Но за клетките, в които се въвеждат бюджетните разходи, паричният формат е по-подходящ.

Изберете клетките в таблицата, съдържащи информация за месечните разходи. На лентата в раздела У домав група Номерщракнете върху стрелката до полето Числов формат, след което ще се отвори меню със списък на основните налични формати. Можете да изберете артикула Паричниточно тук, но за по-пълен преглед ще изберем най-долния ред Други числови формати.

В прозореца, който се отваря, в лявата колона ще бъдат показани имената на всички числови формати, включително допълнителни, а в центъра - различни настройки за тяхното показване.

След като изберете валутния формат, в горната част на прозореца можете да видите как ще изглежда стойността в клетките на таблицата. Точно под моно задайте броя на десетичните знаци за показване. За да предотвратим претрупването на стотинки в полетата на таблицата, ще зададем стойността тук на нула. След това можете да изберете валутата и показването на отрицателни числа.

Сега нашата тренировъчна маса най-накрая придоби окончателния си вид:

Между другото, всички манипулации, които направихме с таблицата по-горе, тоест форматиране на клетки и техните данни, могат да бъдат извършени с помощта на контекстното меню, като щракнете с десния бутон върху избраната област и изберете Формат на клетка. В прозореца, който се отваря със същото име, има раздели за всички операции, които разгледахме: Номер, Подравняване, Шрифт, ГраницаИ Напълнете.

Сега, след приключване на работата в програмата, можете да запазите или отпечатате резултата. Всички тези команди са в раздела Файл.

Заключение

Вероятно много от вас ще си зададат въпроса: „Защо да създавате този вид таблици в Excel, когато същото нещо може да се направи в Word с помощта на готови шаблони?“ Така е, но е невъзможно да се извършват всички видове математически операции върху клетки в текстов редактор. Почти винаги въвеждате информацията в клетките сами, а таблицата е само визуално представяне на данните. И създаването на големи таблици в Word не е много удобно.

В Excel е точно обратното: таблиците могат да бъдат толкова големи, колкото желаете, а стойностите на клетките могат да бъдат въведени ръчно или автоматично изчислени с помощта на формули. Тоест тук таблицата действа не само като визуална помощ, но и като мощен изчислителен и аналитичен инструмент. Освен това клетките могат да бъдат свързани не само в рамките на една таблица, но и да съдържат стойности, получени от други таблици, разположени на различни листове и дори в различни книги.

Ще научите как да направите таблица „умна“ в следващата част, в която ще се запознаем с основните изчислителни възможности на Excel, правилата за конструиране на математически формули, функции и много други.

Групиране на данни

Когато изготвяте продуктов каталог с цени, би било добра идея да се погрижите за неговата лекота на използване. Големият брой позиции на един лист ви принуждава да използвате търсене, но какво ще стане, ако потребителят просто прави избор и няма представа за името? В интернет каталозите проблемът се решава чрез създаване на продуктови групи. Така че защо да не направите същото в работна книга на Excel?

Организирането на група е доста просто. Изберете няколко реда и щракнете върху бутона Групана раздела Данни(виж Фиг. 1).

Фигура 1 – Бутон за групиране

След това посочете типа групиране - ред по ред(виж фиг. 2).

Фигура 2 – Избор на тип групиране

В резултат получаваме... не това, от което се нуждаем. Продуктовите линии бяха комбинирани в група, посочена под тях (виж Фиг. 3). В директориите обикновено първо е заглавието, а след това съдържанието.

Фигура 3 – Групиране на редове „надолу“

Това изобщо не е програмна грешка. Очевидно разработчиците са преценили, че групирането на редове се извършва главно от изготвящите финансови отчети, където крайният резултат се показва в края на блока.

За да групирате редове „нагоре“, трябва да промените една настройка. В раздела Даннищракнете върху малката стрелка в долния десен ъгъл на секцията Структура(виж Фиг. 4).

Фигура 4 – Бутон, отговорен за показване на прозореца за настройки на структурата

В прозореца с настройки, който се отваря, премахнете отметката от елемента Общо в редовете под данните(виж Фиг. 5) и натиснете бутона Добре.

Фигура 5 – Прозорец за настройки на структурата

Всички групи, които сте създали, автоматично ще преминат към тип „най-горе“. Разбира се, зададеният параметър ще повлияе и на по-нататъшното поведение на програмата. Ще трябва обаче да премахнете отметката от това квадратче, за да всекинов лист и всяка нова работна книга на Excel, т.к Разработчиците не са предвидили „глобална“ настройка на типа групиране. По същия начин не можете да използвате различни типове групи в една и съща страница.

След като категоризирате продуктите си, можете да организирате категориите в по-големи секции. Има общо до девет нива на групиране.

Неудобството при използване на тази функция е, че трябва да натиснете бутон Добрев изскачащия прозорец и няма да е възможно да се съберат несвързани диапазони наведнъж.

Фигура 6 – Многостепенна структура на директория в Excel

Сега можете да отваряте и затваряте части от каталога, като щракнете върху плюсовете и минусите в лявата колона (вижте Фигура 6). За да разширите цялото ниво, щракнете върху едно от числата в горната част.

За да преместите редове на по-високо ниво от йерархията, използвайте бутона Разгрупиранераздели Данни. Можете напълно да се отървете от групирането, като използвате елемента от менюто Изтриване на структура(виж Фиг. 7). Бъдете внимателни, невъзможно е да отмените действието!

Фигура 7 – Разгрупиране на редове

Замразете областите на листа

Доста често при работа с таблици на Excel става необходимо да замразите някои области на листа. Може да има например заглавия на редове/колони, фирмено лого или друга информация.

Ако замразите първия ред или първата колона, тогава всичко е много просто. Отворете раздела Прегледи в падащото меню За коригиране на зониизберете съответно елементи Замразете горния редили Замразяване на първата колона(виж Фиг. 8). Въпреки това няма да е възможно да „замразите“ ред и колона едновременно.

Фигура 8 – Замразяване на ред или колона

За да откачите, изберете елемента в същото меню Отключете зони(елементът замества реда За коригиране на зони, ако на страницата е приложено „замразяване“).

Но закрепването на няколко реда или област от редове и колони не е толкова прозрачно. Избирате три реда, щракнете върху елемента За коригиране на зони, и... Excel „замразява“ само две. Защо така? Възможен е още по-лош сценарий, когато областите се фиксират по непредсказуем начин (например избирате два реда, а програмата задава границите след петнадесетия). Но нека не приписваме това на пропуска на разработчиците, защото единственият правилен начин за използване на тази функция изглежда различен.

Трябва да щракнете върху клетката под редовете, които искате да замразите, и съответно вдясно от колоните, които трябва да бъдат закрепени, и едва след това да изберете елемента За коригиране на зони. Пример: на фигура 9 клетката е маркирана Б 4. Това означава, че три реда и първата колона ще бъдат фиксирани, които ще останат на мястото си при превъртане на листа както хоризонтално, така и вертикално.

Фигура 9 – Замразяване на област от редове и колони

Можете да приложите фоново запълване към замразени области, за да посочите на потребителя специалното поведение на тези клетки.

Завъртане на листа (замяна на редове с колони и обратно)

Представете си тази ситуация: работили сте няколко часа върху въвеждането на таблица в Excel и изведнъж осъзнахте, че сте проектирали структурата неправилно - заглавията на колоните трябваше да бъдат написани по редове или редове по колони (няма значение). Трябва ли да пиша отново всичко ръчно? Никога! Excel предоставя функция, която ви позволява да "завъртите" лист на 90 градуса, като по този начин премествате съдържанието на редовете в колони.

Фигура 10 – Таблица на източника

И така, имаме таблица, която трябва да се „завърти“ (виж Фиг. 10).

1. Изберете клетки с данни. Избират се клетките, а не редовете и колоните, в противен случай нищо няма да работи.
2. Копирайте ги в клипборда с помощта на клавишна комбинация или по друг начин.
3. Преминаване към празен лист или свободно място на текущия лист. Важна забележка:Не можете да поставяте текущи данни!
4. Въвеждане на данни чрез клавишна комбинация и в менюто с опции за вмъкване изберете опцията Транспониране(виж Фиг. 11). Като алтернатива можете да използвате менюто Поставетеот табл У дома(виж Фиг. 12).

Фигура 11 – Вмъкване с транспониране

Фигура 12 – Транспониране от главното меню

Това е всичко, таблицата е завъртяна (виж Фиг. 13). В този случай форматирането се запазва и формулите се променят в съответствие с новата позиция на клетките - не е необходима рутинна работа.

Фигура 13 – Резултат след ротация

Показване на формули

Понякога възниква ситуация, когато не можете да намерите желаната формула сред голям брой клетки или просто не знаете какво и къде да търсите. В този случай ще ви е необходима възможността да показвате на лист не резултата от изчисленията, а оригиналните формули.

Щракнете върху бутона Показване на формулина раздела Формули(вижте Фигура 14), за да промените представянето на данните в работния лист (вижте Фигура 15).

Фигура 14 – Бутон „Показване на формули“.

Фигура 15 - Сега формулите се виждат на листа, а не резултатите от изчисленията

Ако имате затруднения при навигирането в адресите на клетките, показани в лентата с формули, щракнете Влиятелни клеткиот табл Формули(виж Фиг. 14). Зависимостите ще бъдат показани със стрелки (виж Фиг. 16). За да използвате тази функция, първо трябва да маркирате единклетка.

Фигура 16 – Зависимостите на клетките са показани със стрелки

Скрива зависимостите с едно натискане на бутон Премахнете стрелките.

Обвиване на линии в клетки

Доста често в работните книги на Excel има дълги надписи, които не се вписват в ширината на клетката (вижте фиг. 17). Можете, разбира се, да разширите колоната, но тази опция не винаги е приемлива.

Фигура 17 – Етикетите не се побират в клетките

Изберете клетки с дълги етикети и щракнете върху бутона Обвиване на текстНа У дома(вижте Фиг. 18), за да отидете на многоредовия дисплей (вижте Фиг. 19).

Фигура 18 – Бутон „Пренасяне на текст“.

Фигура 19 – Многоредов текстов дисплей

Завъртане на текст в клетка

Със сигурност сте се сблъскали със ситуация, при която текстът в клетките трябва да бъде поставен не хоризонтално, а вертикално. Например, за да маркирате група от редове или тесни колони. Excel 2010 включва инструменти, които ви позволяват да завъртате текст в клетките.

В зависимост от вашите предпочитания можете да отидете по два начина:

1. Първо създайте надписа и след това го завъртете.
2. Регулирайте завъртането на текста в клетката и след това въведете текста.

Вариантите се различават леко, така че ще разгледаме само един от тях. Като начало комбинирах шест реда в един с помощта на бутона Комбинирайте и поставете в центъраНа У домараздел (виж Фиг. 20) и въведе общ надпис (виж Фиг. 21).

Фигура 20 – Бутон за обединяване на клетки

Фигура 21 – Първо създаваме хоризонтален подпис

Фигура 22 – Бутон за завъртане на текст

Можете допълнително да намалите ширината на колоната (вижте Фигура 23). Готов!

Фигура 23 – Текст във вертикална клетка

Ако желаете, можете да зададете ръчно ъгъла на завъртане на текста. В същия списък (виж Фиг. 22) изберете елемента Формат за подравняване на клеткии в прозореца, който се отваря, задайте произволен ъгъл и подравняване (вижте фиг. 24).

Фигура 24 – Задаване на произволен ъгъл на завъртане на текст

Форматиране на клетки по условие

Функциите за условно форматиране съществуват от дълго време в Excel, но са значително подобрени от версията за 2010 г. Може дори да не се налага да разбирате тънкостите на създаването на правила, защото... разработчиците са предоставили много препарати. Нека да видим как да използваме условно форматиране в Excel 2010.

Първото нещо, което трябва да направите, е да изберете клетките. Следваща, на У домабутон за щракване върху раздела Условно форматиранеи изберете една от заготовките (вижте фиг. 25). Резултатът ще се покаже на листа веднага, така че няма да се налага да преглеждате опциите дълго време.

Фигура 25 – Избор на шаблон за условно форматиране

Хистограмите изглеждат доста интересни и добре отразяват същността на информацията за цената - колкото по-висока е тя, толкова по-дълъг е сегментът.

Цветни скали и набори от икони могат да се използват за обозначаване на различни състояния, като например преходи от критични към приемливи разходи (вижте Фигура 26).

Фигура 26 – Цветова скала от червено до зелено с междинно жълто

Можете да комбинирате хистограми, мащаби и икони в един диапазон от клетки. Например хистограмите и иконите на Фигура 27 показват приемлива и изключително ниска производителност на устройството.

Фигура 27 – Хистограма и набор от икони отразяват производителността на някои условни устройства

За да премахнете условното форматиране от клетките, изберете ги и изберете Условно форматиране от менюто. Премахване на правила от избрани клетки(виж Фиг. 28).

Фигура 28 – Премахване на правила за условно форматиране

Excel 2010 използва предварително зададени настройки за бърз достъп до възможностите за условно форматиране, защото... Създаването на собствени правила далеч не е очевидно за повечето хора. Ако обаче предоставените от разработчиците шаблони не ви подхождат, можете да създадете свои собствени правила за проектиране на клетки според различни условия. Пълното описание на тази функционалност е извън обхвата на тази статия.

Използване на филтри

Филтрите ви позволяват бързо да намерите необходимата информация в голяма таблица и да я представите в компактна форма. Например, можете да изберете произведения на Гогол от дълъг списък с книги и процесори Intel от ценовата листа на компютърен магазин.

Както повечето операции, филтърът изисква избиране на клетки. Не е необходимо обаче да избирате цялата таблица с данни; просто маркирайте редовете над необходимите колони с данни. Това значително увеличава удобството при използване на филтри.

След като клетките са избрани, в раздела У домащракнете върху бутона Сортиране и филтриранеи изберете Филтър(виж Фиг. 29).

Фигура 29 – Създаване на филтри

Сега клетките ще се трансформират в падащи списъци, където можете да зададете опции за избор. Например, ние търсим всички споменавания на Intel в колоната Име на продукта. За да направите това, изберете текстовия филтър Съдържа(виж Фиг. 30).

Фигура 30 – Създаване на текстов филтър

Фигура 31 – Създаване на филтър по дума

Много по-бързо обаче се постига същият ефект с въвеждането на думата в полето Търсенеконтекстно меню, показано на фигура 30. Защо тогава да извиквате допълнителен прозорец? Това е полезно, ако искате да зададете множество условия за избор или да изберете други опции за филтриране ( не съдържа, започва с..., завършва с...).

За числови данни са налични други опции (вижте Фигура 32). Например, можете да изберете 10-те най-големи или 7-те най-малки стойности (числото може да се персонализира).

Фигура 32 – Числови филтри

Филтрите на Excel предоставят доста богати възможности, сравними със селекцията със заявка SELECT в системи за управление на бази данни (СУБД).

Показване на информационни криви

Информационните криви (infocurves) са иновация в Excel 2010. Тази функция ви позволява да показвате динамиката на промените в числените параметри директно в клетка, без да прибягвате до изграждане на диаграма. Промените в числата ще бъдат незабавно показани на микроснимката.

Фигура 33 – Информационна крива на Excel 2010

За да създадете информационна крива, щракнете върху един от бутоните в блока Инфокривина раздела Поставете(вижте Фигура 34) и след това задайте диапазона от клетки за начертаване.

Фигура 34 – Вмъкване на информационна крива

Подобно на диаграмите, информационните криви имат много опции за персонализиране. По-подробно ръководство за използването на тази функционалност е описано в статията.

Заключение

Статията обсъди някои полезни функции на Excel 2010, които ускоряват работата, подобряват външния вид на таблиците или лесната употреба. Няма значение дали създавате файла сами или използвате чужд - Excel 2010 има функции за всички потребители.